Tuliskan hal-hal yang dapat dilakukan penerima telepon apabila atasan tidak berada ditempat

Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu, kita harus bergerak cepat bila telepon berdering, walaupun sedang sibuk sekalipun, kita tidak dapat mengabaikan. Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon berdering, angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri, tangan kanan siap dengan alat tulis.

1) Menyiapkan Buku Catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

2) Memberi Salam Kepada Penelpon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara; tetapi dengan sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko.

Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “maaf,” bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya, “ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.

3) Membuka Pembicaraan

Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat, kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?”

Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelpon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Disini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.

Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Contoh:

• “Selamat pagi, PT. DANA PERTAMA, di sini,” atau
• “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,” atau
• “Selamat sore, PT. DANA PERTAMA, Fina bicara”

Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.

• “Selamat siang, dengan Septiani di sini” atau
• “Pesawat 213, selamat siang” atau
• “Administrasi Perkantoran. Septiani di sini.”

Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:

• “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”
• “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

Hindari pertanyaan seperti berikut.

• “Siapa ini?”, atau
• “siapa sih ini?” atau
• “Anda siapa?” atau
• “Siapa yang bicara?”

4) Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.

Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.

5) Menciptakan Kesan yang Baik

Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.

• “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”
• “Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan: “Tunggu yah” atau “Bentar yah.”

a) Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….” b) Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus:

• Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik:

“Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

“Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”
“Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan pesan?”

• Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

a) Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. b) Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:

• “Ya” 
• “Tentu” 
• “Ya, saya tahu” 
• “Benar”, dan sebagainya

c) Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” (identitas penerima telepon).

6) Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus: a. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan; b. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; c. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; d. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut

7) Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

Acara Now!

恐おそれ入いりますが、マーケティング部ぶのデニ様さまをお願ねがいいたします。
Osore iri-masu ga maaketingu-bu no Deni-sama o onegai itashi-masu.
Maaf, bisa bicara dengan Bapak Deni dari bagian marketing?

マーケティング部ぶのデニでございますね。
Maaketingu-bu no Deni de gozai-masu ne.
Deni yang bagian marketing ya.

少々しょうしょうお待まちください。
Shooshoo omachi kudasai.
Mohon tunggu sebentar.

(operator mencoba menyambungkan teleponnya kepada Deni tetapi Deni tidak ada di tempat)

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにくデニはただいま外出がいしゅつしております。
Ainiku Deni wa tadaima gaishutu shite ori-masu.
Sayangnya, Deni sedang keluar.

午後ごご3時30分ぷん頃ごろ、帰社きしゃ予定よていでございます。
Gogo san-ji sanjup-pun goro, kisha yotee de gozai-masu.
Dia akan kembali ke kantor pada kira-kira 3.30 P.M.

戻もどりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。
Modori mashitara, gorenraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau dia telepon kembali setelah pulang ke kantor?

はい、ではそうしてください。よろしくお願ねがいいたします。
Hai, dewa soo shite kudasai. Yoroshiku onegai itashi-masu.
Ya, kalo begitu tolong ditelepon kembali. Mohon bantuannya.

承知しょううちいたしました。
Shoochi itashi-mashita.
Baiklah.

Cara Menerima Telepon Saat Orang yang Dicari Tidak ada di Tempat

Pada umumnya, percakapan untuk menerima telepon saat orang yang dicari penelepon tidak ada di tempat atau tidak sempat berbicara dengan penelepon tersebut terdiri dari tiga bagian, yaitu 1. ucapan maaf, 2. penjelasan situasi orang yang dicari tersebut, dan 3. penawaran solusi.

1. Mengucapkan Ucapan Maaf

Ucapan

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

Penjelasan

Pertama, ucapkanlah permohonan maaf kepada penelepon dengan kata “mooshiwake gozai-masen” karena pihak perusahaan tidak dapat memenuhi permintaannya, yaitu menyambungkan teleponnya kepada orang yang dicari penelepon tersebut.

2. Menjelaskan Keadaan Orang yang Dicari

Ungkapan

(あいにく)、[Nama]は [Situasi]。
(Ainiku), [Nama] wa [Situasi].
(Sayangnya), [Nama] sedang [Situasi].

Penjelasan

Prosedur keduanya adalah menjelaskan orang yang dicari tersebut sedang ada di mana atau melakukan apa secara singkat. Namun, penerima telepon tidak usah menjelaskan sampai detail seperti “dia sedang di toilet”, “dia sedang pergi makan siang”, atau “dia absen karena flu”, dsb.

Awalilah percakapan dengan kata prolog “ainikiku” sebagai “kusshon-kotoba” yang berfungsi untuk memperlunak dan memperhalus penolakan terhadap permintaan dari penelepon jika orang yang dicari akan lama tidak kembali lagi ke tempat kerjanya.

Selain itu, beritahukanlah waktunya bahwa kira-kira kapan orang yang dicari tersebut akan kembali lagi ke kantor atau tempat duduk jika penerima telepon telah mengetahui jadwalnya.

3. Menawarkan Solusi

Ungkapan

[Penawaran solusi] ましょうか。
[Penawaran solusi] mashoo ka.
Bagaimana kalau [Penawaran solusi]?

Penjelasan

Setelah menjelaskan situasi orang yang dicari penelepon, penerima telepon dapat menawarkan beberapa solusi kepada penelepon, yaitu 1. menyuruh orang yang dicari tersebut kembali menelepon lagi kepada penelepon setelah dia kembali ke tempatnya, 2. dititip pesan dari penelepon, atau 1 dan 2 dua-duanya. Contoh setiap kalimat pada setiap keadaan yang tipe sebagai berikut di bawah ini.

☆Contoh Percakapan pada Setiap Situasi

1. Saat Orang yang Dicari Sedang di Luar

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]は外出がいしゅつしております。

Ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu.Sayangnya, [Nama] sedang keluar.

[午後ごご3時じ] には戻もどる予定よていです。

[Gogo san-ji] niwa modoru yotee desu.Rencananya, dia akan kembali selambatnya pada jam 3 P.M.atau

[午後ごご3時じ]ごろ 帰社きしゃ予定よていでございます。

[Gogo san-ji] goro kisha-yotee de gozai-masu.Rencananya, dia akan kembali ke kantor kurang lebih jam 3.00 P.M.

戻もどりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。

Modori mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali jika dia sudah pulang ke kantor?

Jika orang yang dicari sedang ada di luar kanor, sampaikanlah ketidakberadaannya dangan kata “ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu (sayangnya, dia sedang di luar kantor)”. Anda tidak perlu lagi menyatakan dia keluar ke mana untuk apa secara detail seperti “dia sedang keluar karnena makan siang”, “dia pergi keluar untuk sales”, dsb tetapi cukup “ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu” saja. Lalu, beritahukankah dia kembali lagi kira-kira jam berapa.

2. Saat Orang yang Dicari Sedang Tidak Ada di Tempat

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

ただいま[Nama]は席せきをはずしております。

Tadaima [Nama] wa seki o hazushite ori-masu.[Nama] sedeng tidak ada di tempat duduk.

戻もどりましたらご連絡れんらくいたしましょうか。

Modori mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.Bagaimana kalau ditelepon kembali jika dia sudah kembali ke tempatnya.atau

のちほどこちらからご連絡れんらくいたしましょうか。

Nochihodo kochira kara go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini sebentar nanti.

Jika orang yang dicari kebetulan tidak ada di tempat duduk tetapi sebentar lagi akan kembali ke tempatnya seperti saat pergi ke toilet, merokok, atau istirahat untuk sementara, beritahukanlah ketidakberadaannya di tempat dengan kata “tadaima seki o hazushite ori-masu” yang berarti “dia sedang tidak ada di tempat duduk”. Anda tidak usah menjelaskan situasi yang detail seperti dia sedang di toilet, merokok, istirahat, dsb.

3. Saat Orang yang Dicari Sedang Menghadiri Rapat

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]はただいま会議かいぎ中ちゅうでございます。

Ainiku [Nama] wa tadaima kaigi-chuu de gozai-masu.Sayangnya, [Nama] sedang rapat.

[午後ごご4時じ]ごろに終おわる予定よていです。

[Gogo yo-ji] goro ni owaru yotee desu.Rencananya, rapat akan selesai kurang lebih jam 4.00 P.M.

会議かいぎが終おわりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。

Kaigi ga owari-mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah rapat selesai.

Jika orang yang dicari penelepon sedang rapat, sampaikanlah situasinya sekaligus kapan rapat akan selesai. Jangan lupa tawaran untuk telepon kembali juga.

Namun, urusannya memang mendadak atau orang yang dicari penelepon telah minta panggilan telepon kepadanya disambungkan ke ruang rapat sebelumnya, silakan menyambungkan teleponnya ke telepon di dalam ruang rapat.

4. Saat Orang yang Dicari Sedang Melayani Tamu di Kantor

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]はただいま来客らいきゃく中ちゅうございます。

Ainiku [Nama] wa tadaima sekkyaku-chuu de gozai-masu.Sayangnya, [Nama] sedang ada tamu.

のちほどこちらからご連絡れんらくさせていただきます。

Nochihodo kochira kara go-renraku sasete itadaki-masu.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini nanti.

Jika orang yang dicari penelepon sedang menerima tamu di kantor, tidak perlu telepon tersebut disambungkan kepadanya kecuali urusan mendadak. Sampaikanlah situasinya sekaligus tawaran untuk telepon kembali kepada penelepon tersebut.

5. Saat Orang yang Dicari Sedang Menelepon dengan Orang Lain

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

ただいま[Nama]は他ほかの電話でんわに出でております。

Tadaima [Nama] wa hoka no denwa ni dete ori-masu.Sekarang [Nama] sedang menerima telepon lain.

終おわり次第しだいこちらからお電話でんわを差さし上あげましょうか。

Owari-shidai kochira kara o-denwa o sashiage-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah teleponnya selesai.

Jika orang yang dicari penelepon sedang menelepon dengan orang lain, sampaikanlah situasinya sekaligus tawaran untuk telepon kembali. Lalu, coba konfirmasikan nama penelepon, perusahaan, dan nomor teleponnya untuk telepon kembali jika penelepon tersebut adalah orang baru bagi penerima telepon dan penerima tersebut minta telepon kembali.

6. Sedang Libur atau Absen

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]は本日ほんじつ休やすんでおります。

Ainiku [Nama] wa honjitsu yasunde ori-masu.Sayangnya, [Nama] hari ini tidak masuk kerja.

よろしければ、ご用件ようけんを承うけたまわりましょうか。

Yoroshikereba, go-yooken o uketamawari-mashoo ka.Ada pesan? (kalau tidak keberatan, bagaimana kalau titip pesan kepada saya?)atau

明日あした、出社しゅっしゃしましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。

Asu, shussha shi-mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah dia masuk kantor besok.

Jika orang yang dicari penelepon sedang libur, cuti atau absen, penerima telepon tidak perlu lagi menjelaskan alasan kenapa dia tidak masuk ke kantor. Oleh karena orang yang dicari penelepon tidak dapat merespons secara langsung kepada penelepon tersebut sepanjang hari atau lebih dari itu, sebaiknya penerima telepon yang menerima urusan atau pesannya dari penelepon tersebut untuk menyampaikan pesannya kepada orang yang dicari atau untuk membantu penelepon jika penerima telepon memang dapat membantunya.

7. Saat Orang yang Dicari Sedang Pergi Dinas

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]は出張しゅっちょう中ちゅうでございます。

Ainiku [Nama] wa shucchoo-chuu de gozai-masu.Sayangnya, [Nama] sedang pergi dinas ke luar kota. 

来週らいしゅう月曜日げつようび、15日にちに出社しゅっしゃの予定よていです。

Raishuu Getsu-yoobi, juu-go-nichi ni shussha no yotee desu.Rencanaya, dia akan pulang ke kantor pada hari Senin tanggal 15 minggu depan. 

よろしければ、ご用件ようけんを承うけたまわりましょうか。

Yoroshikereba, go-yooken o uketamawari-mashoo ka.
Apakah ada pesan? (kalau tidak keberatan, bagaimana kalau titip pesan kepada saya?)

Sama seperti cara respons saat orang yang dicari sedang libur, sebaiknya penerima telepon siapkan untuk menerima urusan atau pesan dari penelepon tersebut karena orang yang dicari penelepon tidak akan dapat merespons secara langsung dalam waktu tertentu.

8. Saat Orang yang Dicari Sudah Pulang ke Rumah

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]は本日ほんじつは退社たいしゃいたしました。

Ainiku [Nama] wa honjitsu wa taisha itashi-mashita.Sayangnya, hari ini [Nama] sudah pulang ke rumah.

明日あすの朝あさ9時じには出社しゅっしゃしておりますので、こちらからご連絡れんらくいたしましょうか。

Asu no kuji niwa shussha shite ori-masu node, kochira kara go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini besok karena dia akan masuk kerja selambatnya jam 9.00 besok pagi. 

Jika orang yang dicari penelepon telah pulang ke rumah, beritahukan saja dia telah pulang ke rumah sekaligus menawarkan telepon kembali untuk besok pagi.