Mengapa peralatan kantor dan perlengkapan kantor sangat penting bagi perusahaan?

Peralatan kantor– Demi menunjang kelancaran bekerja, memiliki peralatan kantor lengkap adalah suatu keharusan. Sehingga tidak ada hal yang menghambat ketika bekerja dan bisa produktif ketika bekerja.

Setidaknya, perusahaan akan memberikan laptop sebagai peralatan kantor untuk mendukung pekerjaan harian karyawannya. Namun, sebenarnya alat kantor apa saja yang perlu dipenuhi? Simak ulasannya di artikel ini!

‍

Perbedaan Peralatan Kantor dan Perlengkapan Kantor

Walau kedua istilah ini sering didengar, tapi masih banyak yang tertukar dengan pengertian keduanya. 

Peralatan kantor adalah benda-benda berukuran relatif besar dengan perawatan jangka panjang. Misalnya meja, kursi, lemari, komputer, laptop, pesawat telepon, dan sebagainya.  

Sedangkan perlengkapan kantor atau sering juga disebut office stationery dan supplies merupakan barang-barang kecil seperti ATK yang sering digunakan, dan biasanya akan di stok ulang setiap bulan atau saat persediaannya habis.

Secara harga, peralatan kantor lebih mahal dibandingkan dengan perlengkapan kantor, tapi kedua-duanya tetap membutuhkan perawatan agar penggunaanya lebih awet dan bisa menghemat pengeluaran kantor.

‍

Jenis-jenis Peralatan Kantor yang Wajib Dimiliki

Agar lebih memahami apa yang dimaksud dengan peralatan kantor dan fungsinya, mari kita berkenalan dengan macam-macam peralatan kantor dan fungsinya.

1. Meja

Peralatan kantor yang wajib ada adalah meja. Fungsi peralatan kantor yang satu ini tentu untuk mendukung kamu melakukan pekerjaan selama 8 jam sehari. Sebagai peralatan kantor yang penting, meja kantor sebaiknya memenuhi kriteria berikut ini:

a. Ukuran permukaan

Ukuran meja harus dibuat bisa menyesuaikan dengan kedudukan serta jabatan. Selain itu, ukurannya juga harus dibuat dengan menyesuaikan dengan jangkauan tangga sehingga lebih nyaman dalam melaksanakan kegiatan.

‍

b. Tinggi

Tinggi dari meja kerja tidak boleh terlalu rendah atau terlalu tinggi. Lazimnya meja kerja di Indonesia berkisar kurang lebih 0,75 m, dengan tinggi tersebut akan membentuk jarak antara kegiatan membaca dan menulis di atas kursi sejauh 32 cm.

‍

2. Kursi

Contoh peralatan kantor lainnya adalah kursi. Sama seperti meja, kursi adalah peralatan kantor yang esensial oleh karena itu kursi harus nyaman.  Salah satunya pilihan adalah kursi ergonomis. 

Berbeda dari kursi biasa, kursi ergonomis dapat disesuaikan dengan penggunanya dan mengikuti bentuk punggu pengguna sehingga kita merasa tidak mudah lelah.

‍

3. Printer atau Mesin Fotokopi

Untuk memudahkan kamu mencetak dokumen penting atau dokumen yang digunakan untuk bahan meeting, kantor harus memiliki printer atau mesin fotokopi. 

Memiliki printer atau mesin fotokopi pribadi tentu akan menghemat waktu dan anggaran kantor ketimbang harus bolak-balik pergi ke warnet untuk print atau ke tukang fotokopi untuk mencetak beberapa lembar dokumen saja.

Saat ini peralatan kantor satu ini sudah semakin canggih, karena sudah banyak mesin printer yang bisa melakukan fotokopi atau mesin fotokopi yang bisa melakukan print.

‍

4. Lemari Arsip

Setiap perusahaan pasti mempunyai dokumen yang akan masuk ke arsip perusahaan. Baik itu data karyawan,  kontrak kerja, invoice atau dokumen penting lainnya. Seluruh dokumen itu biasanya akan disimpan di dalam lemari arsip. 

Selain lemari arsip, setidaknya ada 2 lemari lainnya di kantor yaitu lemari rak dan lemari brankas.

Lemari rak ini berfungsi untuk meletakan dokumen yang masih dalam pengerjaan. Dengan adanya lemari ini, memudahkan karyawan dalam mengambil dan meletakan dokumen yang dibutuhkan.

Sedangkan lemari brankas digunakan untuk menyimpan dokumen yang sifatnya rahasia serta menyimpan uang sementara di kantor.

‍

5. Mesin Absen

Mesin satu ini sangat penting untuk mencatat kehadiran setiap karyawan. Saat ini, ada berbagai pilihan mesin absen, mulai dari fingerprint, absen wajah, sampai mobile absensi.

Dengan mesin absensi, kantor bisa tahu seperti apa kedisiplinan karyawan. Absen juga berhubungan dengan penghitungan gaji, karena perusahaan akan mengakumulasikan kehadiran dan keterlambatan.

‍

‍

6. Pemasangan Internet

Saat ini,  seperti tidak ada pekerjaan yang tidak membutuhkan internet, apalagi bila perusahaanmu bergerak di bidang digital. Perusahaan harus menyediakan internet memadai demi menunjang operasional karyawan.

‍

7. Laptop atau Komputer

Peralatan kantor ini juga sangat penting karena berhubungan dengan proses kerja sehari-hari setiap karyawan. Laptop atau komputer yang disediakan juga harus sesuai dengan bidang atau divisi pekerjaannya.

Jika dipergunakan untuk mendesain, mengedit video, membuat 3D tentu laptop atau komputer yang digunakan adalah yang memiliki spesifikasi grafis tinggi. Namun, bila hanya untuk keperluan dasar seperti mengetik dokumen, melakukan perhitungan di timesheet, spesifikasi standar saja cukup.

‍

BACA JUGA: Mana yang Lebih Baik untuk Digunakan Kerja, Laptop atau Komputer?

‍

Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor untuk Menunjang Produktivitas

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor yang harus ada dan dipenuhi perusahaan untuk menunjang produktivitas selama bekerja.

1. Alat Tulis

Walau saat ini pekerjaan sudah menggunakan komputer atau laptop, bukan berarti alat tulis tidak diperlukan. Alat tulis seperti kertas, pulpen, spidol, tipe x, dan sebagainya tetap harus ada. Alat tulis ini akan sangat berguna apalagi ketika meeting. 

‍

2. Stopmap

Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan kertas tetap rapi tidak lecek, terlipat atau tertekuk. Biasanya, stop map juga digunakan sebagai branding perusahaan di mana perusahaan akan mencetak stopmap khusus dengan menampilkan logo perusahaan.

‍

3. Penjepit Kertas

Penjepit kertas atau paper clip sangat berguna untuk menyatukan beberapa lembar dokumen sementara waktu.

‍

4. Amplop

Terlepas kegiatan surat menyurat sudah banyak dilakukan menggunakan email, tapi amplop harus tetap disediakan. Amplop juga menjadi sarana untuk branding perusahaan.

‍

5. Stempel

Perlengkapan kantor ini sangat penting karena berkaitan dengan pengesahan dokumen. Stempel juga berperan penting dalam mewakili identitas perusahaan, penguatan suatu keputusan dan juga bentuk pertanggung jawaban.

‍

6. Tinta Printer

Demi kelancaran mencetak dan menggandakan dokumen, perusahaan harus menyediakan tinta printer yang sesuai dengan jenis mesin yang digunakan.

Sebagai contoh, printer Dot Matrix membutuhkan tinta yang berbeda dengan jenis Laserjet, Inkjet, dan juga Thermal printer.

‍

Nah, itu dia beberapa peralatan kantor yang harus ada untuk menunjang pekerjaan. Jika salah satu tidak ada, bisa saja pekerjaanmu menjadi terhambat.

Kamu bisa mendapatkan kantor yang punya peralatan kantor yang lengkap, lho di KitaLulus. Ada banyak perusahaan top yang membuka lowongan di KitaLulus yang bisa kamu lamar.

Melamar kerja di KitaLulus juga mudah karena lamaranmu akan langsung masuk ke WhatsApp jadi tidak perlu takut di ghosting. Yuk download aplikasi KitaLulus sekarang dan rasakan cari kerja dengan #LebihMudah!

‍

Mengapa peralatan dan perlengkapan kantor sangat penting bagi suatu perusahaan?

Mengapa efektivitas peralatan kantor penting untuk diperhatikan ketika hendak memilih peralatan kantor?

Apa saja perlengkapan atau peralatan yang diperlukan dalam kegiatan kantor?