Saat ingin memilih data tertentu dari satu atau beberapa sumber, Anda dapat menggunakan kueri pemilihan. Kueri pemilihan membantu mengambil hanya data yang Anda inginkan, dan juga membantu Anda menggabungkan data dari beberapa sumber data. Anda dapat menggunakan tabel dan kueri pemilihan lain sebagai sumber data untuk kueri pemilihan. Topik ini memberikan gambaran umum tentang kueri pemilihan, dan langkah-langkah untuk membuat kueri pemilihan, dengan menggunakan Panduan Kueri atau di tampilan desain. Jika Anda ingin menggunakan database contoh Northwind untuk mempelajari selengkapnya tentang cara kueri bekerja, lihat artikel Pengenalan kueri. Saat ingin menggunakan data, Anda jarang ingin menggunakan semua data dari satu tabel. Misalnya, saat ingin menggunakan data dari tabel Kontak, Anda biasanya ingin melihat satu catatan tertentu, atau mungkin hanya nomor telepon. Terkadang Anda ingin menggabungkan data dari beberapa tabel, seperti menggabungkan informasi Pelanggan dengan informasi Pemesanan. Untuk memilih data yang ingin digunakan, Anda menggunakan kueri pemilihan. Kueri pemilihan adalah objek database yang memperlihatkan informasi di tampilan lembar data. Kueri tidak menyimpan data, kueri menampilkan data yang disimpan dalam tabel. Kueri dapat memperlihatkan data dari satu atau beberapa tabel, dari kueri lain, atau dari kombinasi keduanya. Kueri memungkinkan Anda:
Anda dapat membuat kueri pemilihan dengan menggunakan Panduan Kueri atau dengan bekerja di tampilan Desain. Beberapa elemen desain tidak tersedia saat menggunakan panduan, namun Anda dapat menambahkan elemen ini nanti dengan menggunakan tampilan Desain. Meskipun dua metode tersebut berbeda satu sama lain, langkah-langkah dasar pada dasarnya sama:
Setelah membuat kueri pemilihan, Anda menjalankannya untuk melihat hasil. Untuk menjalankan kueri pemilihan, Anda dapat membukanya di tampilan Lembar Data. Jika Anda menyimpan kueri, Anda dapat menggunakannya kembali setiap kali diperlukan, misalnya, sebagai sumber data untuk formulir, laporan, atau kueri lain. Anda dapat menggunakan Panduan Kueri untuk membuat kueri pemilihan secara otomatis. Saat menggunakan panduan, Anda memiliki kontrol yang lebih sedikit atas detail desain kueri, namun kueri biasanya dapat dibuat lebih cepat dibandingkan jika Anda tidak menggunakan panduan. Selain itu, panduan dapat menangkap beberapa kesalahan desain sederhana dan meminta Anda untuk melakukan tindakan yang berbeda. Jika Anda menggunakan bidang dari sumber data yang tidak terkait satu sama lain, Panduan Kueri bertanya jika Anda ingin membuat hubungan. Panduan membuka Jendela hubungan untuk Anda, namun panduan harus dimulai ulang jika Anda mengedit hubungan apa pun. Oleh karena itu, sebelum Anda menjalankan panduan, pertimbangkan membuat hubungan apa pun yang kueri butuhkan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan tabel, lihat artikel Panduan untuk hubungan tabel.
Atas Halaman Anda dapat menggunakan tampilan Desain untuk membuat kueri pemilihan secara manual. Saat Anda menggunakan tampilan Desain, Anda memiliki lebih banyak kontrol atas detail desain kueri, namun kesalahan desain dapat sering terjadi, dan pembuatan memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan menggunakan panduan. Saat Anda menggunakan tampilan desain, untuk menambahkan sumber data, Anda menambahkan sumber data dan bidang dalam langkah terpisah. Namun, Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak sumber data nanti jika ingin.
Saat Anda menambahkan sumber data, jika sumber-sumber telah memiliki hubungan yang ditentukan di antara sumber, hubungan tersebut ditambahkan secara otomatis ke kueri sebagai gabungan. Gabungan menentukan cara data dari sumber terkait harus digabungkan. Access juga secara otomatis menggabungkan antara dua tabel jika tabel tersebut memiliki bidang yang memiliki tipe data kompatibel dan satu bidang adalah kunci utama. Anda mungkin ingin menyesuaikan gabungan yang Access buat. Access menentukan tipe gabungan untuk membuat berdasarkan pada hubungan yang diwakili gabungan. Jika Access membuat gabungan namun tidak terdapat hubungan yang ditentukan, Access membuat sebuah gabungan dalam. Jika Access secara otomatis membuat gabungan yang benar saat Anda menambahkan sumber data, Anda dapat langsung menuju Langkah 3: Menambahkan bidang output. Dalam beberapa situasi, Anda ingin menggabungkan dua salinan tabel atau kueri yang sama, yang disebut penggabungan otomatis, yang menggabungkan catatan dari tabel serupa saat terdapat nilai yang cocok pada bidang yang digabungkan. Misalnya, anggaplah Anda memiliki tabel Karyawan di mana bidang LaporkanKe untuk setiap catatan karyawan menampilkan ID manajernya sebagai ganti nama. Anda dapat menggunakan gabungan sendiri untuk menampilkan nama manajer di setiap catatan karyawan. Saat Anda menambahkan sumber data untuk kali kedua, Access menambahkan _1 pada nama instans kedua. Misalnya, Jika Anda menambahkan tabel Karyawan dua kali, instans kedua akan dinamakan Karyawan_1. Jika sumber data yang ditambahkan pada kueri telah memiliki hubungan, Access secara otomatis membuat gabungan dalam untuk setiap hubungan. Jika integritas referensial diterapkan, Access juga menampilkan “1” di atas garis gabungan untuk memperlihatkan tabel yang ada di sisi “satu” dari hubungan satu ke banyak dan simbol tak terhingga (∞) untuk memperlihatkan tabel yang ada di sisi “banyak”. Jika Anda menambahkan kueri pada kueri, dan belum membuat hubungan di antara kueri-kueri tersebut, Access tidak secara otomatis membuat gabungan di antara kueri tersebut, atau di antara kueri dan tabel yang tidak terkait. Jika Access tidak membuat gabungan saat Anda menambahkan sumber data, Anda biasanya harus menambahkan sumber data sendiri. Sumber data yang tidak digabungkan ke sumber data lainnya dapat menyebabkan masalah dengan hasil kueri. Anda mungkin juga ingin mengubah tipe gabungan dari gabungan dalam menjadi sebuah gabungan luar, sehingga kueri menyertakan catatan lainnya.
Setelah gabungan siap, Anda menambahkan bidang output, bidang yang memiliki data yang Anda inginkan dalam hasil kueri. Anda dapat dengan mudah menambahkan bidang dari salah satu sumber data yang ditambahkan di langkah 1.
Jika Anda ingin melakukan perhitungan atau menggunakan fungsi untuk menghasilkan output kueri, Anda dapat menggunakan ekspresi sebagai bidang output. Ekspresi dapat menggunakan data dari salah satu sumber data kueri, serta fungsi, seperti Format atau InStr, dan juga dapat berisi operator aritmetika dan konstanta.
Langkah ini bersifat opsional. Anda menggunakan kriteria untuk membatasi catatan yang kueri kembalikan, berdasarkan apakah nilai bidang memenuhi kriteria yang Anda tentukan.
Anda dapat menggunakan kriteria dengan beberapa bidang. Ketika Anda melakukannya, semua kriteria di Kriteria yang dikehendaki atau baris Atau harus benar untuk catatan yang akan disertakan. Anda dapat menambahkan bidang ke desain kueri dan tidak menyertakan data bidang dalam output kueri. Lakukan hal ini jika Anda ingin menggunakan nilai bidang untuk membatasi hasil kueri, namun tidak ingin melihat nilai bidang.
Langkah ini bersifat opsional. Anda mungkin ingin meringkas data, terutama jika data berupa numerik. Misalnya, Anda mungkin ingin melihat harga rata-rata, atau total penjualan. Untuk meringkas data dalam kueri, Anda menggunakan baris Total. Secara default, baris Total tidak ditampilkan dalam tampilan Desain.
Untuk melihat hasil kueri, pada tab Desain, klik Jalankan. Access menampilkan hasil kueri Anda dalam tampilan Lembar Data. Untuk membuat perubahan lebih lanjut pada kueri, klik Beranda > Tampilkan > Tampilan Desain untuk beralih kembali ke tampilan Desain. Ubah bidang, ekspresi, atau kriteria dan jalankan ulang kueri hingga kueri menghasilkan data yang Anda inginkan. Atas Halaman |