Sebut dan jelaskan peralatan kantor berdasarkan bentuknya

Alat Perlengkapan Kantor umumnya terdiri dari beberapa item yang mana dibutuhkan untuk mendukung kinerja karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas harian di kantor. Adapun alat kantor sendiri dikelompokkan menjadi dua yaitu perlengkapan kantor dan peralatan kantor.

Peralatan kantor adalah alat-alat yang dapat digunakan dalam kurun waktu yang lama atau tidak cepat habis untuk mendukung kinerja perusahaan

Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang digunakan dengan pemakaian jangka pendek atau cepat habis untuk mendukung kelancaran kegiatan administrasi perusahaan.

Daftar Isi

• Peralatan Kantor
  • 1. Monitor
  • 2. Komputer
  • 3. Laptop
  • 4. Tablet
  • 5. Ponsel
  • 6. Mouse
  • 7. Keyboard
  • 8. Flashdisk
  • 9. Webcam
  • 10. Mikrofon
  • 11. Printer
  • 12. Router
  • 13. Scanner
  • 14. Mesin Fotocopy
  • 15. Meja Kerja
  • 16. Kursi Kantor
  • 17. Lemari Arsip
  • 18. Rak Buku
  • 19. Sofa Kantor
  • 20. Mesin Penghancur Kertas
  • 21. Whiteboard
  • 22. Mesin Ketik
  • 23. Kalender
  • 24. Mesin Faksimile
  • 25. Kalkulator
• Perlengkapan Kantor
  • 1. Kertas
  • 2. Amplop
  • 3. Buku Catatan
  • 4. Kartu Nama
  • 5. Perangko
  • 6. Pensil
  • 7. Pulpen
  • 8. Penggaris
  • 9. Tipe-X
  • 10. Penjepit Kertas
  • 11. Gunting
  • 12. Baterai
  • 13. Perforator
  • 14. Binder
  • 15. Stopmap
  • 16. Selotip
  • 17. Stepler
• Peralatan dan Perlengkapan Kantor Lainnya

Peralatan Kantor

Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa peralatan kantor merupakan alat-alat yang bisa digunakan dalam kurun waktu yang lama dan tidak cepat habis. Beberapaca contoh peralatan kantor terdiri atas :

1. Monitor

Monitor adalah perangkat keras (output device) yang berguna untuk menampilkan grafis secara visual baik dalam bentuk teks, gambar maupun video.

Dalam dunia perkantoran saat ini monitor yang digunakan biasanya model LCD dengan berbagai ukuran layar dalam satuan inchi.

Namun dalam beberapa perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas pemantauan lokasi maupun membaca pergerakan grafik biasanya menggunakan lebih dari 1 monitor atau disebut dengan dual/multiple monitor sehingga grafis yang ditampilkan bisa lebih luas.

2. Komputer

Komputer adalah sebuah perangkat keras yang mampu menerima input dan memprosesnya sesuai dengan instruksi yang diberikan, kemudian mampu memberikan output dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Adapun komputer ini dapat bekerja secara sistematis dalam mengolah data, angka, suara maupun gambar.

Perangkat komputer menjadi komponen yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan karena fungsi dari komputer sendiri sangat vital yakni mampu melakukan data processing, data storage, data movement dan juga data controlling.

3. Laptop

Laptop adalah komputer jinjing yang bisa digunakan dan dibawa kemana-mana dengan lebih mudah karena sumber daya yang digunakan berasal dari baterai.

Laptop sendiri terdiri dari beberapa komponen penyusun seperti monitor, cpu, mouse, keyboard dan juga baterai. Dari keseluruhan komponen tersebut, sebuah perangkat laptop bisa memiliki berat mulai dari 2-6 kg tergantung dari bahan pembuat dan ukurannya.

Adapun fungsi dari laptop khususnya dalam dunia perkantoran digunakan sebagai media penyimpanan, membuat presentasi, alat komunikasi, desain gambar dan editing video serta memudahkan pekerjaan lainnya.

4. Tablet

Tablet adalah komputer portabel berupa layar sentuh digital yang memungkinkan penggunanya menggunakan pulpen digital (stylus) sebagai pengganti mouse dan keyboard dengan ukuran yang relatif lebih kecil dibandingkan komputer maupun laptop.

Secara umum, fungsi tablet banyak digunakan untuk chatting, browsing, berkirim email, SMS maupun menerima telpon. Namun sekarang ini dengan fitur dan juga kemampuan yang lebih baik, tablet banyak digunakan untuk kepentingan meeting perusahaan dengan client karena dirasa lebih efektif dan simpel dimanapun-kapanpun.

5. Ponsel

Ponsel adalah telepon genggam nirkabel yang dapat dibawa kemana-mana dan dilengkap dengan berbagai macam fitur yang dapat memudahkan pengguna dalam melakukan komunikasi.

Sekarang ini juga telah hadir ponsel pintar yang banyak digunakan oleh perkantoran khususnya yang bergerak dalam bidang penjualan/marketing suatu produk untuk membalas pesan masuk dari para customer. Apalagi saat ini ponsel pintar sudah dilengkapi dengan berbagai macam aplikasi chatting seperti whatsapp, telegram, messenger dan lain sebagainya.

6. Mouse

Mouse (tetikus) adalah perangkat keras yang berfungsi sebagai penunjunk (pointer) pada tampilan GUI untuk memberi masukan berupa klik dan gerakan kursor pada tampilan layar monitor.

Adapun desain mouse sekarang ini terlihat lebih simpel, mengingat sejak pertama ditemukan mouse masih dilengkapi dengan trackball dan kabel namun saat ini sudah tersedia mouse wireless dengan bentuk yang elegan.

Dalam dunia perkantoran mouse memiliki peran penting terutama untuk membantu melakukan aktivitas seperti memilih objek, melakukan scrolling, drag and drop serta untuk membantu mengeksekusi program.

7. Keyboard

Keyboard adalah perangkat keras yang berfungsi untuk melakukan input atau masukan berupa angka, huruf, simbol dan kode tertentu ke dalam komputer untuk diproses.

Keyboard sendiri tersusun dari kumpulan berbagai macam tombol yang mana tombol tersebut memiliki fungsi berbeda tegantung cara penekanannya. Sementara untuk jenis keyboard yang beredar di pasaran saat ini ada 2 macam yakni model USB dan PS2.

8. Flashdisk

Flashdisk adalah media penyimpanan portabel yang dapat dihubungkan ke laptop ataupun komputer melalui port USB. Perangkat ini bentuknya lebih kecil daripada harddisk, dan bersifat removable disk atau bisa dipasang dan dilepas kembali serta datanya bisa di hapus dan ditulis ulang melalui sistem operasi yang ada.

Dalam dunia perkantoran, flashdisk kerap digunakan sebagai media penyimpanan sementara untuk saling bertukar data antar komputer ataupun untuk menyimpan berkas-berkas tertentu sebelum di print-out. Media penyimpanan jenis ini tentu lebih memudahkan ketimbang model CD/DVD.

9. Webcam

Webcam adalah perangkat keras yang berfungsi seperti kamera digital yang dihubungkan ke laptop atau komputer.
Adapun perangkat ini memungkinkan kita melakukan pengambilan gambar maupun video secara langsung (live) untuk dikirimkan ke seluruh penjuru dunia dengan bantuan koneksi internet.

Dalam dunia perkantoran, perangkat webcam komputer memiliki peran penting khususnya sebagai media komunikasi seperti melakukan meeting online, interview online, melakukan panggilan video, dll.

Hal tersebut tidak lepas dari perkembangan teknologi dimana webcam saat ini memiliki resolusi yang sangat bagus dan tajam.

10. Mikrofon

Mikrofon adalah perangkat elektronik yang biasa digunakan sebagai alat perekam, alat pengudara (telepon, radio, televisi) dan juga bisa sebagai alat bantu dengar.

Namun secara umum, perangkat mikrofon sering digunakan sebagai alat pengeras bunyi yang awalnya lemah naik menjadi keras berkat adanya komponen aplifier di dalamnya.

Biasanya mikrofon dalam dunia perkantoran digunakan sebagai perangkat pengeras suara untuk menyampaikan informasi-informasi penting kepada para karyawan, terlebih lagi saat acara rapat, seminar ataupun meeting perusahaan.

11. Printer

Printer adalah perangkat keras jenis output yang biasa digunakan untuk mencetak data baik berupa gambar, teks, maupun grafik ke dalam media kertas. Adapun proses cetak ini dari yang awalnya berupa softcopy menjadi hardcopy.

Printer merupakan perangkat wajib yang selalu ada di sebuah kantor, mengingat dalam aktivitas kantor memerlukan banyak sekali dokumen yang harus di cetak terutama saat membuat laporan, pembukuan, maupun penjadwalan.

12. Router

Router adalah perangkat jaringan komputer yang memiliki fungsi sebagai penghubung, baik itu penghubung antar jaringan maupun di jaringan yang sama.

Jadi biasanya dalam perkantoran terdiri dari beberapa lantai dan umumnya setiap lantai memiliki jaringan tersendiri, nah untuk bisa menghubungkan antar jaringan disetiap lantai tersebut dibutuhkan perangkat router.

Tanpa bantuan router, kita tidak bisa saling berkomunikasi dan berkiriman data atau dalam proses ini biasa disebut dengan istilah routing.

13. Scanner

Scanner adalah alat pemindai yang memiliki fungsi sebagai perangkat input komputer untuk menduplikat objek dari hardcopy menjadi sofcopy.

Berbeda dengan printer, scanner ini biasanya bentuknya tidak terlalu besar hanya seperti kotak kaca yang dilengkapi dengan sensor cahaya di dalamnya untuk mendeteksi gambar, tulisan maupun struktur dari objek untuk di kirimkan ke komputer dalam mode digital.

Biasanya dalam aktivitas perkantoran, perangkat scanner ini digunakan untuk memindai foto, kertas laporan, bukti kwitansi, dan lain sebagainya untuk disimpan dalam bentuk file.

14. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah sebuah mesin yang memiliki fungsi untuk membuat salinan kertas ataupun dokumen seperti lembar ijazah, KTP, SIM, buku maupun sumber lainnya.

Dengan fungsi tersebut, tidak heran jika perangkat ini termasuk dalam peralatan kantor yang selalu ada karena memang sangat dibutuhkan terutama dalam menggandakan dokumen.

15. Meja Kerja

Meja kantor adalah furniture yang di desain secara khusus dengan permukaannya yang datar serta di sokong dengan empat buah kaki di bawahnya. Biasanya meja kantor terbuat dari bahan kayu atau bisa juga besi yang dilengkapi dengan laci-laci sebagai tempat untuk menyimpan barang atau dokumen kerja.

Meja kantor dibuat dengan tinggi yang telah disesuaikan dengan para pagawai yang bekerja di perkantoran untuk menyelesaikan semua tugas-tugasnya. Oleh karena itu peralatan kantor yang satu ini didesain senyaman mungkin untuk mengcover kebutuhan para pegawai. 

16. Kursi Kantor

Kursi Kantor adalah furniture yang digunakan untuk menyangga tubuh ketika bekerja di depan meja. Adapun kursi kantor biasanya terbuat dari bahan bantalan yang empuk sehingga sangat nyaman ketika digunakan terutama dalam waktu yang lama.

Umumnya kursi kantor bisa diputar dan memiliki roda set untuk mobilitas serta ketinggian yang telah disesuaikan. Dengan begitu diharapkan para pegawai yang bekerja tetap bisa merasa nyaman dan tidak sakit punggung ketika duduk bekerja seharian.

17. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah peralatan kantor yang difungsikan sebagai tempat menyimpan segala jenis dokumen dan arsip-arsip penting perkantoran.

Lemari arsip sendiri terdiri dari berbagai jenis dan type di pasaran, ada yang bermaterialkan kayu dan juga besi. Tentu masing-masing memiliki keunggulan dan kekurangan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan.

18. Rak Buku

Rak buku adalah peralatan kantor dengan bentuk rak horizontal yang digunakan untuk menyimpan buku atau bahan cetakan lainnya. Umumnya, buku-buku tersebut akan dijajar di sebuah rak dengan rapi dan terstruktur untuk memudahkan dalam proses pencariannya.

Selain di perkantoran, rak buku juga banyak digunakan di toko buku, rumah pribadi, perpustakaan maupun di tempat publik.

19. Sofa Kantor

Sofa kantor adalah sebuah furniture yang ditempatkan di area resepsionis ataupun area lobi untuk menerima para client potensial sehingga bisa dilayani dengan baik dan nyaman.

Adapun sofa kantor ini sangat penting untuk keperluan menjamu para tamu, sehingga biasanya sofa tersebut selalu di letakkan di area depan.

20. Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas (paper shredder) adalah sebuah mesin yang difungsikan sebagai pemusnah dokumen penting yang tercetak di atas kertas. Biasanya sebuah dokumen perkantoran yang sifatnya rahasia, apabila sudah tidak digunakan lagi maka akan dimusnahkan dengan bantuan alat ini.

Adapun tujuan dari mesin penghancur kertas ini agar dokumen penting tersebut tidak disalah gunakan ataupun informasinya tersebar ke luar karena penggunaan limbah kertas yang salah seperti digunakan sebagai bungkus nasi, kertas gorengan dan lain sebagainya.

21. Whiteboard

Whiteboard adalah papan tulis berwarna putih yang terbuat dari formika atau melamin dengan berbagai macam ukuran.

Biasanya papan tulis ini digunakan ketika ada acara rapat di kantor untuk menerangkan strategi pemasaran ataupun digunakan saat presentasi untuk menyampaikan materi.

22. Mesin Ketik

Mesin ketik adalah peralatan kantor yang banyak digunakan oleh mereka dibagian arsip yang memerlukan alat ketik yang praktis untuk pengumpulan, perbaikan dan keluaran informasi.

Adapun mesin ketik ini terdiri dari kumpulan tombol huruf yang hampir mirip seperti keyboard, hanya saja pada mesin ketik bisa langsung dicetak di atas kertas.

23. Kalender

Kalender adalah peralatan yang tidak boleh terlewatkan di kantor untuk mengetahui hari, bulan dan tahun disetiap harinya.
Kalender yang biasa digunakan bisa model kalender duduk, kalender dinding ataupun kalender gantung.

Selain sebagai pengingat waktu, kalender perkantoran juga merangkap fungsi sebagai media promosi dimana disematkan informasi-informasi perusahaan untuk kemudian dibagikan ke semua pegawai yang bekerja.

24. Mesin Faksimile

Mesin faksimile adalah peralatan komunikasi kantor yang digunakan untuk mengirimkan dokumen melalui sebuah perangkat yang dapat dioperasikan melalui jaringan telepon.

25. Kalkulator

Kalkulator adalah mesin hitung angka yang dapat digunakan untuk melakukan penjumlahan, pembagian, perkalian sederhana sesuai dengan rumus matematika.

Keberadaan alat ini sangat membantu para pekerja terutama di sektor penjualan untuk menghitung laba, rugi, jumlah produk dan lain sebagainya.

Sedangkan perlengkapan kantor terdiri atas alat-alat yang pemakaiannya hanya jangka pendek atau sifatnya cepat habis seperti beberapa contoh di bawah ini :

1. Kertas

Kertas adalah bahan tipis dari serat kayu yang biasa digunakan untuk menuliskan informasi agar bisa disimpan dalam bentuk hardcopy.

Ada berbagai macam ukuran kertas yang biasa digunakan di perkantoran salah satunya kertas A4.
Kertas ini biasa digunakan sebagai media tulis, media cetak, untuk surat menyurat maupun menyalin berkas informasi penting lainnya.

2. Amplop

Amplop adalah perlengkapan kantor yang berfungsi untuk membungkus surat yang terbuat dari kertas. Umumnya, sebuah amplop bisa dibedakan dengan melihat bagian tengah yang mana tertulis nama orang atau penerima surat.

Dengan banyaknya kebutuhan surat menyurat pada sebuah perusahaan, maka peran daripada amplop ini sangat dibutuhkan agar surat yang dikirimkan terlihat lebih resmi dan sopan.

3. Buku Catatan

Buku catatan adalah buku yang dikhususkan untuk menuliskan catatan-catatan penting perkantoran sehingga jika suatu saat dibutuhkan dan kita lupa, maka kita bisa membuka buku catatan tersebut.

Biasanya sebuah kantor menyediakan satu buku catatan untuk setiap pegawai atau karyawannya. Hal ini bertujuan untuk menghindari keteledoran informasi sehingga perlu dicatataan dalam buku catatan.

4. Kartu Nama

Kartu nama adalah kartu berukuran kecil yang digunakan sebagai media informasi tentang data diri seseorang atau pegawai seperti nama, posisi jabatan, alamat dan nomor kontak yang bisa dihubungi.

Diharapkan dengan memiliki kartu nama, bisa menjalin kerjasama dengan lebih banyak orang karena bisa disebar luaskan dengan lebih mudah.

5. Perangko

Perangko adalah carik atau label yang ditempelkan di atas kertas dengan ukuran dan bentuk tertentu yang memiliki nilai nominal berupa angka.

Adapun fungsi dari perangko ini untuk menginformasikan kepada pihak jasa bahwa biaya pengiriman surat telah dilunasi sehingga sebagai imbalannya pihak pos berkewajiban untuk mengantarkannya ke alamat tujuan.

6. Pensil

Pensil adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menulis dalam sebuah kertas yang sifatnya dapat dihapus menggunakan penghapus tanpa meninggalkan bekas.

Pensil ini terbuat dari kayu yang didalamnya terdapat bubuk arang berbentuk silinder memanjang yang ketika habis bisa di rauti dengan rautan pensil.

7. Pulpen

Pulpen adalah alat tulis yang digunakan untuk menyapukan tinta ke permukaan kertas atau buku. Dalam dunia perkantoran, segala bentuk tulisan kebanyakan di bubuhkan dengan menggunakan pulpen atau pena karena bisa terlihat lebih jelas dan tidak mudah hilang.

Pulen ini biasanya untuk menuliskan catatan, membubuhkan tanda tangan perusahaan, untuk menggambar grafik pada kertas maupun untuk membuat coret-coretan yang sifatnya sementara.

8. Penggaris

Penggaris adalah alat bantu untuk mengukur panjang benda atau bisa juga digunakan untuk membantu menciptakan garis lurus saat kita menuliskan catatan atau laporan. Penggaris ini umumnya terbuat dari logam dan juga plastik dengan panjang rata-rata 30 cm.

9. Tipe-X

Tipe-X adalah alat yang digunakan untuk menghapus tulisan terutama tulisan pulpen dari tinta hitam. Adapun isi dari tipe-x ini berupa cairan putih yang ketika di goreskan akan menutupi bekas tulisan tinta tersebut sehingga membuatnya tidak terlihat.

Adapun tinta yang digunakan dalam dunia perkantoran biasanya bentuknya sepeti tabung kecil dengan bagian ujung runcing dan terdapat lubang untuk mengeluarkan cairan putih tersebut sebagai bahan dasar untuk menghapus coretan yang salah.

10. Penjepit Kertas

Penjepit kertas adalah alat yang digunakan untuk menjepit kumpulan lembaran kertas agar lebih terogranisir menjadi satu kesatuan.

Penjepit ini biasanya terbuat dari logam dengan berbagai macam ukuran sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi pencepit kertas tersebut bisa di pasang dan dilepaskan dengan mudah karena memang sifatnya untuk sementara.

11. Gunting

Gunting adalah alat yang digunakan untuk memotong lembaran kertas, tali, pita menjadi ukuran yang lebih kecil untuk keperluan tertentu.

Karena gunting memiliki bagian yang tajam, maka biasanya terdapat tempat khusus untuk menyimpannya agar tidak melukai karyawan ketika selesai digunakan.

12. Baterai

Baterai adalah perlengkapan kantor yang bisa mengubah energi kimia menjadi energi listrik. Baterai ini biasa digunakan untuk memberikan energi listrik secara portabel pada jam dinding, laptop, maupun perangkat elektronik lainnya.

13. Perforator

Perforator adalah alat yang digunakan untuk melubangi permukaan kertas secara rapi. Alat ini terbuat dari besi yang kuat sehingga membuatnya bisa menjepit dan memposisikan benda tajam yang ketika ditekan mampu melubangi kertas.

Untuk jenis perforator dengan satu lubang biasanya digunakan untuk membuat lubang pada kartu perpustakaan, sedangkan perforator yang memiliki dua lubang digunakan untuk melubangi dokumen sehingga bisa ditempatkan apda snelhecter.

Yang terakhir perforator dengan lima lubang biasanya digunakan untuk melubangi kertas agar bisa ditempatkan pada binder.

14. Binder

Binder adalah alat yang digunakan untuk menjilid buku, majalah ataupun dokumen perkantoran lainnya agar dapat terorganisasi dengan baik.

Binder sendiri sebenarnya hanya terlihat seperti cover depan dan belakang dimana bagian dalamnya terdapat alat jilid yang bisa dibuka tutup untuk memasukkan lembaran kertas atau dokumen ke dalamnya.

15. Stopmap

Stopmap adalah alat berbahankan dari kertas tebal untuk menaruh dan menyimpan lembaran dokumen tertentu yang sudah dikelompokkan agar tidak tercecer.

Bisa dibilang dalam dunia perkantoran, stopmap merupakan perlengkapan yang sangat dibutuhkan untuk membantu mengorganisir kertas-kertas dokumen.

16. Selotip

Selotip adalah pita perekat yang digunakan untuk menyatukan lembaran kertas yang terpisah atau robek. Adapun pita perekat pada selotip ini digulung membentuk bulatan yang bisa ditarik ketika ingin digunakan.

17. Stepler

Stepler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan ketebalan tertentu menggunakan besi kecil yang akan ditanjapkan dengan mengandalkan tekanan tangan.

Stepler ini banyak digunakan di dunia perkantoran, di rumah makan, tempat fotocopy maupun sekolahan.

Peralatan dan Perlengkapan Kantor Lainnya

Berikut ini adalah peralatan dan perlengkapan kantor yang sifatnya opsional atau lebih diperuntukkan ketika waktu istirahat atau coffee break, seperti berikut ini :

• Mesin Pembuat Kopi
• Mug dan Tatakan Gelas
• Kulkas Mini
• Hiasan Dinding
• Penerangan Kantor
• Asbak

Jadi itulah beberapa contoh peralatan dan perlengkapan kantor yang sangat dibutuhkan untuk menunjang kinerja karyawan dan meningkatkan output perusahaan.

Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.

Sebutkan dan jelaskan alat alat apa saja yang digunakan di kantor?

Apa saja jenis jenis peralatan kantor dilihat dari bentuknya?

Peralatan apa saja yang digunakan di kantor?

Sebutkan 10 Contoh peralatan kantor itu apa saja?