Pertanyaan yang bagus tentang Front Office

Bekerja di Meja Depan “Front Desk” di sebuah hotel adalah pekerjaan yang sulit. Ketika tamu tiba di hotel, kita hanya memiliki beberapa menit untuk membuat kesan pertama yang baik. Konon, sebagian besar tanggung jawab ini berada di tangan seorang “Front Desk”

Table of Contents Show

1. Empati dan Peduli
2. Kemampuan untuk Mengantisipasi Kebutuhan Tamu
3. Menarik dan Ingin Tahu
4. Tenang, Teratur
5. Selalu tersenyum
6. Berpengatahuan tenting Tempat Sekitar / Area sekitar
7. Banyak akal
9. Perwakilan Hotel / Ambassador Hotel
Apa itu front office?
Peran front office
Struktur organisasi departement front office
Bedanya front office dengan back office
Apa yang harus dimiliki seseorang yang berada pada posisi front office?
Mengapa Peranan front office dikatakan penting?
Mengapa front office dikatakan sebagai jantung hotel?
Seorang resepsionis saat bertugas seringkali menerima komplain tamu apa yang harus dilakukan pada saat resepsionis menerima komplain tamu?

Meskipun tidak ada yang namanya Front desk yang “Sempurna” pasti dari kita semua memiliki kelemahan dan membuat kesalahan), kita dapat memupuk sifat, melatih, dań melatih kecakapan kita untuk menjadi luar brasa dalam apa yang kita lakukan.

Beirut adalah 9 Tips menjadi Front Desk yang baik dan hebat :

1. Empati dan Peduli

Ketika tamu mendekati meja depan untuk Check-in, mereka mungkin telah dari perjalanan mereka. Mereka mungkin lapar. Tamu mungkin stres dan kesat karena lalu lintas atau keterlambatan bandara. Inilah waktu yang tepat untuk menjukan kamu sebagai Front Desk yang baik, memahami Bagaimana person tamu itu dan bersikap empati dapat memberikan kenyamanan kepada tamu sebagai faktor pengalaman keseluruhan.

Sebagai contoh : “Pak James, saya mengerti persis Bagaimana perasaan anda. Saya minta maaf bahwa penerbangan anda tertunda, saya dsini untuk memastikan bahwa anda memiliki waktu untuk beristirahat di tempat kami. Apakah ada yang bisa saya lakukan untuk anda sekarang? Bisakah saya menawarkan minuman gratis untuk anda?

2. Kemampuan untuk Mengantisipasi Kebutuhan Tamu

Ketika tamu tiba di Hotel. Kita harus bisa “Membaca” tamu dan mengantisipasi kebutuhan mereka. Misalnya, jika tamu tertentu memiliki bayi atau balita, staff front desk harus dapat menawarkan layanan tambahan (seperti tempat tidur bayi jika tersedia) untuk membuat masa inap tamu Lebih nyaman.

3. Menarik dan Ingin Tahu

Kemampuan untuk terlibat dengan tamu dan melakukan percakapan yang bermakna sangat penting bagi keberhasilan setiap seorang front desk profesional. Front desk yang baik harus dapat mengajukan pertanyaan dan menyelidiki bagaimana hotel dapat memberikan pengalaman yang luar brasa dan dipersonalisasi untuk para tamu. Para staff yang aktif Tidak hanya dapat mendorong pendapatan, mereka juga dapat memperoleh ulasan online yang positif.

4. Tenang, Teratur

Ada hari-hari ketika hotel kite sangat sibuk dan sering kali membuat stress, terutama selama musing liburan datang. Bayangkan seorang Front desk kehilangan arah selama masa-masa ini. Kita perlu melatih keterampilan dałam menenangkan diri di antara semua tim.

5. Selalu tersenyum

Senyum yang paling tulus dan hangat dapat menyembuhkan hari-hari terburuk sekalipun, Front desk yang hebat harus tersenyum 100% sepanjang waktu. Ya, kita tahu bahwa ada hari-kari ketika kita tidak ingin tersenyum, tetapi untuk menjadi seorang front desk yang luar biasa harus siap untuk datang bekerja dengan senyuman.

6. Berpengatahuan tenting Tempat Sekitar / Area sekitar

Ketika tamu memiliki pertanyaan tentang sekitar hotel kamu, mereka mungkin akan mendekati meja kamu. Karena itu, setiap front desk harus cukup berpengatahuan untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan membuat rekomendasi termasuk tempat makan, tempat berbelanja, hingga password WiFi pun akan dipertanyakan oleh tamu.

7. Banyak akal

Siapapun di industri hotel harus tahu, anda harus mengharapkan hal yang Tidak terduga. Tamu memiliki permintaan atau keadaan yang paling tidak biasa. Kami harus melatih staf meja kami untuk menjadi sangat banyak akal, untuk berpikir dan memikirkan solusi kreatif untuk situasi yang berbera.

8. Energik

Duduk di belaag Meja dan menjamu tamu satu demi satu bisa melepaskan. Namun, seorang front desk tidak dapat menunjukan tanda-tanda kelelahan atau kecapean. Bagikan tips tentang bagaimana mereka dapat menjaga tingkat energi mereka sepanjang hari. Kamu membutuhkan rasa yang energi dan bahagia.

9. Perwakilan Hotel / Ambassador Hotel

Sekali lagi, seorang front desk kemungkinan besar akan menjadi orang pertama dan terlahir yang berinteraksi dengan tamu. Kamu sebagai front desk mungkin menjadi “Wajah Hotel” bagi sebagian besar tamu. Karena itu, siapapun yang mengambil Peran ini harus menjadi seorang “duta besar” dari hotel

Secara konsep, operasi perusahaan umumnya dibagi menjadi tiga bagian yaitu front office, middle office, dan back office. Front office adalah bagian yang langsung menangani pelanggan seperti departemen pemasaran, penjualan, dan layanan.

Baca juga: Mengenal C Level dalam perusahaan beserta tugas dan wewenangnya

Apa itu front office?

Front office adalah representasi dari sebuah perusahaan yang langsung menghadapi pelanggan - Pexels

Front office adalah representasi dari divisi pada sebuah perusahaan yang langsung menghadapi pelanggan. Contohnya seperti layanan pelanggan, penjualan, dan pakar industri yang memberikan layanan konsultasi.

Front office bertanggung jawab langsung untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Namun, front office juga mengandalkan back office sebagai pendukung untuk sumber daya manusia, teknologi dan internet, akuntansi serta fungsi administrasi.

Umumnya, lokasi front office adalah di bagian depan sebagai titik pertama interaksi antara organisasi dengan pelanggan. Fungsi front office adalah sebagai antarmuka utama antara layanan yang diberikan organisasi kepada tamu, contohnya bagian resepsionis yang terletak di dekat pintu masuk utama sebuah hotel.

Dalam industri perhotelan, front office berada di garda terdepan untuk melayani tamu dan memberikan jasa terbaik dan teramah untuk pelanggan. Front office juga menjadi bagian yang ditemui oleh tamu jika mereka memiliki masalah atau membutuhkan bantuan dan informasi.

Sehingga departemen front office adalah bagian yang paling penting karena mereka dapat melaporkan langsung hal yang dibutuhkan oleh tamu, hal yang mengganggu tamu, saran dan keluhan pelanggan yang juga umumnya berhubungan dengan departemen lain seperti Food & Beverage dan Housekeeping.

Contohnya ketika ada tamu yang mengeluhkan tingkat kebersihan kamar, divisi front office dapat menyampaikan keluhan tamu tersebut kepada divisi housekeeping agar masalah dapat langsung ditangani dengan baik sehingga tingkat kepuasan tamu tidak menurun karena hal sepele.

Contoh lain adalah saat tamu memberikan saran tentang menu makanan di restoran hotel. Front office dapat menyampaikan informasi langsung kepada divisi Food & Beverage agar menjadi pembelajaran bagi restoran hotel untuk meningkatkan pelayanan guna meningkatkan pemasukan hotel dari kunjungan tamu ke restoran atau layanan room service.

Hal ini juga yang membuat departemen front office adalah peran terpenting dalam bisnis perhotelan. Front office yang berhasil menjalankan tugasnya dengan baik dapat meningkatkan penghasilan utama hotel yaitu penjualan kamar. Departemen front office yang mampu melayani pelanggan selama tamu menginap di hotel mulai dari pra-kedatangan, kedatangan, masa menginap, sampai tamu pulang dengan baik juga dapat meningkatkan pemasukan hotel dari sisi biaya pelayanan.

Baca juga: 10 Cara Berkomunikasi Yang Baik Dan Manfaatnya Untuk Perkembangan Karier

Peran front office

Peran front office adalah menerima tamu dan menjual bisnis langsung kepada pelanggan - Pexels

Staf front office biasanya memiliki kontak langsung dengan klien sehingga fungsi front office adalah menghasilkan sebagian besar pendapatan untuk perusahaan. Untuk sebagian besar bisnis, front office adalah area penerimaan dan penjualan bisnis.

Bergantung pada industrinya, staf front office adalah karyawan dengan jabatan pemula contohnya resepsionis hotel. Namun pada industri lain contohnya jasa keuangan, staf front office adalah ahli keuangan seperti manajemen kekayaan.

Investopedia menjelaskan bahwa istilah front office memiliki arti yang spesifik di beberapa industri tertentu seperti banking, perhotelan, dan olahraga.

Dalam industri perhotelan, secara khusus front office adalah area yang dikunjungi pelanggan saat pertama kali tiba di hotel. Area ini juga dikenal sebagai resepsionis. Peran resepsionis adalah untuk menerima pengunjung, melakukan konfirmasi reservasi, serta memberikan informasi dan menjawab pertanyaan pengunjung.

Dalam perbankan dan investasi, front office adalah peran yang menghasilkan pendapatan dengan dua spesialisasi utama yaitu perbankan investasi dan pasar. Bankir investasi berperan untuk memberikan nasihat kepada organisasi tentang merger dan akuisisi serta strategi penggalangan modal. Sementara mereka yang bekerja untuk pasar akan melakukan kegiatan penjualan dan perdagangan serta penelitian.

Dalam bisnis olahraga, front office adalah profesional dalam industri olahraga yang berbeda yang dipekerjakan untuk tugas seperti menjadi pemilik tim olahraga hingga manajer umum dan kantor penjualan tiket.

Baca juga: Customer Service: Pengertian, Tugas, Deskripsi Pekerjaan & Skills

Struktur organisasi departement front office

Struktur umum dari departemen front office di hotel - Pexels

Dalam industri perhotelan, ada banyak staf yang bekerja di bawah departemen front office. Namun struktur organisasi departemen front office ini akan disesuaikan dengan ukuran bisnis hotel, ukuran fisik serta kebijakan manajemen hotel. Secara umum, struktur organisasi departemen front office adalah seperti yang tertera di gambar di atas. Berikut penjelasan selengkapnya.

Departemen front office dipimpin oleh seorang Manajer front office. Manager front office mengepalai langsung divisi Reservasi, Resepsionis, Guest Services, Accounts, dan Komunikasi.

Divisi reservasi memiliki staf reservasi yang bertugas menangani permintaan pelanggan untuk memesan akomodasi.
Sementara divisi resepsionis memiliki staf resepsionis yang bertugas menerima tamu dan mendaftarkan tamu berdasarkan booking yang sudah mereka lakukan.
Kemudian divisi guest services memiliki guest staff, concierge, dan bell staff yang bertugas membawa barang bawaan tamu, menangani surat tamu, pengiriman koran, menghubungi tamu saat berada di hotel, mengatur keadaan darurat yang dibutuhkan tamu, membantu parkir mobil tamu dan mengatur reservasi tempat wisata sesuai permintaan tamu.
Selanjutnya, divisi accounts memiliki staf kasir dan night auditor. Kasir bertugas menangani pembayaran tamu dan melapor ke manajer akun. Sementara auditor malam bertugas menjadi resepsionis di front desk selama shift malam yang melapor ke divisi front office dan akuntan.
Terakhir, divisi komunikasi memiliki staf switchboard operator yang menangani komunikasi antara berbagai departemen lain di hotel dan juga berkomunikasi dengan tamu hotel.

Baca juga: Customer Experience Adalah: Pengertian, Tujuan, Dan 4 Langkah Penilaiannya

Bedanya front office dengan back office

Salah satu perbedaan tugas dari back office dan front office adalah karyawan di back office bertanggung jawab atas teknologi dari perusahaan - Pexels

Beberapa perbedaan back office dan front office adalah sebagai berikut.

PerbedaanFront officeBack officeDefinisiBagian yang melayani dan berinteraksi dengan pelangganBagian yang menangani fungsi administrasi harianStrategiMembantu strategi pengembanganBertanggung jawab untuk fungsi HRD dan manajemen penyesuaianPeran secara umumMembantu meningkatkan permintaan dan penjualanMembantu produksi produksi dan jasaTanggung jawab secara umumMelakukan fungsi utama penjualan, marketing, after-sales, dan layanan klienMelakukan fungsi utama untuk mengurus proses admin harian agar bisnis berjalan lancarTanggung jawab kepada pelangganBagian ini melayani dan berinteraksi langsung dengan pelangganBagian ini tidak langsung melayani atau berinteraksi dengan pelangganStafResepsionis, staf reservasi, sales and trading, investment banking, manajemen kekayaanAsisten administrasi, staf SDM, staf akuntansiFokus dan tujuan divisiMemiliki fokus dan tujuan untuk meningkatkan pendapatan bisnisMemiliki fokus dan tujuan untuk mengurangi biaya operasionalInteraksiBertugas untuk menjual dan berinteraksi dengan klien perusahaanMembantu dalam fungsi pendukung seperti manajemen TI, keuangan, dan akuntansi, pergudangan, dll

Baca juga: Mengenal Apa itu Frontliner? Pengertian, Skill-set, Hingga 10 Syaratnya

Apakah kamu tertarik bekerja menjadi resepsionis di hotel? Saat mencari pekerjaan, coba juga untuk mendaftarkan diri kamu untuk menjadi talent di EKRUT. Semua proses dan bantuan professional di talent marketplace EKRUT gratis. Kamu – sebagai talent atau employer – bisa langsung direkrut dan merekrut kandidat yang sesuai. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar sekarang di EKRUT!

Front office adalah peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi, sehingga jika kamu tertarik untuk bekerja di bagian front office kamu harus siap untuk melayani pelanggan secara langsung dengan ramah.

Jika kamu sudah siap mencari pekerjaan di bidang perhotelan, tonton video mengenai cara profesional menjawab pertanyaan interview kerja "Ceritakan tentang dirimu" berikut ini untuk membantu kamu mempersiapkan diri. Semoga berhasil!

Apa yang harus dimiliki seseorang yang berada pada posisi front office?

Selain ramah, seorang front office yang handal harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Kemampuan komunikasi yang baik bisa berupa kemampuan berbahasa asing dan kemampuan untuk menyampaikan dan menangkap apa maksud yang ingin customer sampaikan.

Mengapa Peranan front office dikatakan penting?

Menjadi Front Office wajib banget hafal harga atau rate semua tipe kamar yang ada di Hotel. Baik rate regular maupun rate promosi. Selain itu, tugas Front Office juga sebagai penasihat tamu yang memberikan saran tentang kebutuhan tamu selama mereka menginap di hotel agar terjamin kepuasannya.

Mengapa front office dikatakan sebagai jantung hotel?

Sanjang (2016) berasumsi bahwa Front Office Departemen merupakan salah satu departemen hotel yang memiliki peran yang sangat penting, yang bisa dikatakan juga sebagai jantung dari hotel, karena menjadi pusat informasi bagi tamu dan departemen lain, dimana kualitas layanan yang diberikan akan berdampak pada penilaian ...

Seorang resepsionis saat bertugas seringkali menerima komplain tamu apa yang harus dilakukan pada saat resepsionis menerima komplain tamu?

Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam menangani tamu yang complaint, receptionist harus mendengarkan dengan penuh perhatian apa yang dibicarakan oleh tamu, dan jangan sekali-kali memotong pembicaraannya; akuilah bahwa kita salah hal ini sangat berat pelaksanaannya, tetapi ini akan membuat tamu akan menjadi tenang; ...