Yang mengurusi data-data berupa surat menyurat adalah manejemen

BerandaKorespondensiEtiket Pelayanan Surat Menyurat dan Dokumen

Kantor merupakan pusat tempat pengolahan pekerjaan yang bersifat administratif. Sering pula bahwa kantor adalah “Pusat-pusat (central, centres) dari pada birokrasi itu adalah kantor-kantor, biro-biro, sekretariat-sekretariat, desk-desk, dan sebagainya yang berhubungan satu sama lain secara tertentu.” Di kantor dilaksanakan pengurusan keterangan-keterangan. Inti dari aktifitas kantor secara terperinci meliputi aktifitas tata usaha berupa “pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan serta penggunaan keterangan.” Pekerjaan pengurusan tata usaha tersebut meliputi pekerjaan yang berhubungan dengan masalah-masalah kertas, warkat dokumen dan surat-surat keterangan lainnya. Semua keterangan yang diurus di kantor umumnya mempunyai maksud untuk menyelesaikan realisasi tujuan kantaor. Bagaimana perincian masalah pengurusan keterangan dan apa saja yang diurus? Pekerjaan kantor ternyata tak putus- putusnya mengurusi masalah yang berhubungan dengan keterangan yang diwujudkan dalam bentuk data-data yang realitanya berupa warkat, surat, dokumen, dan lain-lain.

Pekerjaan kertas (paper work) berkisar pada kertas atau papier (apakah namanya itu “surat”, “nota”, “formulir”, “arsip”, “dokumen”, dan sebagainya) yang memuat suatu data, atau informasi dan pada dasarnya hanya bersifat enam macam handling, yaitu:

a) Menerima b) Mencatat c) Menyortir d) Mengolah e) Menyinpan f) Menyampaikan Keenam kegiatan tersebut dilakukan oleh pegawai kantor untuk melayani keperluan masyarakat dan juga melayani kebutuhan kantor sendiri. Dalam kegiatan memberi pelayanan itulah, maka pegawai kantor harus memberi pelayanan dengan baik, penuh sopan. Etika pelayanan warkat/dokumen yang diharapkan dari pegawai kantor adalah pelayanan dengan cepat dan tepat serta memuaskan bagi yang membutuhkan pelayanan. Pelayanan kepada masyarakat pemakai yang membutuhkan warkat, surat, dokumen, keterangan menjadi lebih efektif kalau pegawai menguasai dan melaksanakan prinsip-prinsip penataan warkat dan filing dengan seksama. Dalam hubungan member pelayanan permasalahan dokumen ini, maka pegawai mempunyai kewajiban menyelenggarakan pengaturan arsip, filing sebaik-baiknya agar dapat member pelayanan kepada masyarakat pemakai jasa informasi dengan cepat, tepat dan memuaskan sesuai dengan sopan santun pelayan warkat. Pengetahuan tempat menyimpan sistem penyimpanan warkat banyak membantu pegawai dalam memberi pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan dokumen atau keterangan. Selain itu, kemampuan menemukan kembali warkat, dokumen atau keterangan dengan cepat jika diperlukan akan menambah kesan yang baik pelayanan kantor yang dikerjakan oleh pegawai-pegawai. Memilih salah satu cara yang praktis dan efesien untuk menyediakan keperluan dokumen, warkat, surat, atau keterangan yang diperlukan oleh pemakai. Ada lima jenis sistem filing yang perlu diketahui oleh pegawai ialah: a) Sistem abjad b) Sistem subjek c) Sistem nomor d) Sistem wilayah e) Sistem kronologis

Dalam dunia kerja siapa yang tidak kenal dengan administrasi?

Ya, kata administrasi tidak lain adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan menyelenggarakan berbagai macam kebijakan, guna mencapai sebuah tujuan tertentu.

Jika diartikan secara sempit, administrasi ini adalah sebuah kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat, catat mencatat, pengetikan, pembukuan ringan, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan teknik tata usaha.

Fungsi Administrasi

Administrasi juga bisa dikatakan sebagai Queen of Piece. Bayangkan saja, bagaimana jadinya, jika sebuah bisnis atau perusahaan sistem administrasinya tidak berjalan lancar.

Contohnya saja, surat atau bukti pembayaran suatu hal tertentu, disimpan dimana saja, atau tidak rapi, maka ketika dibutuhkan akan sulit mencarinya. Hal ini yang membuat proses kerja, jadi semakin sulit, dan sistem pendataan, jadi memakan waktu lebih lama.

Itu sebabnya, dalam berbagai macam bidang, adminstrasi ini memang memegang peranan penting. Dilihat dari fungsinya, administrasi ini akan meliputi :

1. Perencanaan (Planning)

Planning sendiri adalah sebuah teknik menyusun rencana, yang diperlukan, dalam sebuah kegiatan administrasi, misalnya saja, dalam hal mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan tertentu.

2. Penyusunan (Organizing)

Penyusunan ini adalah sebuah kegiatan susun menyusun dalam bentuk sebuah hubungan kerja, antara 1 dengan yang lainnya, hingga membentuk sebuah kesatuan usaha, dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan bersama.

3. Pengadaan Tenaga Kerja (staffing)

Staffing sendiri adalah salah satu fungsi lain dari adminstrasi atau manajemen. Terutama manajemen personalia, yang nantinya mengorganisir para calon tenaga kerja, mulai dari proses perekrutan, pengembangan sumber daya yang dimilikinya, usaha untuk memberikan tugas yang tepat sesuai kemampuan masing-masing.

Tentunya hal ini dilakukan, agar masing-masing personal mampu memberikan daya guna lebih pada organisasi atau perusahan itu sendiri.

4. Pengarahan / bimbingan (Directing)

Pengarahan atau directing ini adalah salah satu fungsi dari sebuah manajemen yang berhubungan dengan memberikan bimbingan.

Perintah, saran, dan tugas lainnya dengan baik. Tentunya hal tersebut benar-benar tertuju pada tujuan yang diberikan di awal (tujuan perusahaan).

5. Koordinasi (Coordinating)

Koordinasi ini adalah sebagian dari fungsi manajemen, ketika melaksanakan aneka kegiatan, agar berjalan dengan sebagaimana mestinya, guna menghindari berbagai kekacauan, kekosongan kegiatan, keributan, dan hal-hal lainnya.

Hal seperti ini dilakukan untuk menyatukan serta menyelaraskan sebuah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh para bawahan dalam satu ruang lingkup yang sama, agar lebih terarah, sehingga usaha untuk mencapai maksud dan tujuan sebuah organisasi dapat tercapai dengan baik.

Baca Juga: Apa Tugas Admin HRD?

6. Penyampaian (Reporting)

Penyampaian informasi atau reporting ini, adalah sebuah sistem manajemen yang diberikan untuk menyampaikan perkembangan, dari hasil sebuah kegiatan atau yang lainnya, dalam bentuk keterangan. Keterangan inilah yang nantinya akan disusun secara rapi dan rinci, dan diberikan pada pihak pejabat atau atasan yang berwenang, untuk laporan tersebut.

Sehingga pihak tersebut, mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang dilakukan sudah selesai dilakukan dan berjalan dengan baik.

7. Keuangan (Budgeting)

Berikutnya dan sekaligus yang terakhir adalah tentang budgeting atau keuangan.

Walaupun umumnya hal ini masuk dalam ranah akuntansi, namun secara tidak langsung, pihak administrasi, juga ikut memberikan sumbangsihnya dalam bidang tersebut. dalam hal ini adalah membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri.

Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran, dan perencanaan anggaran itu sendiri.

Salah contoh administrasi keuangan adalah administrasi gaji dan budgeting kegiatan bisnis perusahaan.

Jenis-jenis Tugas Administrasi

Mengingat bahwa saat ini administrasi digunakan dalam berbagai macam sektor, maka jenis dan tugas seorang administrator juga berbeda-beda.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan juga tugas dari seorang administrator tersebut, antara lain ;

1. Administrasi secara Umum

Berikut ini adalah aneka tugas yang dimaksud :

1. Seperti namanya umum, maka admin akan bertugas untuk mengelola administrasi yang berhubungan dengan mengumpulkan, menyusun aneka macam dokumen. Baik dokumen umum, perusahaan dokumen pribadi pegawai lainnya, dan hal lainnya.
2. Selain menyusun dokumen, juga mengecek apakah ada typo atau tidak pada aneka tulisan yang ada tersebut.
3. Selain itu, untuk urusan dalam sebuah perusahan, admin juga mempunyai tugas dalam hal berkomunikasi, dengan pihak luar, atau juga client. Kegiatan yang dilakukan tersebut, nantinya akan terus dilanjutkan pada pihak manager atau pegawai lainnya, yang nantinya berhubungan dengan urusan tersebut.
4. Satu lagi tugas yang terbilang simpel, namun cukup penting, yaitu menyedaan ATK (alat tulis kantor), menyiapkan ruangan (ketika akan mengadakan rapat), baik itu kegiatan yang dilakukan di dalam kantor atau di luar kantor.
5. Seorang admin juga bertugas untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Administrasi Toko / Distributor

Seseorang yang bekerja menjadi administrasi toko atau distributor, mempunyai tugas yang berbeda dengan administrator lainnya. Selain itu, jobdesk yang akan dikerjakan juga tidak terlalu berbelit seperti yang ada pada admin perkantoran lainnya.

Tentunya hal ini berkaitan dengan keperluan atau pekerjaan yang ada di toko itu sendiri. Umumnya jobdesk yang diberikan ini ada 2, yaitu admin umum dan admin keuangan.

Untuk admin umum, pastinya akan mengurus berbagai macam hal, seperti :

1. Melakukan input atau memasukkan sejumlah data penjualan yang dilakukan oleh pihak sales.
2. Menerima dan juga memberi balasan ketika ada panggilan masuk ke toko, baik melalui telepon atau email, atau bahkan saluran lainnya.
3. Membuat laporan rutin, tentang persediaan toko.
4. Membuat laporan penjualan secara berkala, sesuai keinginan pemilik toko.

Sedangkan untuk admin keuangan, umumnya diberi tugas yang lebih spesifik, seperti :

1. Melakukan tagihan dan menerima tagihan pembayaran penjualan yang dilakukan oleh sales.
2. Melakukan pemeriksaan terhadap daftar rutin karyawan serta mengevaluasi mengenai besarnya gaji pada karyawan.
3. Merancang dan membuat neraca keuangan toko, dan perpajakan toko.

3. Administrasi Sosial Media

Seiring dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, kehidupan masyarakat jadi tidak lepas dari yang namanya sosial media. Ada banyak sekali fungsi yang diberikan oleh sosial media tersebut, seorang admin yang akan mengurus semuanya.

Seorang admin sosial media, umumnya, mengatur dan mengelola akun sosial media milik perusahaan, agar mampu memperoleh citra merk yang baik, bagi para konsumennya. Dilihat secara spesifik, seorang administrasi yang mengurusi sosial media antara lain :

1. Merancang konten
2. Berkomunikasi dengan calon konsumen
3. Melakukan evaluasi terhadap kecenderungan follower

Baca Juga: Trend HR: Menerawang Calon Karyawan Melalui Media Sosial

4. Administrasi Produksi

Lain administrasi sosial media, lain pula administrasi pada produksi. Seperti dilihat, admin tersebut akan ditempatkan di bagian produksi. Jobdesk-nya, tentunya juga berbeda, antara lain :

1. Mengumpulkan data hasil produksi
2. Memproses data
3. Melakukan kontrol kesesuaian pada proses produksi terhadap data tertulis
4. Membuat laporan harian
5. Menyusun shift kerja operator
6. Memastikan kesesuaian jam lembut operator produksi

Baca Juga: Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi dan Tujuannya

Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa walaupun namanya sama administrasi namun masing-masing tugas yang akan diemban berbeda-beda, tergantung dimana admin tersebut berada.