Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) model perencanaan sumber daya manusia !

Dalam implementasai organisasi, setelah sebelumnya dilakukan penyesuaian atau pengintegrasian rencana, maka secara operasional perencanaan SDM harus mampu menterjemahkan setiap program yang akan dilakukannya dan meyakinkan bahwa semua rencana SDM tidak akan saling berbenturan dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan.

Proses perencanaan SDM pada tingkat ini merupakan proses memilih dan menentukan kebutuhan jenis karyawan, baik dari sisi kaualitas maupun kuantitasnya. Sedikitnya terdapat empat aspek dalam perencanaan SDM masing-masing sebagai berikut:

1. Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees).
2. Identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human resource audit).
3. Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and suplay analysis)
4. Program aksi (action program).

Membuat proyeksi jumlah karyawan yang akan dibutuhkan karena berbagai alasan seperti karena pensiun, meninggal dunia, pindak ke perusahaan lain, dan promosi jabatan merupakan inti dari program perencanaan SDM. Untuk melakukan proyeksi guna mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam masa waktu tertentu harus menggunakan teknik atau metode terukur sehingga diperoleh data yang handal (valid) sebagai bahan pengambilan keputusan selanjutnya. Sedikitnya ada dua teknik sederhana dalam menetukan jumlah kebutuhan SDM, yaitu (1) teknik indeksasi, dan (2) ekstrapolasi. Teknik indeksasi dan ekstrapolasi ini sebenarnya bagian dari metode trend yang lebih bersifat kuantitatif.

• Analisis indeks atau analisis rasio merupakan teknik peramalan yang menggunakan indeks dalam menentukan pertumbuhan organisasi. Perusahaan dalam menggunakan analisis ini biasanya mendasarkan pada catatan volume penjualan pada waktu tertentu sebagai dasar. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin menerima karyawan 15 orang maka logika yang digunakan adalah beban tanggungjawab seorang karyawan sebanding dengan volume penjualan sebesar 15.000 unit per tahun, dengan asusmsi pada tahun berikutnya perusahaan juga ingin meningkatkan volume penjualannya menjadi 150.000 unit. Praktek penambahan kebutuhan karyawan menggunakan analisis rasio juga bisa diterapkan di sebuah hotel atau rumah sakit.

  Sebagai contoh, indeks perbandingan jumlah perawat dalam suatu rumah sakit berbanding 10 dengan jumlah tempat tidur. Contoh ini dapat dimaknai bahwa satu orang perawat harus mampu melayani sebanyak 10 tempat tidur/bed, sehingga jika pihak rumah sakit ingin melakukan perluasan dengan membangun kamar 1000 tempat tidur maka perawat yang bisa diprediksi untuk dibutuhkan sebanyak 100 orang.

• Teknik ekstrapolasi pada umumnya sering digunakan dalam membuat perkiraan kebutuhan SDM dalam jangka pendek. Penggunaan proyeksi kebutuhan SDM dengan teknik ekstrapolasi adalah mendasarkan pada data pertumbuhan rata-rata karyawan di bagian/departemen tertentu.

  Contoh, di departemen produksi dalam dua tahun terakhir rata-rata merekrut 10 orang karyawan setiap bulan, sehingga ekstrapolasi trend tersebut ke dalam kebutuhan SDM yang akan datang adalah 120 orang. Teknik ini memang terkesan sangat kasar dan sederhana, namun demikian teknik ini tetap bisa digunakan dalam memproyeksikan kebutuhan SDM.

Seperti telah disebutkan di atas bahwa inti dari perencanaan SDM adalah tersedianya data yang akurat tentang kebutuhan SDM dalam kurun waktu tertentu secara kuantitas maupun kualitas. Berbagai langkah untuk pelaksanaan perencanaan SDM melalui beberapa proses dan menggunakan metode/teknik statistik kuantitatif maupun kualitatif sehingga diperoleh informasi jumlah karyawan (kelebihan atau kekurangan) dan tindakan apa yang seharusnya dilakukan oleh manajemen SDM atas kemungkinan dari keduanya.

Proses dari uraian di atas secara sederhana dapat di lihat dalam gambar di bawah ini.

Berdasarkan hasil penelitian(Janes O., 2018), literature review, menunjukkan pentingnya perencanaan sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi. Selain itu, perencanaan sumber daya manusia mempunyai hubungan yang signifikan dengan kebutuhan organisasi untuk meningkatkan kinerja organisasi. Hal itu juga dibuktikan dengan hasil penelitian (Karia et al., 2016).

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia ( SDM )

Tujuan perencanaan SDM, sebagaimana dikemukakan oleh Michael Harris         ( 2000), adalah sebagai berikut :

The basic goal of human resource planning is not just make predictions about the future. The more general purpose is to anticipate and overcome human resource obstacles that will prevent the organizations from fulfill its state mission and vision. In other words, human resource planning is the process of determining future human resource needs (for instance, what type of competencies will employees need), assessing the organization’s human resource capabilities (for instance, the types of skills employees will actually have), and developing human resource processes to address the gap between human resource need and human resource capabilities (for example, implementing training programs to avoid competency problems)

Menurut Hadari Nawawi (2008), perencanaan SDM sebagai kegiatan prediksi bermaksud untuk meperkirakan kebutuhan SDM yang diperlukan agar dapat mewujudkan kegiatan usahanya sesuai dengan Rencana Strategis, Rencana Operasional dan program tahunan dilingkungan sebuah organisasi / perusahaan. Tujuannya secara umum adalah menetapkan keputusan mengenai jumlah dan kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan SDM harus terarah pada pengadaan dan mempertahankan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan tugas-tugas / pekerjaan yang diberikan kepadanya secara efektif dan efisien. Adapun tujuan khusus dari perencanaan SDM terdiri dari tujuan jangka pendek  ( satu tahun ) dan tujuan jangka sedang  / panjang    (2-3 tahun atau lebih, maksimal 5 tahun). Tujuan jangka pendek adalah menetapkan prediksi posisi / jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Adapun tujuan jangka panjang adalah untuk mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya.

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ( SDM )

Perencanaan sumberdaya manusia banyak sekali manfaatnya, diantaranya adalah :

1. Mengintegrasikan tuntutan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak dengan pengadaan tenaga kerja.
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka.
3. Menyelaraskan secara efektif kegiatan manajemen sumber daya manusia dengan berbagai sasaran organisasi di masa depan.
4. Sangat bermanfaat bukan hanya untuk satuan kerja pengelola sumber daya manusia saja, tetapi juga bagi satuan-satuan kerja lainnya dalam organisasi.
5. Memanfaatkan semaksimal mungkin situasi di pasaran kerja.
6. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.
7. Mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat dan siap pakai untuk berbagai kegiatan manajemen SDM lainnya.
8. Dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja / departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan manajemen SDM, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan usaha yang memerlukan kerjasama (Sondang P. Siagian, 2009, Hadari Nawawi , 2008).

Perencanaan SDM disusun oleh para manajer lintas fungsional yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam bidang SDM di unit fungsional masing-masing dipimpin oleh Unit Fungsional SDM ( bagian personalia atau bagian kepegawaian ). Kapasitas dan kualitas dari orang-orang tersebut sangat menentukan perencanaan SDM yang mereka buat.

Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Definisi sistem mempunyai arti yang sangat luas dan dapat diterapkan untuk apapun yang akan kita namakan sistem.  Hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Jeffrey L. Whitten dalam Placidus Sudibyo (1994:1.3 ), bahwa : “ Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang berkaitan satu sama lain sehingga membentuk satu kesatuan”. Menurut Sandra E. O’ Connell dalam William P. Anthony, et.al. (1999 : 122) : “ a system is a set of activities that takes inputs, transform them into useful items ( output ). Most a system also have some form of control mechanism, that enables supervisors to manage the operation of the system “.  Sebuah system mungkin merupakan sub system atau bagian dari system yang lebih besar.

Model sistem perencanaan SDM sebagaimana dikemukakan oleh Andrew E.Sikula dalam A.A. Anwar Prabu Mangkunegara  ( 2001 : 9 ) terdiri dari lima komponen, yaitu tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia dan pelaksanaan program sumber daya manusia.

Di dalam sistem perencanaan SDM terjadi proses perencanaan SDM yang mengubah atau menstransformasikan input menjadi output.

Input dalam sistem perencanaan SDM diantaranya adalah :

1. Tujuan pengembangan, rencana strategis dan rencana operasional
2. Informasi yang dihasilkan dari analisis pekerjaan / jabatan, yaitu diskripsi pekerjaan / jabatan dan spesifikasi pekerjaan / jabatan.
3. Dokumen yang berisi data/informasi kepegawaian dari semua pejabat, staf dan karyawan bekerja pada unit organisasi
4. Dokumen hasil-hasil penelitian tentang manajemen internal khususnya yang terkait dengan manajemen SDM dari organisasi terkait.
5. Teknik analisis yang dapat dipakai untuk meramalkan demand dan suplly
6. Perubahan lingkungan terutama teknologi, aspirasi dan ketrampilan tenaga kerja di pasar tenaga kerja.
7. Seperangkat komputer, dan alat-alat lain yang diperlukan untuk mendapatkan data dan mengolah data.
8. Orang-orang sebagai sumber data / informasi.
9. Penyusun perencanaan SDM.

Proses perencanaan SDM sebagaimana dikemukakan oleh  Hadari Nawawi  (2008), adalah sebagai berikut :

1. Pertama, melakukan kegiatan Analisis Volume dan Beban Kerja untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :

• Melakukan usaha memastikan sebab-sebab kebutuhan tenaga kerja, berdasarkan volume dan beban kerja yang bersumber dari Rencana Strategis dan Rencana Operasional Organisasi.
• Memilih teknik peramalan (prediksi) yang akan dipergunakan untuk menetapkan tenaga kerja yang dibutuhkan, baik kuantitatif maupun kualitatif.
• Menetapkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang.

2. Kedua, melakukan kegiatan Analisis Kekuatan / Kemampuan Tenaga Kerja yang dimiliki organisasi, untuk memperkirakan suplly tenaga kerja, yaitu :

• Melakukan Analisis Tenaga Kerja, untuk mengetahui jumlah dan ketrampilan / keahlian tenaga kerja yang dimiliki organisasi. Disamping itu dilakukan juga analisis pasar tenaga kerja di luar organisasi, untuk mengetahui tenaga kerja yang dapat direkrut.
• Hasil analisis tersebut dipergunakan untuk merumuskan perkiraan persediaan (supply) tenaga kerja, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Referensi

A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Rosda.

Hadari Nawawi, 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia: Untuk Bisnis yang Kompetitif, Yogyakarta: Gadjahmada University Press

Harris, Michael, 2000, Human Resource Management: Practical Approach,  Harcourt College

Janes O., 2018. Human Resource Planning as an Important Practice to Anticipate Future Human Resource Requirements of the Organization – Literature review [WWW Document]. URL https://www.ijrbsm.org/papers/v5-i3/4.pdf (accessed 7.3.19).

Karia, A., Omari, S., Mwanaongoro, S., Ondieki, A., 2016. The Role of Human Resorce Planning on Performance of Public Water Utilities in Tanzania.pdf.

Sondang P Siagian, 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara