Sebut dan jelaskan metode pengumpulan data dalam analisis jabatan

Ditulis oleh Leon Manua Sabtu, 09 Maret 2019

Meskipun ada beberapa metode pengumpulan informasi analisis pekerjaan, namun memilih satu atau kombinasi lebih dari satu metode tergantung pada kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan dari proses analisis pekerjaan. Biasanya, semua metode fokus pada pengumpulan informasi dasar terkait pekerjaan tetapi ketika digunakan bersama-sama dapat mengeluarkan informasi yang tersembunyi atau terabaikan dan terbukti menjadi alat yang hebat untuk menciptakan kecocokan kandidat pekerjaan yang sempurna. Berikut ini adalah metode-metode dalam analisis pekerjaan yang biasanya diterapkan oleh organisasi:

Metode Observasi

Seorang analis pekerjaan mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugas yang dilakukan dan tidak dilakukan, memenuhi dan tidak memenuhi tanggung jawab dan tugas, metode, cara dan keterampilan yang digunakan oleh dia untuk melakukan berbagai tugas dan mental atau emosionalnya, serta kemampuan untuk menangani tantangan dan risiko. Namun, tampaknya salah satu metode termudah untuk menganalisis pekerjaan tertentu tetapi kebenarannya adalah itu yang paling sulit.  Karena setiap orang memiliki caranya sendiri dalam mengamati berbagai hal. Lain orang, lain pemikiran dan menafsirkan temuan dengan cara yang berbeda. Oleh karena itu, proses tersebut mungkin melibatkan pandangan pribadi, suka dan tidak suka dan mungkin tidak menghasilkan hasil yang asli. Kesalahan ini dapat dihindari dengan pelatihan yang tepat dari analis pekerjaan atau siapa pun yang akan melakukan proses analisis pekerjaan. Metode khusus ini mencakup tiga teknik yaitu pengamatan langsung, Analisis Metode Kerja dan Teknik Insiden Kritis. Metode pertama termasuk pengamatan langsung dan pencatatan perilaku karyawan dalam situasi yang berbeda. Yang kedua melibatkan studi tentang waktu dan gerak dan secara khusus digunakan untuk pekerja jalur perakitan atau pabrik. Yang ketiga adalah tentang mengidentifikasi perilaku kerja yang menghasilkan kinerja.

Metode Wawancara

Dalam metode ini, seorang karyawan diwawancarai sehingga ia menemukan gaya kerja mereka sendiri, masalah yang dihadapi oleh mereka, penggunaan keterampilan dan teknik tertentu saat melakukan pekerjaan dan rasa tidak aman mereka dan ketakutan tentang karier mereka. Metode ini membantu seorang analis untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan karyawan tentang pekerjaannya sendiri dan tanggung jawab yang terlibat di dalamnya. Ini melibatkan analisis pekerjaan oleh karyawan sendiri. Untuk menghasilkan umpan balik yang jujur ​​dan benar atau mengumpulkan data asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus diputuskan dengan cermat. Untuk menghindari kesalahan, selalu baik untuk melakukan lebih dari satu orang untuk mendapatkan kumpulan tanggapan. Kemudian dapat di generalisasi dan digunakan untuk seluruh kelompok.

Metode Kuisioner

Metode analisis pekerjaan lain yang umum digunakan adalah mengisi angket atau daftar isian dari karyawan, atasan dan manajer mereka. Namun, metode ini juga mengalami bias pribadi. Perhatian yang besar harus diambil saat menyusun pertanyaan untuk berbagai tingkatan karyawan. Untuk mendapatkan info terkait pekerjaan yang sebenarnya, manajemen harus melakukan komunikasi secara efektif kepada staf bahwa data yang dikumpulkan akan digunakan untuk kebaikan mereka sendiri. Sangat penting untuk memastikan bahwa itu tidak akan digunakan melawan mereka dengan cara apa pun. Jika tidak dilakukan dengan benar, itu akan menjadi pemborosan waktu, uang dan sumber daya manusia.

Ada juga beberapa metode khusus lainnya termasuk inventaris tugas, metode elemen pekerjaan, profil kompetensi, konferensi teknis, sistem analisis sifat ambang batas dan kombinasi dari metode ini. Saat memilih metode, manajer SDM perlu mempertimbangkan waktu, biaya, dan upaya manusia termasuk dalam melakukan proses.

Oleh Muchlisin Riadi Februari 25, 2020

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara, prosedur dan kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan dan menganalisi informasi tentang pekerjaan, berupa: deskripsi pekerjaan, indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan serta kompensasi dan penilaian pekerjaan. Analisis jabatan memberikan informasi berharga bagi perusahaan antara lain penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design dan redesign jabatan dan perencanaan SDM.

Analisis jabatan merupakan proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya. Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan. Analisis jabatan adalah upaya untuk mengidentifikasi suatu jabatan dari segi aktivitas tugasnya, prasyarat dan spesifikasinya untuk nantinya dapat menempatkan orang yang tepat, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan tersebut. Hasil analisis jabatan memberikan informasi yang menguraikan berbagai hal mengenai jabatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spesification). Uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, dan kondisi kerja. Sedangkan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari suatu jabatan, meliputi pendidikan, keterampilan, kepribadian dan lain-lain yang sesuai dengan jabatan tersebut. Berikut definisi dan pengertian analisa jabatan dari beberapa sumber buku:

• Menurut Wirawan (2015), analisis jabatan adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain; mengenai dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi tenaga yang diperlukan, teknologi/peralatan yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan, kompensasi tenaga pelaksana dan teknik menilai kinerja. 
• Menurut Hasibuan (2011), analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. 
• Menurut Serdamayanti (2010), analisis jabatan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan. Analisis jabatan biasanya melibatkan pengumpulan informasi karakteristik pekerjaan yang membedakan dengan pekerjaan lain. 
• Menurut Alwi (2001), analisis jabatan adalah aktivitas penting dalam MSDM berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang merupakan informasi yang sangat dibutuhkan bagi penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design, dan redesign jabatan, dan perencanaan SDM.
• Menurut Dessler (2014), analisis jabatan adalah prosedur yang dilakukan untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut. Analisis jabatan menghasilkan informasi untuk menulis deskripsi pekerjaan (daftar yang berisi apa yang diminta oleh pekerjaan tersebut) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).

Analisis jabatan menjadi landasan atau pedoman pada perusahaan untuk penerimaan, penempatan, serta penentuan jumlah karyawan. Analisis jabatan digunakan sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi, promosi, dan pemberian latihan atau training kepada karyawan serta sebagai dasar pemberian kompensasi. Menurut Sedarmayanti (2010), tujuan analisis jabatan adalah sebagai berikut:

1. Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan.
2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan.
3. Menilai kinerja/pelaksanaan kinerja.
4. Memperbaiki cara bekerja karyawan.
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi pekerjaan.
6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer karyawan.
7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan.
8. Bimbingan dan penyuluhan karyawan.

Menurut Mondy (2008), manfaat yang diperoleh dari informasi sebuah analisa jabatan adalah:

1. Penyediaan staf. Seluruh aspek penyediaan staf (staffing) akan kacau jika tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai pekerjaan. 
2. Pelatihan dan pengembangan. Informasi deskripsi pekerjaan seringkali terbukti bermanfaat dalam mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan. 
3. Penilaian kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifik lain yang telah ditentukan.
4. Kompensasi. Dalam bidang kompensasi, sangatlah bermanfaat untuk mengetahui nilai relatif pekerjaan tertentu bagi organisasi sebelum ditetapkan nilai uang yang pantas untuk pekerjaan tersebut.
5. Keselamatan dan kesehatan. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. 
6. Hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Informasi analisis jabatan juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan dipertimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. 
7. Pertimbangan legal. Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik terutama penting untuk menunjang legalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.

Analisis jabatan perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Adapun penjelasan atas ketiga aspek analisis jabatan tersebut adalah sebagai berikut:
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan ini harus diuraikan secara jelas agar para pegawai diharapkan dapat mengenal serta mengetahui tugas apa yang mereka akan lakukan, tanggung jawab serta prestasi apa yang harus dicapainya untuk di kemudian hari. Uraian pekerjaan harus dipedomani oleh semua karyawan agar pekerjaan mereka lebih mudah dilakukan dikarenakan uraian pekerjaan yang terstruktur, jelas dan mudah dimengerti karyawan.
Spesifikasi jabatan merupakan suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni pendidikan keterampilan, kepribadian, dan lain-lain sesuai produk dari analisis jabatan. Dalam mengembangkan spesifikasi jabatan perlu mempertimbangkan semua elemen pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan ciri lainnya.
Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan mudah, ringan, risiko kecil, tanggung jawab kecil dan ranking jabatan rendah, maka gaji nya semakin kecil. Menurut Wirawan (2015), terdapat beberapa istilah yang perlu dipahami dalam analisa jabatan, antara lain yaitu:

1. Tugas (task). Unit yang terkecil dari aktivitas pekerjaan yang dianalisis, apa saja yang dilakukan oleh pegawai dalam melaksanakan pekerjaan.Suatu pekerjaan sering terdiri dari atas sejumlah tugas. 
2. Jabatan/posisi (position). Sekelompok tugas dan kewajiban yang dilaksanakan oleh satu orang pegawai. Misalnya, sekretaris, manajer, operator mesin, manajer keuangan, direktur, direktur jendral, menteri. 
3. Kewajiban (duty). Bidang pekerjaan yang didefinisikan secara longgar yang berisi sejumlah tugas-tugas yang berbeda yang dilaksanakan oleh seorang pegawai.
4. Pekerjaan (job). Sejumlah posisi, semuanya dengan tugas dasar yang sama dan sejumlah pegawai yang melaksanakannya. 
5. Okupasi (occupation). Sekelompok pekerjaan dengan cakupan isi yang sama, misal manajerial, teknisi, pembina, penata, juru.
6. Uraian jabatan (job description). Ringkasan sistematik dari informasi yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan. 
7. Persyaratan Jabatan (job specification). Ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. 
8. Desain pekerjaan (job design). Isi kualifikasi, imbalan yang terintegrasi untuk setiap pekerjaan yang memenuhi kebutuhan pegawai dan organisasi.

Pemilihan metode dalam analisis jabatan harus didasarkan pada tujuan-tujuan penggunaan informasi (evaluasi pekerjaan, kenaikan bayaran, pengembangan dan sebagainya) dan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Menurut Mondy (2008), terdapat beberapa metode yang biasa digunakan dalam penentuan analisis jabatan, yaitu:

1. Kuesioner. Kuesioner biasanya digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis jabatan bisa memberikan kuesioner terstruktur kepada para karyawan, yang mengidentifikasikan tugas-tugas yang mereka jalankan. 
2. Observasi. Ketika menggunakan metode observasi, analis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Metode ini digunakan terutama untuk mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang menekankan keterampilan manual, seperti operator mesin.
3. Wawancara. Analis mewawancarai karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan. Kemudian, analis menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.
4. Catatan karyawan. Informasi analisis jabatan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. 
5. Kombinasi metode. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Analis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi/spesifikasi pekerjaan yang akurat.

Menurut Hasibuan (2011), tahapan atau langkah-langkah proses analisis jabatan adalah sebagai berikut:

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan, adalah penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis jabatannya. 
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, Adalah penganalisis harus mengumpulkan, mengkualifikasi data, dan meninjau informasi latar belakang. 
3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, adalah penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan yang harus dianalisis. 
4. Mengumpulkan informasi analisis jabatan, adalah penganalisis kemudian mengadakan analisis jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan. 
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, adalah analisis jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. 
6. Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, adalah penganalisis pekerjaan kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.
7. Meramalkan perkembangan perusahaan, adalah penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan dalam perusahaan.

• Wirawan. 2015. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia: Teori, Aplikasi dan Penelitian. Jakarta: Salemba Empat. 
• Hasibuan, Malayu S.P. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
• Sedarmayanti. 2010. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.
• Alwi, Syafaruddin. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, Strategi Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: BPFE UGM. 
• Dessler, Gary. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.
• Mondy, R Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga.