Penulis : Lamang Diposkan Oleh : Darwanto S.Sos “ Over the last few hundred years, librarians have become skilled at finding the good stuff, organizing it, and making it easier for people to find and use. Librarians also figth for important ideas like fredoom of expression and thought, equality of access to information, and literary” . (Onno W. Poerbo, 1999, mantan Kepala Perpustakaan ITB, dan Pakar Teknologi Informasi Asia). = Selama beberapa ratus tahun terakhir, perpustakaan telah menjadi terampil dengan adanya pengelolaan koleksi yang baik sehingga membuat orang lebih mudah menemukan dan menggunakannya. Perpustakaan juga berperan dalam ide-ide penting, seperti kebebasan berekspresi dan berkarya, kebebasan menerima informasi dan literatur lainnya. Terjemahan bebas oleh Penulis, 2007. I. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan informasi aktual lainnya, yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin menambah pengetahuan dari tulisan tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi masyarakat bukan
hanya menambah pengetahuan saja tetapi juga dapat membantu mencipatakan teknologi sederhana di dalam melakukan pekerjaannya. II. PENGERTIAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN Pengertian otomasi perpustakaan sangat beragam pendapat yang dikemukakan oleh para pakar perpustakaan dan teknologi informasi, namun penulis mengutip yang sangat relevan dengan judul makalah tersebut di atas. M.S. Kauffan, 2006, menguraikan pengertian sistem otomasi secara umum adalah sebagai berikut: “An automation system is a precisely planned change in a physical or administrative task utilizing a new process, method, or machine that increases productivity, quality, and profit while providing methodological control and analysis. The value of system automation is in its ability to improve effiency; reduce wasted resources associated with rejects or errors; increase consistency, quality, and customer satisfaction; and maximize profit”. = Suatu sistem otomasi adalah suatu perubahan yang direncanakan di dalam suatu phisik atau tugas administratif yang memanfaatkan suatu proses baru, metoda, atau mesin untuk meningkatkan produktivitas, mutu, dan menyediakan analisa serta kendali metodologis. Nilai otomasi sistem adalah dalam kemampuannya untuk meningkatkan effiensi; mengurangi sumber daya yang berlebihan serta yang berhubungkan dengan kesalahan-kesalahan yang terjadi; meningkatkan konsistensi, mutu, dan kepuasan pelanggan; dan memaksimalkan laba.(M.S Kauffman, 2006), dan lebih lanjut mengatakan: Utilizing an automation system can be a simple change like providing production workers cordless drills in place of corded drills to allow for greater feedom of movement in performing their task. Complex automation systems integrate computer hardware and software, robotic equipment, line equipment, shipping processes, inventory control and employee training to increase manufacturing efficiency and product quality. = Pemanfaatan suatu sistem otomasi bisa merupakan suatu perubahan sederhana seperti para pekerja produksi yang menyediakan latihan tanpa mengikat sebagai pengganti latihan diikat untuk memungkinkan kebebasan bergerak yang lebih besar di dalam melakukan/ menyelenggarakan tugas mereka. Otomasi kompleks sistem mengintegrasikan perangkat keras dan lunak komputer, peralatan robotik, peralatan alat gambar, proses pengiriman, pengendalian persediaan dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan mutu produk yang lebih efisiensi. Sedangkan, CARTTRANT dan MORTENTZ, mengatakan bahwa otomasi adalah usaha pengumpulan,pengolahan,penyimpanan,penyebaran,dan pemanfaatan informasi dengan menggunakan sarana mesin(komputer)untuk mencapai suatu tujuan. SULISTYO-BASUKI, berpendapat bahwa otomasi perpustakaan adalah Penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca. Lebih lanjut yang dikemukakan oleh Abd. Rahman Saleh, bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja. Dari berbagai pendapat tentang pengertian sistem otomasi, maka penulis menyimpulkan bahwa teknologi yang sangat mempengaruhi penyelenggaraan perpustakaan adalah teknologi komputer dan telekomunikasi, atau lebih dikenal dengan istilah teknologi informasi. Meski dengan segala keterbatasan, penerapan komputer bagi perpustakaan, telah dimulai sejak tahun 1980-an, namun kecepatan perpustakaan di Indonesia menerapkan komputer waktu itu memang relatif masih rendah, tidak seperti sekarang ini. Namun waktu itu kesadaran akan pentingnya teknologi ini telah ada di kalangan para pustakawan. Sebagai contoh, Blasius Sudarsono menyatakan bahwa teknologi informasi akan sangat berperan dan akan menjadi tulang punggung karya dokumentasi maupun jasa informasi, sehingga antisipasi atas perkembangan teknologi informasi harus menjadi perhatian para pengelola informasi (Sudarsono, 1994). Pernyataan itu mengacu pada hasil Konggres ke 44 International Federation of Documentation and Information (FID) di Helsinki pada tahun 1988. Pada konggres itu telah diperkirakan bahwa pemakaian teknologi informasi pada tahun 2010 akan memiliki kemampuan hypertext dan hypermedia. Dengan perangkat itu pencarian, penanganan, dan penggabungan informasi berupa teks, suara dan gambar sudah dimungkinkan. Perkembangan teknologi informasi ternyata begitu cepat, sehingga apa yang diperkirakan di Helsinki, sekarang sudah terjadi. Ini menunjukkan lebih cepat dari perkiraan konggres. Bagaimana keadaan masa kini? Perkembangan perpustakaan di Indonesia dalam
menerapkan teknologi informasi sekarang sudah lebih cepat. Sebagai ilustrasi, Yogi Hartono memperkenalkan manajemen koleksi media audio visual di Trans TV. Koleksi media ini meliputi berbagai rekaman suara (sound recording), rekaman video baik dalam magnetic tape maupun dalam film, serta berbagai gambar lain yang dipakai di Trans TV. Media dan teknologi perekaman seperti teknologi optik, betacam, digital betacam, dvd, dvc, maupun dvc-pro. Semua media itu disusun dalam perpustakan dengan memakai
dua perangkat lunak yaitu perspective fokus dan library cassette management. Layanan perpustakaan disediakan melalui jaringan intranet, sehingga pengguna dalam lingkungan Trans TV dapat mengakses informasi yang ada pada perpustakaan virtual (Vlib) tanpa harus datang di lokasi Vlib (Hartono, 2005). III. SISTEM KOMPUTER OTOMASI PERPUSTAKAAN a. Hardware b. Sofware adalah merupakan perangkat lunak yang dijadikan oleh perangkat c. Brainware d. Pedoman Standar f. Telekomunikasi IV. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN Manfaat penerapan teknologi informasi bagi pemakai perpustakaan menurut Henderson (1992) adalah : Lebih jauh Cohrane (1992), menyebutkan beberapa keuntungan teknologi informasi bagi perpustakaan sebagai berikut : Namun disis lain teknologi informasi memiliki kerugian/kelemahan atau kendala dalam penerapannya di Indonesia, misalnya menyangkut biaya, ketersediaan prasarana, seperti jaringan telekomunikasi, sikap pimpinan yang kurang menyadari keberadaan komputer bagi perputakaan serta adanya sikap gagap teknologi di kalangan pustakawan [GATEK]. V. KEGIATAN PERPUSTAKAAN YANG DIOTOMASIKAN Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi
informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi pengembangan sistem secara terpadu. Bambang Setiarso (1997), berpendapat bahwa ada tiga fungsi utama dengan adanya sistem terpadu pada perpustakaan yaitu, pengadaan bahan pustaka /informasi, pengolahan informasi yang didapat , dan layanan informasi berupa sajian yang layak dipakai. Selanjutnya
ketiga fungsi tersebut diatas perlu ditunjang atau didukung oleh administrasi, secara teknis dan penelitian/ pangembangan yang mantap. a. Akuisisi Fungsi kegiatan klasifikasi bahan pustaka dalam sistem otomasi perpustakaan adalah untuk menyeragamkan nomor-nomor klas buku yang sudah ada di dalam pangkalan data (T082). Sedangkan kegiatan katalogisasi bahan pustaka yang baru diolah dalam pangkalan data, harus terlebih dahulu dibuatkan deskripsinya baik melalui worksheet manual maupun langsung pada lembar kerja sistem yang ada di pangkalan data komputer server. (T020-T999) c. Sirkulasi d. Statistik e. Penulusuran Informasi f. Jaringan Kerjasama Informasi VI. PEMILIHAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan
yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Statemen ini bertujuan agar di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas,
dan peningkatan produktifitas kerja. Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah : b. User Friendly c. Instans dan terientegrity d. Fleksibel e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility) VII. PENUTUP Demikian beberapa uraian makalah ini, kiranya dapat menjadi bahan informasi di dalam rencana penerapan sistem otomasi perpustakaan, agar perpustakaan yang dikelola dapat lebih menghasilakan produk informasi yang lebih mudah, dan tepat serta memiliki akurasi yang tinggi. DAFTAR PUSTAKA ATHERTON, Pauline. Sistem dan Pelayanan Informasi. Penerjamah, Bambang Hartono. Jakabar : Aneka Kencana Abadi, 1986. BOSS, R.W. dan MARCUM, Online Acquisition System for Libraries. Library Tecnology reports, 17, No.2, Marc-April 1981. HARININGSIH, S.P. Teknologi Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005. HENDARSON, F. “ Ralation With User “ Dalam Information Tecnology in special Libraries. London : Routledge, 1992. http://www.geocities.com/HotSprings/ INDONESIA. Depdikbud. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ed. Kedua. Jakarta : Balai Pustaka, 1996. LAMANG. Efektifitas Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Dalam Peningkatan Jasa Layanan Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Barat. Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fak. Komunikasi Universitas Padjajaran Bandung, 1999. MERATI, G. Widadnyana. Perpustakaan dalam Era Teknomogi Informasi. Makalah Seminar Internet di Bandung, 1997. PRYTHERICH, Ray. Harrod’s Librarians Glossary. Eight. England : Gower, 1995. PUTRANTA, Hastha Dewa. Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. Yogtakarta : Ames 2004. RAHARJO, Budi. Memahami Teknologi Informasi. Jakarta : Elex Media Komputindo, 200. SADJA, Rhiza S. Perpustakaan Digital di Era Informasi Golobal. Makalah seminar sehari Digital Library di Era Global. 17 Januari 2005, dilaksanakan HNJ Ilmu Perpustakaan Unhas bekerjasama PD IPI Sulsel. SULISTYO-BASUKI. Periodesasi Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1995. _____________, Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarata : Gramedia Pustaka, 1992. SUTEJO, Budi. Kamus ++ Jaringan Komputer. Yogyakarta : Andi, 2003. |