Apa manfaat dari kolaborasi

Definisi Kolaborasi merupakan proses partisipasi beberapa orang, kelompok, dan organisasi yang bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kolaborasi menyelesaikan visi bersama, mencapai hasil positif bagi khalayak yang mereka layani, dan membangun sistem yang saling terkait untuk mengatasi masalah dan peluang. Kolaborasi juga melibatkan berbagi sumber daya dan tanggung jawab untuk secara bersama merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program-program untuk mencapai tujuan bersama. Anggota kolaborasi harus bersedia untuk berbagi visi, misi, kekuatan, sumber daya dan tujuan [1].

Definisi Umum: Bentuk penataan yang kooperatif diantara dua pihak atau lebih (yang mungkin atau mungkin tidak memiliki hubungan sebelumnya) yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.
Knowledge Management (KM): Metode Efektif mentransfer KNOW HOW antar individu, sehingga penting untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif. Kolaborasi merupakan ajaran utama dari KM.
Negosiasi: Resolusi konflik strategi yang menggunakan kedua ketegasan dan kerjasama untuk mencari solusi yang menguntungkan bagi semua pihak. Ini berhasil biasanya di mana tujuan peserta yang kompatibel, dan interaksi di antara mereka adalah penting dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Pada dasarnya, dalam kolaborasi perusahaan adalah model alami (karena kolaborasi adalah inti dari organisasi). Kolaborasi antar-perusahaan adalah perdagangan untuk kepentingan semua pihak yang terlibat. Ada banyak skenario untuk berkolaborasi. Dalam konteks bisnis, beberapa situasi berulang: orang-orang dalam proyek bekerja sama, mencari inovasi di luar perusahaan, dua perusahaan menciptakan proposal bersama-sama, atau beberapa perusahaan bermitra untuk membentuk rantai pasokan [2].

Tujuan Kolaborasi

Tujuan dari kolaborasi adalah untuk membawa individu, lembaga, organisasi, dan masyarakat itu sendiri bersama-sama dalam suasana mendukung secara sistematis memecahkan masalah yang ada dan muncul yang tidak bisa dengan mudah diselesaikan oleh satu kelompok saja. Kolaborasi harus fokus pada peningkatan, komunikasi kapasitas dan efisiensi sekaligus meningkatkan hasil.

Prinsip-prinsip Kolaborasi

1. Mulailah dengan tujuan yang mempersatukan.
2. Menciptakan, memelihara dan melihat kembali Misi dan pernyataan Visi. Visi merupakan gambaran masa depan dan harus ditulis dalam konteks masa sekarang. Misi menjelaskan tujuan dari kerjasama ini adalah alasan mendasar untuk keberadaan kolaborasi itu.
3. Tetapkan tujuan dan sasaran yang terukur.
4. Tetapkan harapan yang tinggi mengharapkan yang terbaik dari orang-orang yang dengannya Anda bekerja.
5. Sebagai kelompok, identifikasi pemimpin untuk kolaborasi yang berpikiran terbuka, bersedia untuk berbagi kepemimpinan dan memberdayakan orang lain.
6. Menunjukkan rasa hormat bagi anggota kolaborasi (mempertimbangkan waktu orang, transportasi, kebutuhan perawatan anak, akses dan kenyamanan, mengakui kontribusi orang lain, dan menjadi fleksibel.)
7. Mengembangkan komunikasi yang terbuka dan jujur ​​- ingatlah bahwa setiap orang perlu didengarkan.
8. Mendapatkan umpan balik dan mengevaluasi upaya kolaborasi.
9. Bertahan dengan hal itu, bertahan dan saling mendukung!
10. Rayakan keberhasilan.

Manfaat kolaborasi

Manfaat kolaborasi mungkin langsung atau jangka panjang, langsung atau tidak langsung. Penting untuk dicatat bahwa beberapa anggota kolaborasi mungkin akan mendapat keuntungan lebih dari yang lain. Manfaat meliputi:

1. Peningkatan pengiriman pemrograman;
2. Peluang bagi pengembangan profesional;
3. Peningkatan komunikasi dan informasi yang disempurnakan;
4. Peningkatan penggunaan program dan sumber daya yang tersedia dalam komunitas;
5. Penghapusan duplikasi;
6. Datang dalam berbagai bentuk, ukuran dan durasi yang bervariasi satu ukuran tidak cocok untuk semua
7. Peningkatan ketersediaan sumber daya, dan
8. Peningkatan citra publik.
9. Permasalahan sarana dan mentalitas;
10. Kurangnya staf atau waktu untuk berpartisipasi dalam kolaborasi;
11. Benturan dengan fokus dan prioritas organisasi antara kolaborasi dan anggotanya;
12. Ketidakpercayaan dari organisasi lain;
13. Memperlambat pengambilan keputusan;
14. Terbatasnya sumber daya atau kurangnya keinginan untuk berbagi sumber daya yang ada;
15. Posisi pernyataan yang tidak sesuai dengan kebijakan dari anggota koalisi individu;
16. Penarikan dukungan sebagai akibat dari tekanan luar dari individu atau kelompok;
17. Penurunan tingkat kerjasama antar kolaborator selama krisis.

Hambatan kolaborasi

• Permasalahan sarana dan mentalitas;
• Kurangnya staf atau waktu untuk berpartisipasi dalam kolaborasi;
• Benturan dengan fokus dan prioritas organisasi antara kolaborasi dan anggotanya;
• Ketidakpercayaan dari organisasi lain;
• Memperlambat pengambilan keputusan;
• Terbatasnya sumber daya atau kurangnya keinginan untuk berbagi sumber daya yang ada;
• Posisi pernyataan yang tidak sesuai dengan kebijakan dari anggota koalisi individu;
• Penarikan dukungan sebagai akibat dari tekanan luar dari individu atau kelompok;
• Penurunan tingkat kerjasama antar kolaborator selama krisis.

Kasus Bisnis untuk Kolaborasi

Definisi lain dari kolaborasi adalah Sebuah pengalaman penggunaan untuk audio, video, web, dan kolaborasi data yang memecah jarak, waktu, dan hambatan media, dan memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan satu sama lain di mana saja, kapan saja, dan di media apapun dari beberapa titik akhir

Secara implisit dalam definisi ini adalah tiga keunggulan penting dari aplikasi kolaborasi: kedekatan, kesederhanaan dan interoperabilitas.

1. Kedekatan: Dalam rangka untuk memberikan dampak bisnis yang maksimal, solusi kolaborasi (produk dan aplikasi yang terkait) harus tersedia pada permintaan dan dukungan interaksi real-time sehingga karyawan Anda dapat bertemu kapan saja mereka perlu, dan di mana pun mereka berada. Bagi peserta yang tidak dapat berinteraksi secara real-time, solusi kolaborasi yang benar memungkinkan semua elemen dari suara-sesi, konten, dan video-akan diarsipkan sebagai pengalaman keseluruhan untuk akses kemudian hari dan berbagi.
2. Kesederhanaan: Pengalaman pengguna memainkan peran penting dalam solusi kolaborasi. Karena banyak orang menghadapi perubahan kebiasaan kerja yang ditetapkan dengan keengganan, solusi kolaboratif harus mudah digunakan untuk mencapai adopsi pengguna akhir secara luas yang sangat penting bagi perwujudan penuh dari manfaat bisnis dan, bukan yang tidak signifikan, pengembalian investasinya.
3. Interoperabilitas: Solusi Kolaborasi yang disusun bukan satu produk atau aplikasi, tetapi serangkaian produk yang terintegrasi dan aplikasi yang mencakup suara telepon, konferensi suara dan video serta berbagi konten, maupun informasi Unified Communications (UC) lainnya seperti fitur konferensi Web, presence awareness, dan instant messaging. Hal penting berikutnya adalah setiap elemen tunggal dari solusi kolaborasi harus didasarkan pada standar yang terbuka dari suatu organisasi independen yang diakui seperti International Telecommunication Union (ITU). Dari perspektif kegunaan, interoperabilitas berarti bahwa solusi kolaborasi harus berinteraksi satu sama lain, terlepas dari lingkungan jaringan UC yang mendasarinya.

Pengaruh Kolaborasi terhadap Bisnis secara keseluruhan

Ketika para karyawan memiliki perangkat kolaborasi yang mudah digunakan dan memungkinkan sesuai permintaan interaksi, perusahaan biasanya mengalami dua perubahan mendasar:

• Bisnis dapat merasakan dan merespon lebih cepat
• Kualitas keputusan bisnis dengan meningkatkan akses di mana saja untuk informasi penting dan personil kunci

Kedua perubahan tersebut akan memiliki implikasi langsung terhadap kasus bisnis untuk berkolaborasi. Ketika kita mempertimbangkan peluang untuk meningkatkan kecepatan dan agility perusahaan, kita perlu melakukan mengidentifikasi operasi dan proses yang lebih baik dan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat membuat perbedaan nyata dalam kinerja bisnis. Kita dapat mengupayakan bahwa perusahaan dapat mencapai keuntungan yang signifikan tidak hanya dengan alur kerja dan proses yang melibatkan pekerja yang mobile atau virtual, tetapi juga dengan karyawan yang lokasinya-tetap juga.

Perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya dengan memanfaatkan kolaborasi untuk:

1. Mengurangi Biaya Overhead Karyawan
2. Mengurangi Kebutuhan Travel
3. Turut mendukung program Go Green
4. Pelatihan jarak jauh
5. Manajemen Proyek

Penggunaan kolaborasi juga dapat diterapkan lebih luas dalam proses perekrutan SDM baik dalam hal mengurangi beban yang berhubungan dengan perjalanan maupun dalam mempercepat perekrutan seluruh alur kerja dan wawancara. Perhatikan bahwa biaya dapat dieliminasi apabila wawancara dapat dilakukan dengan menggunakan konferensi video bukan dengan menerbangkan calon ke lokasi manajer perekrutan [3].
Selain menurunkan biaya perjalanan yang berhubungan dengan perekrutan, penggunaan solusi Unified Communications juga dapat mengurangi jadwal perekrutan dengan mempersatukan interaksi antara perekrut eksekutif HR, dan kandidat [3].

Perhatikan contoh pada Gambar 3, berdasarkan statistik dari Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat dan pengalaman dari sebuah perusahaan bioteknologi di luar Boston yang secara aktif menggunakan konferensi video dalam proses perekrutan mereka. Selain melakukan wawancara jarak jauh, mereka merekam dan arsip sesi sehingga stakeholder informasi lainnya dapat meninjau sesi di lain waktu-meningkatkan paparan calon dan membantu memastikan keputusan perekrutan terbaik [3].

Akselerasi kecepatan bisnis dapat membawa dampak yang signifikan terhadap pekerjaan kunci lainnya mengalir juga. Gambar 4 menggambarkan bagaimana penggunaan solusi kolaboratif dapat menghasilkan reduksi yang cukup besar dalam interval pengembangan produk dengan memperketat hubungan baik secara internal antara beberapa departemen dan kelompok kerja, maupun eksternal dengan mitra-mitra utama dan pemasok [3].

Kesimpulan

Kolaborasi dapat didefinisikan sebagai proses partisipasi sekelompok orang, dan atau organisasi yang bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan, dengan menyelesaikan visi secara bersama, dengan memberikan hasil positif bagi konsumennya, dan membangun sistem yang saling terkait untuk mengatasi masalah dan peluang. Kolaborasi akan melibatkan berbagi sumber daya dan tanggung jawab yang bersama-sama merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program-program untuk mencapai tujuan bersama, dimana seluruh anggota kolaborasi harus bersedia untuk berbagi visi, misi, kekuatan, sumber daya dan tujuan.

Penerapan kolaborasi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari hari dapat memberikan nilai tambah dengan mengurangi biaya dan alur kerja secara signifikan. Kolaborasi dalam penerapan dalam kegiatan bisnis dapat diterapkan untuk mewujudkan karyawan yang mobile, sehingga mereduksi biaya perjalanan, lebih ramah lingkungan karena menghemat pemakaian kertas, emisi gas buang, serta meningkatkan kecepatan dengan mengurangi beberapa alur operasional.

Penerapan lebih lanjut dari kolaborasi juga dapat diterapkan pada komputasi awan (Cloud Computing).

Referensi

1. //www.hunter.cuny.edu/socwork/nrcfcpp/pass/learning-circles/five/LearningCircleFiveResources.pdf
2. Microsoft and Sogeti , Collaboration in the Cloud How Cross-Boundary Collaboration, Is Transforming Business, LINE UP boek en media bv, Groningen, the Netherlands, 2009
3. Polycom White Paper: The Power of Collaboration within Unified Communications

Video