Arlyz Savan Religa — 21 November 2021
Pengertian kas kecil adalah dana yang digunakan untuk menjalankan operasional perusahaan maupun hal lainnya yang terkait. Contoh penggunaan kas kecil atau petty cash misalnya biaya untuk konsumsi meeting, jamuan dengan klien, membayar parkir dan sebagainya. Meskipun jumlahnya relatif kecil uang yang dikeluarkan tersebut tetaplah harus dibuat catatannya.
Apakah yang Dimaksud dengan Kas Kecil Itu?
Mudahnya, kas kecil adalah dana cadangan yang disimpan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membiayai keperluan-keperluan yang sifatnya mendadak dan jumlahnya tidak terlalu besar. Pada umumnya uang yang tersimpan di dalam kas kecil atau petty cash tersebut digunakan oleh perusahaan untuk biaya kegiatan operasional harian ataupun reimbursement.
Namun walaupun uang di dalam kas kecil jumlahnya relatif kecil perusahaan tetap harus melakukan pembukuan terhadap keluar masuknya dana. Kas kecil tersebut harus dimasukkan ke dalam laporan pembukuan perusahaan. Oleh sebab itu biasanya perusahaan menetapkan berapa jumlah dana yang disimpan dalam kas kecil pada satu periode supaya bisa tetap terkendali.
Metode Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)
Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam hal jumlah uang yang disimpan dalam kas kecil atau petty cash. Perbedaan kebijakan tersebut juga bisa menimbulkan perbedaan dalam metode pencatatannya. Secara garis besar metode pencatatan kas kecil tersebut dibedakan menjadi :
1. Metode Tetap atau Imprest Fund System
Metode tetap inilah yang paling banyak digunakan oleh perusahaan yaitu dengan mempergunakan saldo yang jumlahnya menetap pada tiap periode. Karakteristik yang paling mudah dikenali dari metode tetap yaitu bendahara atau bagian keuangan tidak langsung melakukan pencatatan pada setiap pengeluaran melainkan mengumpulkan bukti transaksi/ nota/ bon lebih dulu.
Jika dana yang tersimpan di dalam petty cash hampir habis maka bendahara akan akan mencatat pengeluaran berdasarkan bukti transaksi/ nota/ bon yang telah dikumpulkan sebelumnya.
Setelah itu bendahara yang bertanggung jawab atas kas kecil akan mengajukan permintaan dana lagi kepada kasir dengan jumlah sama dengan nominal pengeluaran berdasarkan bukti transaksi yang ada. Metode ini membuat jumlah nominal dana yang tersimpan pada kas kecil selalu sama (tetap) dengan jumlah sebelumnya.
2. Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System
Cara kedua yaitu metode fluktuatif yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. Dalam metode fluktuatif jumlah pengisian kas kecil tidak perlu selalu sama dengan saldo awal melainkan bisa saja lebih besar ataupun malah menjadi lebih kecil.
Pencatatan kas kecil dengan metode fluktuatif ini harus dimasukkan ke dalam jurnal dengan cara melakukan pendebetan pada biaya serta kredit untuk setiap pengeluaran.
Prinsip pada metode fluktuatif yaitu jumlah dana pada kas kecil tidak memiliki patokan tertentu tapi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat itu.
Komponen dalam Kas Kecil
Sekalipun jumlahnya relatif kecil namun sebaiknya pencatatan dalam kas kecil dilakukan secara tepat dan benar dengan memasukkan komponen-komponen berikut ini.
1. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar berfungsi untuk melakukan pemantauan terhadap pergerakan pengeluaran pada kas kecil. Bukti tersebut juga digunakan sebagai bahan evaluasi saat kasir akan mengisi kembali kas kecil.
2. Permohonan untuk Pengeluaran Kas Kecil
Pemegang kas kecil bisa mengajukan permohonan pengeluaran kepada kasir ketika dana yang tersimpan hampir habis atau tidak mencukupi. Hanya saja pengajuan tersebut harus disertai dengan dokumen permintaan yang fungsinya sebagai bukti sekaligus bahan pertimbangan.
3. Bukti-bukti Pengeluaran
Semua bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa nota/ bon/ kwitansi, faktur dan sebagainya harus disertakan saat mengajukan pelaporan. Bukti-bukti tersebut juga dianggap sebagai bentuk pertanggungjawaban atas semua pengeluaran.
4. Permohonan Pengisian Saldo Kas Kecil
Jika uang dalam kas kecil hampir habis pemegang kas bisa mengajukan pengisian ulang saldo kepada kasir. Syaratnya yaitu pemegang kas harus membuat surat permohonan untuk pengisian saldo kas kecil tersebut.
Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian kas kecil dalam suatu perusahaan. Perusahaan juga harus mengembangkan dana dengan tepat di berbagai instrumen investasi, salah satunya Pendanaan. Salah satu platform pendanaan yang sudah berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan adalah Investree. Investree menjadi jembatan yang mempertemukan antara Perusahaan sebagai pemberi pinjaman (Lender) dan peminjam (Borrower). Perusahaan bisa memilih produk pendanaan yang sesuai dengan visi misi perusahaan seperti Pendanaan Pinjaman, Surat Berharga Ritel dan Reksa Dana for Lender. Mulai mendanai sekarang di Investree for Lender!
Referensi :
Admin 2. 26 Maret 2021. Memahami Petty Cash atau Kas Kecil dalam Pembukuan. Rusdionoconsulting.com : //bit.ly/3wz7CyB
Ireap Admin. 12 Oktober 2021. Pengertian Kas Kecil Beserta Metode Pengelolaannya. Ireappos.com : //bit.ly/2ZX5qFd
Laporan keuangan sangat berkaitan erat dengan kas kecil. Mengingat hal ini termasuk bagian di dalamnya. Setiap usaha tentu harus memiliki pembukuan keuangan.
Tujuannya agar pengelolaan perusahaan menjadi lebih mudah. Selain itu, Anda dapat melakukan evaluasi terhadap perkembangan bisnis. Tanpa adanya laporan keuangan tentu hal itu akan terasa sulit.
Memanajemen keuangan juga akan menghasilkan data yang akurat. Dengan begitu, dalam strategi untuk ke depannya sudah bisa Anda rencanakan. Sehingga dengan begitu, kemajuan perusahaan bisa berkembang pesat.
Oleh karena itu, adanya kas kecil juga tidak perlu terabaikan. Sebab, dengan mengatur dana-dana kecil dan mencatatnya dengan baik akan sangat membantu. Khususnya dalam menyusun laporan keuangan.
Kas Kecil dan Pengertiannya
Kas kecil adalah dana yang dipakai untuk pembiayaan operasional perusahaan atau hal-hal yang berkaitan dengannya. Artinya, pengeluaran dengan jumlah yang kecil.
Dengan begitu, juga perlu pembukuan untuk hal ini. Tujuannya untuk mempermudah perusahaan mencatat keuangan. Pembukuan tersebut bisa dengan cara manual atau menggunakan aplikasi akuntansi.
Kas jenis ini biasa disebut dengan petty cash. Pada umumnya, pengelolaannya oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula. Tujuannya untuk mendukung tugas pelaksanaan bidang tersebut.
Baca juga: Apa Saja yang Harus Ada Dalam Faktur atau Invoice?
Contoh kas kecil ialah sejumlah uang khusus pengeluaran yang bersifat rutin dan jumlahnya relatif kecil. Jadi, dengan adanya petty cash, kesekretariatan tidak harus meminta uang untuk kebutuhan dana kecil.
Sebab, pada dasarnya setiap perusahaan pasti memerlukan dana kecil untuk beberapa kepentingan. Di bawah ini merupakan karakteristik kas kecil yang perlu Anda ketahui.
- Jumlahnya terbatas sesuai dengan ketentuan dari manajemen keuangan. Setiap perusahan tentu memiliki nominal kas kecil yang berbeda, karena kebutuhan operasionalnya pun tidak sama.
- Kegunaannya untuk mendanai transaksi kecil dan rutin setiap harinya atau dalam waktu tertentu.
- Tersimpan dalam petty cash box.
- Penanganannya atau pengisian ulangnya oleh kasir kas.
- Peran petty cash sangat penting untuk kegiatan operasional perusahaan.
Tujuan Petty Cash
Dalam manajemen keuangan, petty cash memiliki beberapa tujuan tertentu. Sebaiknya Anda mengenal lebih banyak tentang hal ini, khususnya tujuan dibuatnya.
1. Mencegah Kesalahan Alokasi Pembayaran
Keuangan perusahaan dengan nominal yang kecil dan besar haru Anda bedakan. Dengan begitu tidak akan terjadi alokasi pembayaran. Sebab, pembayaran tertentu memiliki pembukuan sendiri.
Jadi, jika hanya keperluan dengan dana kecil tidak harus perusahaan inti yang menanganinya. Hal itu karena arah yang seharusnya pada petty cash. Dengan begitu, keuangan juga semakin terkoordinir.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Faktur Penjualan, Penting untuk Bisnis
2. Kas Kecil Bisa Menangani Perlengkapan Perusahaan
Perlengkapan di dalam perusahaan cenderung menggunakan dana kecil. Jadi, jika perbekalan habis, bisa langsung tertangani dengan adanya petty cash. Jumlah pengeluarannya juga akan tercatat dalam pembukuan khusus.
3. Penentuan Kebijakan Insidental Menjadi Lebih Cepat
Jika Anda ingin mengeluarkan kebijakan mendadak untuk perusahaan atau biasa disebut kebijakan insidental. Maka, analisis kebijakan menjadi lebih mudah, karena kas yang kecil dan besar berada di pembukuan berbeda.
Dengan begitu, Anda bisa mengambil keputusan lebih cepat. Sebab, telah memiliki dasar yang kuat, sehingga akan meminimalisir masalah di kemudian hari.
4. Meringankan Pekerjaan Karyawan
Adanya petty cash juga bertujuan untuk meringankan pekerjaan karyawan. Sebab, bisa membuat laporan kinerja lebih mudah dengan pembukuan petty cash tersebut.
Fungsi dari Kas Kecil
Setelah Anda mengetahui tujuannya, maka selanjutnya kenali juga berbagai fungsi dan manfaatnya. Dengan begitu, Anda akan lebih mengerti bahwa keberadaannya memang penting.
1. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Salah satu contoh dari fungsi ini ialah seperti ketika mengadakan rapat di kantor. Tentunya membutuhkan konsumsi sebagai pelengkap dari kegiatan tersebut. Karyawan yang menangani hal ini tidak perlu bingung dari mana dananya.
Dengan adanya petty cash, dana konsumsi bisa mengambil dari sana. Setelah itu, tinggal melakukan pencatatan berapa dana yang dikeluarkan dan untuk apa saja.
Jadi, pelaporan akan jelas nantinya dan pelayanan tetap menawarkan yang terbaik. Dengan begitu, para rekan kerja yang mengikuti rapat akan merasa puas karena dilayani dengan baik.
2. Akuntan Lebih Mudah dalam Mencatat Keuangan
Petty cash juga berfungsi untuk meringankan tugas akuntan. Sebab, tugasnya tergolong berat, salah satunya membuat laporan keuangan dalam periode tertentu.
Dengan adanya pembukuan kas kecil, tentu akan lebih mempermudah pekerjaannya. Tinggal menganalisis dan merekap data keuangan pada setiap bidang dalam perusahaan.
3. Mengeluarkan Dana Darurat Perusahaan
Ketika salah satu divisi membutuhkan dana dengan cepat, tentunya tidak mungkin mengajukan kepada perusahaan teras. Apalagi hanya memerlukan dana dengan nominal kecil.
Jadi, jika ada petty cash pada divisi tersebut, maka bisa memperoleh dana dengan cepat. Keperluan darurat juga akan segera tertangani dan tidak membutuhkan waktu lama.
Baca juga: Gunakan Aplikasi Stok Barang dan Penjualan Untuk Efisiensi Waktu
Metode Pengelolaan Petty Cash
Pencatatan jurnal kas kecil memiliki dua metode, yaitu tetap dan berubah-ubah. Metode tersebut meliputi tahapan pengelolaan dari dana yang ada. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahan dalam laporannya nanti.
1. Metode Tetap atau Imprest Fund System
Pembukuan petty cash dengan motode ini berarti jumlah rekening kasnya selalu tetap. Untuk pencatatan setiap transaksi juga tidak langsung pada pembukuan kas.
Namun, dengan cara mengumpulkan bukti transfer pengeluaran tersebut. dari bukti tersebut nantinya dilakukan perekapan. Adapun ciri-ciri dari motode tetap ialah sebagai berikut.
- Pengelola atau pemegang petty cash mengumpulkan bukti transfer berbagai transaksi dari dana kas.
- Memperkirakan dari pembayaran yang terjadi agar bisa memenuhi keperluan dalam waktu tertentu.
- Kemudian, setelah uang petty cash hampir habis, maka kasir akan mengisinya kembali. Nominalnya sesuai dengan uang yang dikeluarkan.
Dengan begitu, jumlah rekening akan kembali ke nominal awal dengan jumlah tetap. Oleh karena itu, cara pengelolaan seperti ini bernama metode tetap. Langkah ini juga akan membuat keuangan lebih teratur.
2. Metode Berubah-ubah atau Fluctuating Fund System
Jika Anda menggunakan metode ini, maka pengendalian kasnya akan berubah-ubah. Biasanya, jumlahnya akan menyesuaikan dengan kebutuhan. Jadi, jumlah pengisian selanjutnya tidak harus sama.
Dengan begitu, ada kalanya petty cash memiliki dana dengan jumlah lebih besar atau semakin kecil. Jika Anda belum terlalu memahaminya, maka bisa melihat ciri-cirinya berikut.
- Pengisian kembali dana kas harus tercatat dalam debit akun petty cash.
- Bukti dan jumlah pengeluaran harus tercatat dalam pembukuan kas. Caranya dengan mendebit akun-akun yang berkaitan dengan pemakaian kredit petty cash tersebut.
- Nominalnya dana kas berdasarkan perkembangan kegiatan bagian pemakaian dana.
Dengan pemaparan ciri-ciri dari kedua metode, tentu Anda sudah menemukan perbedaan jelas. Mengenai mana yang lebih baik, tergantung apa yang dianggap lebih mudah.
Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa pembukuan kas kecil juga bisa melalui aplikasi akuntansi. Namun, Anda tidak mengerti caranya dan masing bingung dalam hal tersebut.
Maka, tidak perlu khawatir karena telah tersedia jasa dari Sterling Team yang siap membantu Anda. Jadi, selanjutnya akan lebih mengerti bagaimana cara memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini.
Sterling Team dan iREAP POS, Mudahkan Anda!
Sterling Team termasuk jalinan kerjasama yang tidak perlu Anda ragukan lagi. Dengan berbagai prestasinya dalam melayani perusahaan yang lain, itu sudah bisa membuktikan.
Anda bisa mengunjungi situs utama kami jika ingin menjalin kerjasama. Dengan begitu, pengelolaan dan pembukuan kas kecil akan terasa lebih mudah. Kami juga menyediakan aplikasi bernama iREAP POS. Aplikasi tersebut akan memudahkan pengelolaan kas kecil Anda nantinya.