Apa yang menjadi alasan sehingga pengendalian dalam sebuah perusahaan harus dilakukan

Pengendalian merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengendalian dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para karyawan.

a. Penetapan standar

b. Pengukuran kinerja
Mengecek apakah kinerja yang dilakukan sudah sesuai dengan standar yang ada.

c. Pengambilan tindakan korektif
Alternatif tindakan yang diambil jika hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan standar yang ada.

Setelah mengetahui proses-proses yang terjadi pada controlling kita bisa mengetahui pentingnya proses pengendalian dalam manajemen organisasi, yaitu :

1. Membantu mencapai tujuan dari organisasi
   Proses pengendalian adalah proses mengawasi dan mengawasi hasil implementasi dari suatu rencana organisasi. Dengan adanya controlling dapat membantu menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin ada dan selanjutnya dapat diatasi dengan mengambil tindakan korektif sehingga membantu mencapai tujuan dari organisasi.

2. Menilai standar akurasi
   Seorang manajer harus membandingan kinerja yang dilakukan oleh karyawannya. Apakah kinerja karyawannya sudah sesuai dengan standar yang berlaku sehingga manajer bisa mengetahui kualitas kinerja dari karyawannya

3. Mengefisiensi penggunaan sumber daya
   Sumber daya yang ada seperti SDM dan physical resources dapat di kelola dengan baik dan efisien dikarenakan proses controlling memastikan karyawan berkerja sesuai standar yang ada.

4. Meningkatkan motivasi karyawan
   Proses controlling membuat karyawan yang berkerja di suatu perusahaan berkerja secara maksimal dikarenakan mereka tahu bahwa kinerja mereka akan dinilai apakah pekerjaan mereka sudah sesuai dengan standar, sudah memuaskan atau tidak yang dimana penilaian tersebut berefek pada karir mereka.

5. Menjamin tidak adanya kecurangan
   Proses controlling akan memastikan semua aktifitas kecurangan-kecurangan tidak terjadi seperti mencuri,korupsi, menunda-nunda pekerjaan, berperilaku yang buruk, dan lain-lain.

6. Menyelaraskan koordinasi antar departemen
   Proses controlling akan memastikan koordinasi antar semua departemen organisasi selaras karena koordinasi sangat diperlukan agar tercapai tujuan organisasi dengan baik.

Dengan demikian proses controlling dalam manajemen organisasi sangat berpengaruh bagi organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Referensi :
http://www.yourarticlelibrary.com/business/what-is-the-importance-of-controlling-6-facts/1024
https://businessandfinance.expertscolumn.com/controlling-important-function-management-process

Sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem dalam menentukan strategi yang diterapkan dan upaya mencapai tujuan organisasi melalui fungsi pengendalian setiap aktivitas yang terjadi (Anthony dan Reece, 1984:824). Fokus utama sistem pengendalian manajemen di sektor publik berkaitan dengan bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen menjadi fungsi kritis bagi keberlangsungan pelayanan organisasi di sektor publik, karena kegagalan penerapan pengendalian manajemen mengakibatkan kerugian dan kondisi yang tidak kondusif bagi organisasi. Pada tahun 2002, terdapat contoh kasus bagaimana pengendalian manajemen yang tidak memadai mengakibatkan kerugian Arsip Nasional Amerika Serikat karena pegawai di organisasi tersebut melakukan pencurian dokumen sejarah pada periode penciptaan tahun 1996-1999, kemudian menjualnya pada kolektor senilai $200.000.

Pengendalian manajemen tidak hanya terbatas pada pengukuran kinerja, tetapi juga berkaitan dengan fungsi pengawasan, penetapan standar, pemberlakuan kode etik, termasuk upaya mendorong, memberi kesempatan, dan bertindak memaksa bagi kepentingan terbaik organisasi. Kegiatan pengendalian manajemen bersifat single feedback loop yang berupa upaya pengukuran kinerja, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan apabila diperlukan mengambil tindakan korektif. Pengendalian manajemen juga lebih bersifat proaktif dibandingkan reaktif karena dirancang untuk mencegah masalah yang memberikan efek buruk bagi organisasi. Oleh karena itu, pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang sesuai, manajemen sumber daya manusia, dan lingkungan yang kondusif.

Fokus pengendalian manajemen adalah pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban, sehingga memerlukan struktur organisasi yang sesuai dengan desain sistem pengendalian. Proses sistem pengendalian manajemen di sektor publik, terdiri dari:

a. Penetapan Tujuan (Objecitve Setting)

Para pegawai perlu memahami tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan adanya goal congruence berupa keselarasan antara tujuan organisasi dan tujuan personal.

b. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

Strategi memiliki makna bagaimana organisasi menggunakan sumber daya yang dimliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Perencanaan Startegik (Strategic Planning)

Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.

d. Penganggaran

e. Operasional (Pelaksanaan Anggaran)

f. Evaluasi kineja

Selain adanya penilaian kinerja, evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan penerapan reward and punishment sebagai upaya mendorong perilaku pegawai agar sesuai dengan kepentingan organisasi. Dengan catatan penerapan reward and punishment tidak hanya berkaitan dengan kompensasi dalam bentuk uang.

Dua hal yang perlu dipahami dalam pelaksanaan sistem pengendalian manajemen pada organisasi publik adalah perbedaan pengendalian strategik (control system) dan pengendalian manajemen (management control). Pengendalian strategik berkaitan dengan pengaruh lingkungan yang dinamis, sehingga adanya upaya analisis apakah strategi organisasi masih bisa menyesuaikan perkembangan yang ada. Isu-isu pengendalian strategik mengarah pada masalah-masalah eksternal organisasi. Sementara pengendalian manajemen lebih kepada proses pengendalian yang berkesinambungan tentang masalah internal organisasi apakah para pegawai senantiasa berperilaku sesuai yang diharapkan dan berkinerja baik. Beberapa penyebab timbulnya masalah aspek perilaku pada pengendalian manajemen, antara lain:

a. Kurangnya arahan dari atasan (lack of direction)

Hal ini berkaitan dengan kondisi pegawai yang tidak memahami apa yang diinginkan organisasi, sehingga salah satu fungsi sistem manajemen adalah bagaimana memaksimalkan kontribusi pegawai terhadap kepentingan pencapaian tujuan organisasi.

b. Msalah motivasi karena ketidakselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi (motivational problems)

c. Keterbatasan pribadi, seperti kurangnya pengetahuan dan pengalaman (personal limitation)

Oleh karena itu, pengendalian manajemen diharapkan menjadi jembatan bagi keselarasan tujuan individu dan tujuan organisasi (goal congruence), baik dalam bentuk pengendalian formal maupun informal. Pengendalian formal misalnya sistem aturan dan reward and punishment, sementara pengendalian informal dapat dalam bentuk kultur organisasi, gaya manajemen ((management style), dan gaya komunikasi (communication style).

Penulis :

Dwi Nugraheni Hapsari - Kanwil DJKN Kalimantan Selatan dan Tengah

Sistem pengendalian manajemen sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan karena sistem ini memiliki peranan yang cukup besar dalam perkembangan perusahaan. Suatu perusahaan akan rentan mengalami kemunduran jika tidak memiliki sistem pengendalian manajemen. Sebaliknya, perusahaan memiliki potensi untuk berkembang jika terdapat sistem pengendalian yang baik.

Setiap perusahaan pastinya memiliki standar pengendaliannya masing-masing. Semakin baik sistem pengendalian tersebut, maka akan sangat berpengaruh pada perusahaan.

Namun, sebagian perusahaan juga ada yang tidak terlalu memikirkan sistem pengendalian manajemen ini. Oleh karena itu, tidak sedikit perusahaan besar yang mengalami kemunduran ataupun bangkrut. Berdasarkan kenyataan ini, maka setiap perusahaan dinilai harus kembali menguji dan mengkaji ulang sistem pengendalian manajemen mereka.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Menurut laman Wikipedia, Sistem pengendalian manajemen termasuk dalam kategori bagian dari pengetahuan perilaku terapan. Pada prinsipnya, sistem pengendalian manajemen ini adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini, perusahaan yang baik tersebut bisa diartikan sebagai:

1. Tolak ukur performa perusahaan yang mencerminkan perusahaan berjalan secara efektif, efisien dan juga produktif.
2. Penentuan dalam menentukan tolak ukur di atas.
3. Mengapresiasi sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk karyawan di dalamnya.

Setiap perusahaan tentunya mempunyai tingkat kompleksitas yang berbeda-beda dalam pengendalian manajemennya, semakin besar skala perusahaan tersebut tentunya akan semakin kompleks.

Sistem ini lebih bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih fokus dalam berbagai upaya yang dilakukan oleh pihak manajemen agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Jadi, sistem pengendalian manajemen ini bisa diterapkan pada berbagai skala perusahaan, karena pada dasarnya setiap perusahaan tentu memiliki komponen yang sama yaitu:

1. W = Work (Pekerjaan)
2. E = Employe (Tenaga Kerja)
3. R = Relationship (Hubungan)
4. E = Environment (Lingkungan)

Pengetahuan tentang sistem ini bisa diartikan juga sebagai teoritis-praktis. Oleh karena itu, sistem pengendalian manajemen akan lebih mudah untuk dipahami jika dalam pembelajarannya selalu dihubungkan dengan perilaku manusia dalam suatu perusahaan.

Edy Sukarno menjelaskan bahwa sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang terintegrasi antara proses, pemrograman, akuntansi, strategi, penganggaran, dan pertanggungjawaban yang pada dasarnya digunakan untuk membantu mereka yang berada di dalam perusahaan agar hasilnya lebih maksimal.

Sedangkan Anthony dan Govindarajan dalam bukunya yang berjudul Management Control System menjelaskan bahwa manajemen pengendalian adalah suatu proses yang mana pihak manajer memberikan arahan pada tiap member dalam perusahaan untuk bisa menerapkan strategi perusahaan tersebut.

Beberapa ciri penting dari sistem pengendalian manajemen adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen akan digunakan oleh perusahaan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian atas seluruh sumber daya yang digunakan, baik itu sumber daya manusia ataupun sumber daya peralatan, serta hasil yang didapatkan oleh perusahaan, sehingga perusahaan bisa mencapai tujuannya secara lancar.
2. Sistem ini akan lebih fokus pada strategi dan teknik evaluasi yang lebih terintegrasi dan menyeluruh dengan sifat perhitungan yang matang dalam mengevaluasi sesuatu di dalamnya.
3. Sistem pengendalian manajemen akan lebih berorientasi pada sumber daya manusia, karena pengendalian manajemen ini lebih difokuskan untuk membantu manajer perusahaan untuk mencapai strategi bukan untuk memperbaikinya.

Oleh karena itu, peranan atas setiap pertimbangan psikologis yang dominan akan lebih diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen. Berdasarkan ciri-ciri diatas, maka bisa diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen pengendalian adalah berupaya mencapai tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.

Agar seluruh tugas bisa dijalankan dengan baik, maka tahap pertama yang harus dilakukan oleh manajer adalah memutuskan apa yang akan diraih oleh perusahaan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.

Dengan keputusan ini, maka selanjutnya pihak manajemen bisa menerapkan kebijakan-kebijakan yang mampu menuntun perusahaan dalam mencapai tujuan. Setelah kebijakan tersebut dibuat, maka sistem ini akan mulai melakukan tugasnya untuk memastikan bahwa apa yang diinginkan oleh pihak manajemen bisa dilakukan oleh seluruh anggota perusahaan.

Baca juga: Tingkatan dan Peranan Manajemen dalam Perusahaan yang Harus Anda Ketahui

Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu upaya sistematis yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara melakukan perbandingan atas prestasi kerja agar sesuai rencana awal dan menciptakan suatu tindakan yang tepat untuk bisa mengoreksi setiap perbedaan yang menyimpang.

Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada bagaimana komunikasi yang terjalin antara pihak informasi akuntan dengan manajemen. Dengan menciptakan laporan prestasi kerja, maka pihak controller pun akan memberikan suatu saran pada berbagai tingkat manajemen mengenai suatu tindakan perbaikan yang dibutuhkan oleh suatu kegiatan tertentu.

Laporan tersebut bisa disajikan dalam bentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari controller pada pihak manajemen perusahaan. Isi laporan tersebut juga bisa berupa laporan prestasi kerja yang sudah diraih oleh para karyawannya.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Unsur-unsur yang ada pada sistem ini meliputi unsur detektor, selektor, efektor, dan komunikator.

Proses ini diawali dari detektor saat mencari informasi tentang suatu bentuk kegiatan. Detektor dapat berupa sistem informasi, baik informasi formal maupun non-formal, untuk selanjutnya dijelaskan pada pimpinan tentang apa yang terjadi dalam suatu kegiatan.

Setelah informasi berhasil didapatkan, maka kegiatan yang ada didalamnya akan dibandingkan dengan standar yang sudah ditetapkan, lalu kemudian dievaluasi.

Proses perbaikan ini akan dilakukan secara efektif, sehingga segala bentuk penyimpangan bisa diubah agar kemudian mampu mengikuti berbagai kriteria yang sudah ditetapkan.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Proses Pengendalian Manajemen

Proses sistem pengendalian manajemen yang baik akan lebih bersifat normal. Pengendalian manajemen yang formal ini memiliki beberapa tahapan yang salin berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang terdiri dari:

Dalam tahapan ini, pihak perusahaan akan menentukan program apa saja yang akan dilakukan dan memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap program yang sebelumnya sudah ditentukan.

Di dalam tahap penganggaran ini, anggaran akan dinyatakan dalam satu keuangan tertentu untuk digunakan dalam periode tertentu. Anggaran ini dilakukan berdasarkan kumpulan anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

Pada tahapan ini, akan dilakukan pencatatan dari berbagai sumber daya yang digunakan dan pendapatan yang diperoleh. Seluruh catatan dan biaya tersebut akan dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab

Pengkategorian yang sesuai dengan program yang sebelumnya sudah dilakukan akan dimanfaatkan sebagai dasar dalam pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan pengkategorian yang sesuai dengan pusat pertanggungjawaban akan digunakan untuk mengukur performa manajer.

Tahapan ini merupakan tahapan yang paling penting karena menjadi penutup atas siklus proses pengendalian manajemen agar seluruh data pada proses pertanggungjawaban akuntansi bisa dikumpulkan.

Analisa laporan manajemen ini bisa berupa:

1. Perlu atau tidaknya strategi perusahaan untuk ditinjau kembali.
2. Perlu atau tidaknya dilakukan kebijakan penghapusan, penambahan, atau perubahan pada program di tahun selanjutnya.
3. Perlu atau tidaknya dilakukan perubahan anggaran.
4. Perlu atau tidaknya perbaikan untuk tiap masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen

Berikut ini adalah faktor-faktor yang memengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen:

Ukuran dan tingkat penyebaran perusahaan besar tentunya akan berbeda daripada perusahaan kecil. Hal ini tentunya akan menentukan isi dan sifat dari sistem pengendalian manajemen.

Anggaran dasar dan konvensi akan mengatur seluruh struktur organisasi perusahan dan sejauh mana desentralisasi dan delegasi pada seluruh perusahaan. Contohnya saja, filosofi yang diterapkan oleh manajemen state bank of India pasti berbeda dengan negara trading corporation.

Selain itu, tingkat desentralisasi dan delegasi perubahan pada suatu perusahaan dari setiap waktunya juga pasti akan disesuaikan dengan tantangan lingkungan yang berubah dan peluang yang mungkin akan hadir. Seluruh sistem pengendalian ini akan mempengaruhi pelaksanaan operasi perusahaan.

Sifat dan pembagian operasi pada suatu perusahaan pasti akan memengaruhi sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen yang berbeda sangat diperlukan untuk berbagai pusat tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Hal ini untuk menentukan apakah performa pusat tanggung jawab harus diukur berdasarkan segi biaya atau keuntungan atau laba atas suatu investasi, tergantung pada jenis pusat tanggung jawab.

Baca juga: Total Quality Manajemen (TQM): Pengertian, Prinsip dan Keuntungan Penggunaannya

Kesimpulan

Pada prinsipnya, sistem pengendalian manajemen ini adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu.

Proses pengendalian manajemen yang formal ini memiliki beberapa tahapan yang salin berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang terdiri dari: pemrograman, penganggaran, operasi dan akuntnasi, serta laoran dan analisis.

Seluruh catatan dan biaya tersebut akan dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab Pengkategorian yang sesuai dengan program akan digunakan sebagai dasar dalam pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan pengkategorian yang sesuai dengan pusat pertanggungjawaban akan digunakan untuk mengukur performa manajer.

Namun, untuk membangun perusahaan yang besar dan sukses, sistem ini saja tidaklah cukup. Dibutuhkan juga manajemen keuangan yang baik dan tepat agar perusahaan bisa menerapkan kebijakan yang baik untuk perusahaan dimasa depan.

Untuk lebih memudahkan Anda dalam melakukan manajemen keuangan, maka Anda bisa memanfaatkan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: