Sebutkan apa saja ruang lingkup kegiatan administrasi sarana dan prasarana?

Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segalasesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
2. Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut:

KEGIATAN MANAJERIAL : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN

Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan

Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi.

Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

• Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
• Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.
• Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
• Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
• Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.
• Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
• Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.
• Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2)

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah: 

1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi Kebutuhan, dan Fungsi Penganggaran
3. Fungsi Pengadaan, 
4. Fungsi Penyaluran, 
5. Fungsi Penggudangan, 
6. Fungsi Penyaluran, 
7. Fungsi Inventarisasi, 
8. Fungsi Penghapusan.

Dalam praktik pengelolaan administrasi sarana dan prasarana keterkaitan antar fungsi tersebut digambarkan sebagai suatu siklus atau mata rantai yang berkesinambungan. Ilustrasi siklus atau mata rantai fungsi

12 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dilihat pada gambar 4 berikut;

Gambar 3. Siklus Mata Rantai Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Sumber:  Modul Guru Pembelajar Paket Keahlian Administrasi Perkantoran