Apa maksud referensi dalam lamaran kerja

Surat referensi kerja merupakan salah satu surat pendukung yang sangat penting bagi Anda yang ingin melamar atau mengganti pekerjaan. Namun nyatanya, banyak yang belum familiar dengan penggunaan surat referensi kerja ini. Untuk melamar sebuah pekerjaan, terkadang membawa CV dan portofolio saja tidaklah cukup. Apalagi ketika suatu perusahaan tersebut sudah menggunakan Software Rekrutmen, perusahaan akan lebih mudah menemukan kandidat terbaik walaupun terdapat beragam jenis dokumen lamaran yang harus perusahaan seleksi.

Maka, surat referensi tersebut akan menjadi bukti bahwa kinerja seseorang diakui, hingga perusahaan sebelumnya akan merekomendasikannya. Dengan membawa surat ini, Anda juga dapat meyakinkan HRD bahwa Anda merupakan kandidat yang layak untuk mereka terima.

Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Pengertian Surat Referensi Kerja

Surat referensi kerja atau yang biasa kita sebut dengan surat pengalaman kerja adalah sebuah surat acuan dan rujukan yang menerangkan bahwa pelamar sudah mempunyai pengalaman kerja pada suatu bidang tertentu. Secara umum, surat ini berisi keterangan mengenai perilaku, sikap, dan kinerja dari orang yang bekerja pada perusahaan tersebut. Akan lebih baik apabila pengalaman kerja sesuai dengan bidang pekerjaan yang Anda sedang lamar. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi perlu untuk membimbing Anda dari awal untuk melakukan pekerjaan.

Surat ini bersifat rahasia, karena hanya diketahui oleh pihak yang meminta keterangan dan pihak yang memberi keterangan. Sedangkan, orang yang bersangkutan tersebut tidak akan mengetahui tentang isi referensi tersebut. Oleh karena itu, surat referensi ini harus HRD buat secara objektif dan sesuai dengan fakta yang ada. Hal ini menyebabkan surat referensi ini menjadi salah satu berkas penting untuk melamar pekerjaan. 

Fungsi Surat Referensi Kerja

Jika kita lihat berdasarkan fungsinya, surat referensi kerja sangat penting bagi seseorang yang hendak melamar pekerjaan terutama yang bekerja pada bagian lapangan. Selain untuk melamar pekerjaan, surat ini juga memiliki beberapa fungsi untuk keperluan pribadi seseorang. Seperti membuka rekening bank, kartu kredit, atau bahkan untuk mengajukan cicilan KPR. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Melamar pekerjaan

Tentu saja, fungsi pertama adalah untuk melengkapi persyaratan aplikasi lamaran pekerjaan. Seperti syarat administratif, bukti pengalaman bekerja, bukti kinerja positif karyawan selama bekerja, atau bukti bahwa seseorang keluar dari perusahaan secara baik-baik. Tujuan dari surat ini adalah untuk menentukan loyalitas dan komitmen individu terhadap perusahaan. Anda akan mendapatkan nilai lebih jika melamar pekerjaan dengan surat ini, tentunya perusahaan akan lebih percaya dalam mempekerjakan Anda dibandingkan dengan kandidat lain yang tidak memiliki surat referensi pekerjaan.

2. Keperluan perbankan

Anda akan memerlukan surat ini tidak hanya untuk melamar pekerjaan, tetapi juga untuk mengajukan pinjaman uang. Fungsinya yaitu sebagai jaminan dan bukti bahwa pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap sehingga dapat membayar cicilan pinjaman tersebut. Selain itu, surat ini merupakan prasyarat untuk menerbitkan kartu kredit baru dan mengajukan berbagai pinjaman bank seperti KPR (Kredit Pemilikan Rumah), KKB (Kredit Kendaraan Bermotor) dan KTA (Kredit Tanpa Agunan). 

3. Mengajukan beasiswa jalur profesional

Melanjutkan pendidikan lebih lanjut adalah hal yang wajar bagi seorang karyawan untuk menaikkan posisi jabatannya. Salah satu prasyarat untuk mengajukan pendaftaran beasiswa jalur profesional yaitu dengan memiliki surat referensi kerja yang sudah perusahaan legalisir. Beasiswa ini biasanya berasal dari pemerintah atau program swasta.

Baca juga: Sistem Rekrutmen: Fungsi, Fitur, dan Prosesnya

Unsur-unsur dalam Surat Referensi Kerja

Seperti surat resmi pada umumnya, surat referensi kerja juga memiliki struktur dalam penulisannya. Ada beberapa unsur yang perlu Anda perhatikan saat membuat referensi pekerjaan. Unsur-unsur tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat

Kepala surat merupakan bagian dalam surat yang berisi nama perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon perusahaan, dan lainnya. Pada umumnya HRD sudah memiliki kertas khusus dengan kop surat, sehingga karyawan hanya perlu untuk mengisi suratnya saja. 

2. Isi surat

Isi surat referensi ini merupakan bagian inti yang berisi berbagai informasi penting dari karyawan. Mulai dari data karyawan yang bersangkutan meliputi nama, alamat, jabatan, nomor telepon, lama waktu bekerja, serta detail lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Penutup surat

Bagian penutup ini merupakan bagian terakhir yang akan mengesahkan surat keterangan kerja yang telah HRD susun. Bagian ini berisi tempat, tanggal, tanda tangan pembuat surat, nama jelas pembuat surat, serta stempel perusahaan.

Isi dari surat referensi ini adalah data faktual seperti jabatan, waktu bekerja, dan evaluasi subjektif oleh atasan. Tergantung pada fungsinya, data subjektif ini diperlukan saat melamar suatu posisi, namun tidak untuk keperluan perbankan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui fungsi surat referensi kerja yang Anda perlukan tersebut agar tidak salah sasaran.

Tips dalam Menulis Surat Referensi Kerja

Jika Anda bertanggung jawab atau ditugaskan untuk membuat surat referensi pekerjaan, berikut merupakan beberapa tips ini untuk membuat surat referensi yang tepat.

Saat membuat surat referensi, Anda perlu menuliskan deskripsi pekerjaan mantan karyawan tersebut. Uraian ini mencakup tanggung jawab dan aktivitas yang mantan karyawan lakukan selama periode waktu tertentu. Kemudian, tinjau topik tersebut dan tulis bahwa pekerjaan tersebut cocok untuk mantan karyawan Anda.

Mintalah mantan karyawan untuk membuat salinan resume atau resume (CV) Anda sehingga Anda dapat berbicara tentang pengalaman kerja spesifik karyawan tersebut. Selain itu, Anda juga dapat bertanya kepada karyawan tersebut apakah ada poin yang ingin Anda tekankan dalam surat tersebut.

Dalam menulis referensi, Anda perlu memberi pernyataan bahwa mantan karyawan tersebut merupakan kandidat yang terbaik. Anda dapat mengatakan hal-hal positif seperti ‘Karyawan ini sangat profesional selama bekerja’. Hal seperti itu akan membantu karyawan tersebut tampak kredibel di mata perusahaan lain.

Anda perlu untuk menyertakan informasi kontak agar perusahaan yang Anda lamar dapat dengan mudah dihubungi. Hal ini akan mempercepat proses peninjauan item dalam surat.

Agar surat referensi tersebut dapat berfungsi dengan maksimal, Anda harus memastikan bahwa surat tersebut berisi seluruh informasi dan data yang Anda butuhkan sesuai dengan tujuan surat tersebut. Seperti untuk melamar pekerjaan, membuka rekening bank, membuat kartu kredit, atau bahkan untuk mengajukan KPR.

Contoh Surat Referensi Kerja

Kesimpulan

Secara garis besar, surat referensi kerja memiliki informasi yang menerangkan bahwa anda pernah bekerja pada suatu perusahaan. Seperti lama bekerja, jabatan terakhir, serta kinerja Anda. Dapat disimpulkan juga bahwa surat referensi kerja adalah sebuah surat yang sebuah perusahaan keluarkan untuk menerangkan bagaimana sikap, perilaku, dan kinerja seorang karyawan saat bekerja pada perusahaan tertentu.

Apabila Anda adalah seorang perekrut atau HRD, Anda dapat mempermudah pekerjaan dengan menggunakan bantuan sistem HRM yang komprehensif. Dengan HR Software dan Aplikasi Payroll terlengkap dari HashMicro, Anda dapat mengelola informasi karyawan dengan lebih efektif mulai dari data pribadi hingga keuangan dengan aman di platform yang tersentralisasi.

Artikel terkait: