Saat mempersiapkan presentasi, Anda sebagai seorang pembicara harus mempertimbangkan satu aspek terpenting.
Yaitu audiens Anda.
Karena itu, Anda perlu melakukan analisis audiens.
Di bidang presentasi, analisis audiens adalah istilah yang umum. Analisis audiens sama pentingnya dalam presentasi apa pun juga. Jika Anda tidak memiliki cukup pengetahuan tentang audiens Anda, maka Anda tidak akan pernah bisa memiliki presentasi yang sukses.
Audiens adalah dasar dari setiap presentasi. Karena itu, sangat penting untuk mengetahui dan mempelajari audiens Anda sebelum Anda berdiri di podium presentasi Anda. Anda tidak dapat membuat orang lain terkesan dengan presentasi Anda, jika Anda tidak mempelajarinya dengan baik, bukan ?
Nah, berikut ini adalah 3 hal mengenai pentingnya analisis audiens yang tepat, yaitu untuk :
- Komunikasi yang lebih baik. Setelah Anda mengenal audiens Anda dengan benar, maka Anda akan dapat berkomunikasi dengan cara yang lebih baik. Jika Anda memiliki forum audiens remaja, Anda harus berhubungan dengan mereka agar presentasi Anda lebih menarik. Aspek yang sama berlaku untuk kelompok usia lain juga.
- Presentasi yang lebih baik. Anda tidak bisa sembarangan mempersiapkan presentasi Anda. Anda harus memiliki pengetahuan tentang sifat audiens Anda. Dan, jika Anda memiliki analisis audiens yang tepat, maka akan lebih membantu saat mempersiapkan presentasi Anda, karena kekurangan yang ada dapat diketahui lebih awal.
- Memahami audiensAnda dengan lebih baik. Dalam sesi presentasi, Anda perlu memahami“Harapan Audiens”. Jika Anda tidak dapat memenuhi harapan audiens, maka keseluruhan sesi presentasi Anda akan gagal.
Semakin baik Anda memahami tujuan dan perhatian audiens, semakin besar kemungkinan Anda akan mencapai tujuan dan hasil yang Anda inginkan. Dan, semakin mampu Anda mengukur keberhasilan itu.
Untuk menggali informasi tentang audiens Anda, ada 7 pertanyaan yang dapat Anda ajukan.
Mari kita bahas satu per satu.
Pertanyaan Audiens # 1 : Siapa Mereka ?
Terhubung dengan audiens Anda berarti memahami mereka pada tingkat profesional dan pribadi, yang meliputi:
- Ketahui nama, peran, jabatan, tanggung jawab, dan hari-hari kegiatan kerja mereka.
- Temukan demografi dasar seperti rasio jenis kelamin, usia jangkauan, tingkat pendidikan, dan pengalaman profesional.
- Cari tahu akankah pembuat keputusan ada di ruangan itu ? Apakah individu itu memiliki kewenangan untuk membeli solusi Anda atau menyetujui usul Anda ?
- Luangkan waktu untuk mencari informasi pribadi. Apa minat dan hobi khusus mereka?
Pertanyaan Audiens # 2 : Apa harapan mereka dan mengapa mereka ada di tempat presentasi untuk mendengar Anda memberikan presentasi ?
Mengapa audiens Anda datang untuk mendengarkan presentasi Anda ? Temukan apa harapan mereka. Apakah mereka mencari solusi untuk memecahkan masalah mereka ?
Pertanyaan Audiens # 3 : Apa masalah dan tantangan utama mereka ?
Temukan apa yang menyebabkan mereka sakit kepala dan frustrasi. Identifikasi masalah yang menyebabkan keuangan mereka mengalami kerugian, kepuasan pelanggan menurun, moral rendah, dan/atau inefisiensi operasional. Apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tantangan yang dihadapinya ? Tunjukkan kepada audiens bahwa Anda memahami situasi mereka dan Anda memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah mereka.
Pertanyaan Audiens # 4 : Bagaimana pesan Anda dapat menyelesaikan masalah mereka ?
Nyatakan dengan percaya diri bagaimana audiens mendapat manfaat dari presentasi Anda. Sekarang Anda sudah tahu tantangan utama audiens Anda, pastikan Anda dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana produk atau ide Anda dapat menyelesaikan masalah mereka dan membuat hidup mereka menjadi lebih mudah. Ungkapkan dengan jelas bagaimana solusi Anda akan membantu mereka. Jangan berharap audiens mengetahui manfaatnya untuk diri mereka sendiri terlepas dari seberapa jelas keuntungannya menurut Anda.
Pertanyaan Audiens # 5 : Kesan apa yang ingin Anda buat ? Apa yang Anda ingin audiens lakukan setelah mendengar presentasi Anda ?
Apa ajakan yang Anda ingin audiens lakukan ? Apa yang Anda inginkan dari audiens Anda setelah presentasi Anda ? Kesan apa yang Anda inginkan untuk Anda buat kepada audien Anda ? Anda ingin ide Anda disetujui oleh manajemen ? Atau Anda ingin audiens membeli produk atau solusi Anda ? Artikulasikan dengan jelas dalam sebuah kalimat.
Pertanyaan Audiens # 6 : Seberapa banyak yang sudah diketahui audiens Anda ? Apakah ada kesalahpahaman yang perlu diperbaiki ?
Pastikan untuk mencari tahu seberapa banyak mereka tahu tentang topik Anda, sehingga Anda dapat menyesuaikan presentasi Anda. Jumlah detail dan tipe konten yang Anda sertakan dalam presentasi Anda harus bergantung pada tingkat pengetahuan dan peran audiens Anda.
Pertanyaan Audiens # 7 : Apa tipe kepribadian mereka?
Apa kepribadian pembuat keputusan dari audiens Anda ? Apakah mereka pemikir yang berorientasi pada detail yang ingin mendengar tentang proses dan logika Anda ? Atau seorang chief executive officer (CEO) yang serba cepat dan berpikir cepat yang ingin mendengar pesan utama Anda dalam 5 menit pertama ? Eksekutif yang serba cepat tentu memerlukan informasi yang berbeda dari seorang insinyur, ilmuwan dan ahli teknologi yang berpikiran kualitas. Presentasi Anda perlu mengakomodir perbedaan ini.
Demikianlah, 7 pertanyaan penting yang perlu Anda ketahui untuk memahami tentang audiens Anda.
Mengantisipasi kebutuhan dan perhatian audiens Anda akan membantu Anda menyesuaikan pola pikir Anda saat Anda mempersiapkan dan melaksanakan presentasi Anda. Gunakan pepatah lama tentang menempatkan diri Anda pada posisi audiens Anda. Tempatkan diri Anda di dalam kebutuhan mereka. Bayangkan diri Anda sebagai audiens yang duduk untuk menyaksikan apa yang Anda katakan.
Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal
Ketika Anda presentasi dan Anda memandang audiens Anda, mereka kelihatan acuh tak acuh terhadap apa yang Anda sampaikan.
Ada audiens Anda yang mengangguk-angguk. Bukan karena mereka mengerti, tetapi karena mereka terkantuk-kantuk. Ada yang tampaknya sedang asyik berbicara dengan rekan sebelahnya. Ada juga yang membaca pesan di handphonenya.
Anda sebagai presenter hanya bisa berdiri dengan kebingungan, tidak tahu apa yang harus Anda lakukan.
Tentu Anda sebagai presenter tidak mau hal ini terjadi pada presentasi Anda.
Mari kita bahas apa yang sebaiknya Anda lakukan agar Anda tidak dicuekin oleh audiens Anda.
Tips Menghadapi Audiens Acuh Tak Acuh # 1 : Anda harus benar-benar hadir dalam presentasi Anda
Audiens tidak yang memperhatikan apalagi mendengarkan Anda, karena Anda sendiri sebagai presenter juga mencuekin mereka.
Anda sebagai presenter ketika berpresentasi tidak benar-benar hadir dan berkomunikasi dengan audiens Anda. Istilah kerennya Anda tidak presence.
Anda tidak melakukan presentasi sebagai komunikasi dua arah, melainkan hanya melakukan presentasi satu arah saja.
Karena itu, lakukan presentasi yang memberi audiens banyak peluang untuk interaksi yang terstruktur yang saya sebut dengan istilah presentasi 2.0.
Tips Menghadapi Audiens Acuh Tak Acuh # 2 : Buatlah interaksi dengan audiens Anda
Untuk membuat interaksi dengan audiens, pertama Anda dapat meminta audiens menemukan informasi dan ide terkait dengan konten yang anda sampaikan.
Untuk meminta audiens Anda menemukan informasi dan ide terkait dengan konten yang Anda sampaikan, maka Anda dapat menyuguhkan video dalam presentasi Anda.
Anda tidak harus menjadi satu-satunya yang berbicara selama presentasi Anda. Sematkan video ke salah satu slide Anda untuk memberikan pendapat lain atau bahkan hanya untuk menambahkan jeda bagi audiens Anda selama presentasi yang Anda berikan. Memasukan video dalam presentasi Anda dapat memberikan cara lain yang berbeda bagi audiens Anda dalam mengkonsumsi konten Anda.
Kedua, Anda dapat menyampaikan sebuah pertanyaan tertentu untuk didiskusikan. Anda dapat membagi audiens menjadi kelompok-kelompok kecil untuk membicarakan solusi dari pertanyaan tersebut atau meminta mereka mendiskusikannya dengan tetangga mereka.
Anda dapat menggunakan strategi think-pair-share.
Dalam menggunakan strategi ini, Anda dapat mengajukan masalah atau pertanyaan singkat kepada audiens Anda dan memberi mereka waktu dan kesempatan untuk melakukan langkah-langkah berikut :
- Pikirkan masalah atau pertanyaan secara individual.
- Pasangkan dengan peserta lainnya untuk berdiskusi.
- Minta bagikan temuan atau takeaways mereka dengan anggota audiens lainnya.
Strategi ini tidak hanya memberi audiens Anda waktu untuk memproses dan menerapkan pengetahuan dan keterampilan mereka sendiri terlebih dahulu, tetapi juga memberi mereka kesempatan untuk berkonsultasi dan berkolaborasi dengan rekannya.
Jika Anda melakukan presentasi virtual, maka Anda dapat menggunakan fitur yang ada di aplikasi video konferensi. Dalam aplikasi Zoom, misalnya, Anda dapat menggunakan fitur breakout room.
Breakout Room berfungsi dengan baik untuk berkolaborasi dan mendiskusikan topik tertentu dari presentasi yang Anda sampaikan. Setelah berdiskusi di Breakout Room, misalnya, satu anggota grup dapat membagikan temuan atau ide grupnya kepada peserta lainnya.
Selain itu, untuk melibatkan audiens terkait dengan informasi dan ide yang Anda sampaikan, maka Anda dapat meminta audiens untuk melakukan sesuatu. Baiknya, Anda memberikan semacam penjelasan langkah demi langkah bagaimana melakukan hal tersebut. Hal ini tentu akan membuat audiens Anda terlibat dengan presentasi yang Anda sampaikan.
Ketiga, Anda dapat merefleksikan informasi dan ide yang Anda sampaikan dengan melakukan jajak pendapat (polls) yang relevan dengan konten presentasi Anda.
Beri audiens Anda beberapa pilihan jawaban dari suatu pertanyaan terkait dengan konten yang Anda sampaikan. Minta mereka untuk mengangkat tangan untuk menyampaikan jawaban mereka.
Selain ketiga hal tersebut, Anda dapat menggunakan audience connecting techniques (ACT). ACT membawa audiens Anda ke dalam presentasi Anda. ACT mengundang partisipasi mereka dan memberikan pemberitahuan bahwa Anda mengharapkan keterlibatan mereka.
Tips Menghadapi Audiens Acuh Tak Acuh # 3 : Respons reaksi audiens Anda
Anda perlu menyadari bahwa segala sesuatu dapat terjadi sewaktu presentasi berlangsung. Anda perlu menunjukan reaksi Anda atas apa yang terjadi.
Misalnya,berhentilah sejenak untuk memberi kesempatan audiens berpikir atau merespon, ketika Anda mengajukan pertanyaan. Atau, tunjukkan ekspresi wajah dan kontak mata pada audiens. Jangan Anda memperlihatkan wajah Anda tanpa ekspresi dengan melihat tembok atau langit – langit. Atau, Anda bisa juga menanggapi dengan singkat, apabila ada audiens yang berkomentar. Momen ini dapat Anda gunakan untuk kesempatan membuat humor spontan.
Selain itu, Anda dapat juga menegur audiens ketika terjadi situasi yang menganggu. Adalah bukan cara yang tepat, jika Anda tetap cuek di tengah audiens yang gaduh sendiri yang seolah-olah Anda tidak mengetahui hal itu terjadi.
Anda perlu berempati terhadap audiens yang masih ingin mendengarkan Anda. Mereka akan merasa tidak nyaman dan terganggu, jika Anda membiarkan ada audiens yang gaduh sendiri.
Oleh karena itu, Anda dapat melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan seperti :
- Buatlah perjanjian di awal, misalnya, untuk menutup dahulu sementara handphone atau laptop yang mereka gunakan.
- Lakukan kontak mata pada audiens yang asyik ngobrol sendiri. Tahan terus mata Anda sambil menatap mata mereka sampai mereka menyadarinya. Akibatnya, lama kelamaan mereka akan menyadarinya dan berhenti ngobrol.
- Ketika audiens Anda gaduh menjadi semakin tidak terkendali, maka Anda berhenti berbicara sama sekali. Anda diam beberapa saat. Nanti akhirnya seluruh audiens akan berhenti bicara dan mulai menatap Anda kembali.
Dengan melakukan hal–hal ini, maka Anda akan mendapatkan respek dari audiens. Selain itu, Anda juga menunjukkan bahwa Anda memiliki power sebagai seorang presenter.
Demikianlah, 3 tips untuk menghadapi audiens yang acuh tak acuh pada presentasi Anda. Pertama, Anda harus benar-benar hadir dalam presentasi Anda. Kedua, buatlah interaksi dengan audiens Anda. Ketiga, respons reaksi audiens Anda.
Dengan melakukan 3 tips tersebut, maka audiens Anda akan merasa dilibatkan sebagai bagian dari sebuah presentasi. Mereka dapat ikut merespon dan berkontribusi terhadap isi materi yang Anda bawakan, sehingga presentasi Anda akan berdampak bagi mereka.
Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal