Surat niaga adalah surat yang umumnya digunakan untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Oleh karena itulah, surat niaga juga biasa disebut dengan surat bisnis. Surat niaga ini dikelarkan oleh perusahaan atau badan usaha lainnya untuk mempermudah kegiatan usahanya.
Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain yang dituju.
Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan, keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. Silahkan lihat contoh di contoh surat penawaran.
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perussahaan penjual yang berisi tentang permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. surat ini biasanya berisikan permintaan secara merinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan lain sebagainya. Silahkan lihat contohnya di contoh surat permintaan penawaran.
4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli. Simak contoh surat di contoh surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan. Surat ini memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi juka ada.
7. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
8. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Surat ini diuat oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau waktu pembayaran jatuh tempo. Simak lebih lanjut di contoh surat penagihan.
9. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli seelah menerima barang yang dipesan. Surat disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.
10. Surat Pengangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.
11. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran
Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual atas surat penangguhanpembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.
12. Surat Pengaduan/Komplain
Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
13. Surat Jawaban Pengaduan
Surat jawaban pengaduan dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.
Sumber:
dosenekonomi.com
NS, Trihardjanto. (2009). Panduan Praktis Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar Kreator
Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya – Apa sajakah jenis jenis dari surat dinas itu?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat memahaminya.
Surat Dinas adalah surat resmi yang berkaitan dengan berbagai masalah yang berkaitan dengan layanan resmi, termasuk dalam penunjukan karyawan, transfer karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan keputusan untuk memecat karyawan.
Adapun beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan ketika menulis surat resmi adalah:
- Surat resmi atas nama lembaga, lembaga atau negara.
- Kop surat biasanya ada di sebelah kiri kecuali kop surat bisa ditulis di tengah.
- Alamat pos terletak di kanan atas di bawah nama dan tanggal surat.
- Menggunakan kata ganti kami, tidak ada juru ketik awal atau awal dari pejabat atau staf yang posisinya lebih rendah dari tanda tangan resmi surat itu.
- Tidak ada huruf awal dan kalimat akhir.
- Nama penandatangan dikapitalisasi tanpa tanda kurung. Berikut ini adalah NIK (Nomor Identifikasi Karyawan) atau NIP (Nomor Identifikasi Karyawan) dengan pengecualian posisi menteri.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Berbeda dengan surat-surat lain, surat layanan berisi fungsi-fungsi khusus. Ini adalah beberapa fitur khusus dalam surat formal yang membedakannya dari yang surat lain.
Yang paling penting untuk membedakan huruf formal dari jenis huruf lain adalah bahwa setiap huruf resmi selalu mengandung huruf kapital. Judul ini menunjukkan di mana dalam surat ini. Tanpa kop penerima, ini akan membingungkan karena dia tidak tahu agen mana yang mengirim surat itu.
Surat resmi yakni selalu menggunakan dalam suatu bahasa resmi. Karena surat ini ditujukan untuk agensi lain, bahasa yang digunakan juga resmi. Cara terbaik untuk menggunakan bahasa informal saat menulis surat ini.
Kemudian poin kedua yang membedakan surat formal dari surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat resmi diterbitkan dalam buku administrasi badan penerbit. Fungsi angka-angka ini terkait dengan administrasi lembaga terorganisir.
- Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi
Fitur lain ialah bahwa surat resmi berisi stempel atau stempel dari agensi yang menerbitkan surat itu. Seperti judul surat, fungsinya adalah sebagai mencap informasi tentang asal surat itu.
Fungsi Surat Dinas
Fungsi utama dalam surat dinas sama dengan fungsi umum surat tersebut. Surat resmi pada dasarnya adalah alat komunikasi antara dua pihak. Selain itu, serat resmi mempunyai berbagai fungsi sekunder berikut:
- Dokumentasi Tertulis
Surat-surat itu digunakan sebagai bukti “hitam dan putih”. Misalnya dalam sebuah kesepakatan. - Bukti Historis
Surat yang digunakan sebagai memeriksa negara, organisasi, atau sejarah suatu negara. Contoh surat dari Supersemar - Alat Pengingat Surat yakni digunakan sebagai mengingat hal-hal yang telah dilupakan. Misalnya surat yang telah diarsipkan atau disimpan.
Jenis Surat Dinas
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contoh surat pemberitahuan untuk dinas.
Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.
Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.
Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.
Surat dinas jenis ini biasanya berfungsi untuk mengundnag atau mengajak seseorang dalam kegiatan wawancara tertentu, seperti ujian bagi para tenaga kerja, menawarkan sebuah kerja sama berdasarkan perjanjian yang telah disepakati di tempat dan waktu tertentu.
Kemudian surat dinas yang tujuannya untuk memohon sebuah perizinan untuk melakukan kegiatan tertentu kepada perusahaan atau seseorang termasuk sebagai surat permohonan izin. Biasanya surat ini seringkali digunakan jika seseorang atau pihak perusahaan membutuhkan bantuan dari perusahaan lain terkait kepentingan mereka.
Surat pengumuman juga tergolong sebagai surat dinas jika isinya memuat tentang sebuah informasi tertentu yang tujuannya disampaikan kepada khalayak umum di perusahaan atau lembaga terkait secara resmi dan legal.
Surat undangan yang tergolong sebagai surat dinas harus dibuat karena adanya kepentingan tertentu yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga. Dibuatnya surat ini juga disebabkan kepentingan tersebut bersifat resmi dan harus dihadiri oleh orang-orang yang bersangkutan dengan sebuah lembaga atau instansi, bukan perorangan.
Selanjutnya yang tergolong sebagai surat dinas adalah berita acara, surat ini dibuat untuk menginformasikan catatan yang berisi laporan tentang suatu kegiatan resmi yang telah dilakukan di suatu lembaga atau perusahaan. Selain itu juga sebagai laporan tentang adanya petunjuk terhadap peristiwa tertentu yang terjadi, dan bersangkutan dengan lembaga atau perusahaan resmi.
Surat dinas jenis ini secara khusus dibuat atau ditulis oleh pimpinan atau pejabat tertentu, isinya tentang deskripsi dan sedikit keterangan pribadi orang lain yang datanya diambil secara otentik. Dan surat tersebut diminta secara pribadi oleh orang yang bersangkutan berdasarkan kepentingannya.
Jika Anda membuat surat permohonan izin secara resmi, maka balasan yang diterima adalah surat pemberian izin yang sifatnya juga resmi. Biasanya dikeluarkan untuk memberi izin kepada seseorang atau instansi terkait untuk memnggunakan tempat atau barang tertentu yang akan dimanfaatkan demi usaha serta kepentingannya.
Surat ini dikeluarkan kepada seseorang untuk memberikan sebuah kejelasan atau kepastian tertentu tentang suatu hal demi melakukan kepentingan tanpa ragu kepada seseorang atau instansi untuk menjalin kerja sama dalam suatu tindakan legal.
Selanjutnya yakni surat keputusan, yang dibuat dengan tujuan memutuskan suatu urusan penting yang berkaitan dengan instansi atau perusahaan agar tidak menyebabkan sebuah kesalahpahaman antar pihak-pihak yang bersangkutan, sesuai yang disebutkan di dalam surat secara jelas dan rinci.
Semua orang tentu banyak yang mengetahui jenis surat dinas satu ini, karena seringkali diberikan oleh pihak atasan di sebuah perusahaan atau lembaga kepada staff karyawan yang posisinya lebih rendah untuk melakukan suatu hal yang sifatnya resmi, berdasarkan kepentingan perusahaan.
Biasanya surat dinas jenis ini digunakan di lembaga atu badan hukum, karena fungsi dan tujuannya untuk menuliskan berbagai bantahan si penggugat terhadap adanya hal atau pernyataan tertentu yang salah dan perlu untuk diluruskan demi meminimalisir konflik, atau agar tidak menghambat kepentingan si penggugat.
Berdasarkan namanya, surat dinas ini dikeluarkan untuk memberi peringatan kepada seseorang , biasanya ditulis oleh pihak atasan suatu perusahaan atau lembaga kepada staff karyawannya yang melanggar aturan penting yang diberlakukan di perusahaan atau lembaga tersebut.
Jika Anda hendak menuliskan sebuah fakta penting yang informasinya berguina bagi perusahaan atau sebuah lembaga maka perlu membuat surat laporan. Surat ini dibuat karena si pelapor memiliki sebuah tugas dan tanggung jawab tertentu, serta berfungsi agar kejadian yang dilaporkan tersebut bisa dijadikan sebagai berkas penting bagi perusahaan untuk menanggapi segala kejadian yang merugikan maupun menguntungkan.
Surat dinas jenis ini tentunya juga sering ditemui oleh masyarakat di berbagai tempat kerja, baik itu sebuah lembaga maupun perusahaan. Perjanjian kerja biasanya dibuat oleh pihak perusahaan atau lembaga kepada calon staff karyawan yang akan diterima sebagai bagian dari perusahaan yang bersangkutan tersebut. Semuanya mengatur tentang berbagai hal yang nanti sanggup diterima serta disepakati oleh kedua pihak, yakni calon pekerja dan perusahaan.
Hampir sama seperti surat perintah, surat tugas ini juga berisi tentang sebuah mandat untuk melakukan tugas tertentu yang dilimpakan kepada seseorang yang memiliki jabatan atau posisi lebih rendah di bawahnya. Tugas yang diberikan sifatnya resmi sehingga harus diselesaikan secara tepat waktu dan disiplin demi kepentingan perusahaan atau lembaga.
Surat pengantar tergolong sebagai salah satu jenis surat dinas karena ditulis secara resmi untuk tujuan mengantarkan sebuah barang seperti surat, berkas dokumen atau hal lainnya yang sifatnya penting. Dan surat ini biasanya ditujukan oleh lembaga atau instansi yang memiliki hubungan dengan pihak si pembuat surat pengantar
Sesuai namanya, surat dinas ini digunakan untuk mengesahkan sebuah perjanjian yang akan disepakati bersama, dalam suatu kegiatan jual beli. Si pembuat bisa pihak perusahaan tertentu, tapi perjanjiannya harus mendapatkan kesepakatan dari pembeli, jika tidak pembeli bisa membatalkan pembelian berdasarkan kriteria dan ketentuan tertentu.
Kesepakatan resmi yang ditulis di dalam surat perjanjian transaksi biasanya dilakukan jika barang yang dibeli sangat berharga, seperti properti, serta barang berharga lain.
Surat resmi satu ini dikeluarkan ketika pihak yang bersangkutan memiliki perjanjian atau kerjasama tertentu, kemudian salah satu pihak memberikan saran atau permintaan untuk melaksanakan perihal penting yang diinginkan oleh si pembuat surat, dan diusulkan sesuai dengan bidang yang dimiliki oleh si penerima surat, bukan di luar hal yang tidak fokus untuk dilakukan oleh pihak penerima surat.
Kemudian jenis surat dinas yang terakhir yakni surat perjanjian sewa menyewa, seperti namanya, surat ini dibuat jika kesepakatan antara suatu perusahaan atau pemilik usaha dengan pihak penyewa terjadi. Biasanya barang atau perlengkapan yang disewa sifatnya berharga, salah satunya seperti bangunan atau properti
Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
Contoh Surat Dinas
PT. SEMOGA LARIS Jl. Diponegoro No. 452 Makassar Telp. 031xxxxxx7 Fax. 031xxxxx33 Email.
==================