Formulir pengiriman barang adalah dokumen penting yang harus dilampirkan saat mengirim paket. Setiap pengiriman paket di seluruh jasa ekspedisi wajib menyertakan data pengiriman lengkap agar paket sampai tujuan dengan aman.
Beberapa jasa ekspedisi sudah menggunakan formulir pengiriman otomatis yang dapat diakses melalui situs ataupun aplikasi. Baik jasa ekspedisi cargo maupun layanan pengiriman ekspress seperti JNE, Pos, dsb. Namun, masih ada yang menyediakan formulir dalam bentuk lembaran yang wajib diisi oleh si pengirim.
Agar tidak bingung saat mengisinya, silakan simak beberapa informasi penting terkait formulir pengiriman di artikel berikut.
Apa Formulir Pengiriman Barang?
Formulir pengiriman barang adalah dokumen berupa data & informasi mengenai pengiriman paket yang akan dikirim ke penerima.
Informasi apa yang tertera dalam formulir pengiriman barang? Beberapa diantaranya adalah nama, alamat dan kontak pengirim dan penerima paket, tanggal, keterangan, ongkir dan tanda tangan.
Formulir pengiriman berbeda dengan surat pengiriman barang. Formulir hanya terdiri dari satu lembaran kertas saja tanpa ada lampiran atau dokumen tambahan.
Di samping itu, formulir pengiriman biasanya tidak hanya disediakan oleh pihak jasa ekspedisi. Melainkan dapat dibuat oleh individu, lembaga atau instansi yang menangani pengiriman barang.
Lantas, siapa yang mengisi formulir pengiriman barang? Yang wajib mengisi formulir adalah si pengirim barang.
Sebelum paket dikirim, pengirim wajib menyertakan formulir pengiriman yang akan ditempel di paket. Selain sebagai identitas, formulir pengiriman menjadi bukti pengiriman yang dapat diperiksa oleh pihak penerima.
Apa saja yang Diisikan pada Formulir Pengiriman Barang?
Formulir pengiriman barang umunnya berisi beberapa poin berikut:
- nama pengirim
- nama penerima
- alamat pengirim
- alamat penerima
- nomor HP / kontak pengirim
- nomor HP / kontak penerima
- keterangan barang
- tanggal
- biaya pengiriman
- nomor resi
- nomor pesanan (opsional)
- tanda tangan
Bentuk formulir pengiriman barang sangat bervariasi. Tapi umumnya formulir hanya berupa dokumen satu lembar berisi data pengiriman. Beberapa jasa ekspedisi juga sudah mengintegrasikan formulir ke sejumlah toko online dan marketplace.
Hal ini lebih mudah karena tinggal mengisi informasi dan mencetak formulir sebelum ditempelkan ke paket kiriman.
Apa Kegunaan Formulir Pengiriman Barang?
Formulir pengiriman merupakan salah satu dokumen penting saat mengirim paket. Dokumen ini berfungsi sebagai identitas yang dapat membantu lancarnya proses pengiriman sekaligus sebagai alat input saat proses berlangsung.
Bukan itu saja, formulir pengiriman juga mencantumkan nomor resi yang berfungsi sebagai bukti pengiriman. Berikut beberapa fungsi formulir pengiriman lainnya:
- Menyediakan informasi lengkap mengenai pengiriman paket.
- Sebagai identitas paket dan input data saat proses pengiriman berlangsung.
- Memudahkan kurir saat mengantarkan paket ke alamat yang benar.
- Memudahkan proses sortir barang.
- Mencantumkan kode Pos yang dapat mempermudah perjalanan paket sampai ke daerah atau gudang ekspedisi yang tepat.
- Memudahkan kurir menghubungi pihak pengirim / penerima jika ada keperluan tertentu.
Saking pentingnya, pihak pengirim perlu teliti saat mengisi data di formulir pengiriman. Karena hal ini juga berpengaruh sata ingin mengajukan klaim ke jasa ekspedisi.
Setiap data yang tercantum dalam dokumen tersebut menjadi identitas dalam proses pengiriman. Sehingga si pengirim paket harus mengisikan data secara benar.
Bagaimana Cara Mengisi Formulir Pengiriman Barang?
Pengisian formulir pengiriman lebih banyak dilakukan di gerai atau kantor pengiriman. Biasanya pengirim mengisi formulir tersebut sebelum melakukan pembayaran ongkos kirim.
Ada juga formulir pengiriman yang sudah tercetak otomatis. Umumnya jika kamu membeli barang secara online di ecommerce atau marketplace.
Karena banyaknya formulir online, beberapa pengirim ada yang kebingungan saat harus mengisi dokumen secara manual. Kamu harus baca petunjuknay terlebih dahulu agar dapat mengisi secara benar.
Nah, berikut petunjuk langkah-langkah pengisian formulir pengiriman manual yang urut dan benar:
1. Isi data penerima menggunakan huruf KAPITAL secara lengkap dan benar, meliputi:
- Nama lengkap penerima
- Alamat lengkap penerima (nama jalan, no.rumah, RT & RW, kelurahan, kecamatan dan keterangan mendukung lainnya).
- Nama kota kabupaten tempat domisili penerima.
- Nama provinsi tempat domisili penerima.
- Nomor / kode pos wilayah domisili penerima.
- Nomor HP / kontak pihak penerima yang bisa dihubungi.
2. Isi data pengirim menggunakan huruf KAPITAL secara lengkap dan benar, meliputi:
- Nama lengkap pengirim.
- Alamat lengkap pengirim (nama jalan, no.rumah, RT & RW, kelurahan, kecamatan dan keterangan mendukung lainnya).
- Nama kota kabupaten tempat domisili pengirim.
- Nama provinsi tempat domisili pengirim.
- Nomor / kode pos wilayah domisili pengirim.
- Nomor HP / kontak pihak pengirim yang bisa dihubungi.
Surat jalan adalah dokumen penting yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang dari suatu tempat. Surat ini, wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor) yang bertugas untuk mengirimkan barang milik konsumen sampai ke tujuan. Namun biasanya kelengkapan dokumen resmi ini dibuat oleh pengirim yang bertujuan sebagai informasi dari pihak pengirim kepada pihak penerima.
Setiap perusahaan memiliki format surat jalan yang berbeda-beda. Namun, di antaranya ada beberapa butiran informasi yang penting harus dimiliki oleh setiap surat jalan. Pentingnya surat jalan untuk pengiriman barang, maka Kargo.tech akan memberikan penjelasan lebih lanjut seputar surat jalan, mulai dari pengertian, fungsi surat jalan, dan bagaimana cara mendapatkan surat jalan di Kargo.tech.
Pengertian Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan adalah dokumen resmi yang diberikan oleh pengirim kepada penerima yang mencantumkan semua list barang yang akan dikirim melalui jasa logistik yang mengantarkan barang tersebut. Dokumen ini sangat penting sehingga penerima barang dapat melihat rincian barang apa saja yang dikirim dan disesuaikan dengan data warehouse yang ada. Jadi, jika ada beberapa list barang yang tidak terpenuhi, penerima bisa memberitahukan secara langsung kepada pengirim bahwa ada barang kiriman yang salah tanpa harus membongkar muat terlebih dahulu.
Baca Juga: Perbandingan Mobil Truk Baru atau Bekas? (Solusi Keuangan Pemilik Truk)
Selain sebagai informasi kirim yang ditujukan kepada penerima, dokumen surat jalan juga berfungsi sebagai tanda jasa logistik sedang yang sedang bertugas mengirimkan barang. Sehingga, surat ini penting untuk dibawa oleh jasa pengiriman, agar pada saat pengecekan polisi atau pihak yang berwenang dapat mengidentifikasi barang yang dibawa oleh truk yang melintas dan sebagai alat keabsahan proses pengiriman.
Alur edaran surat jalan ini dilakukan mulai dari pemasok menuliskan format surat jalan yang ditandatangani oleh pengirim, lalu dibawa oleh jasa logistik sebagai pegangan saat perjalanan. Jika barang sudah sampai pada penerima, maka surat jalan harus dicek kembali oleh penerima dan ditandatangani oleh penerima, lalu setelah itu jasa logistik kembali mengantarkan surat tersebut kepada pengirim sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan tidak ada kekurangan.
Beberapa Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang
1. Sebagai dokumen tertulis yang berisi detail informasi barang yang dikirim oleh shipper (pengirim barang). Detail tersebut antara lain adalah nama barang, jumlah barang, dan harga barang.
2. Sebagai dokumen yang digunakan oleh ekspedisi untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, misalnya pada saat pengecekan yang dilakukan petugas keamanan, dan polisi.
3. Sebagai dokumen yang disahkan oleh pihak vendor dan shipper bahwa barang sudah diangkut ke dalam truk dan selesai dikirim sampai ke tujuan.
4. Sebagai dokumen yang digunakan oleh akuntan atau bendahara dari pihak vendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.
Baca Juga: Mau Banjir Delivery Order? Yuk Coba Truk Balikan di Kargo
5. Sebagai dokumen bukti jika pihak shipper ingin mengajukan klaim asuransi terkait barang yang tertulis di dalamnya. Tanpa ini, biasanya pihak asuransi akan sulit menerima klaim shipper
Itulah 5 fungsi yang bisa dijadikan alasan kenapa surat tersebut sangat penting dikeluarkan oleh pihak vendor dan disahkan oleh pihak shipper. Tanpa adanya ini, pengiriman tidak bisa dibuktikan sudah selesai dan vendor tidak bisa menerima pembayaran. Kemudian, shipper tidak akan bisa mengajukan klaim asuransi kepada pihak terkait.
Informasi Penting di Dalam Surat Jalan Pengiriman Barang
Setelah melihat alur edaran surat jalan, sekarang kamu perlu tahu informasi apa saja yanga ada di dalamnya. Namun, sebelum mengetahui hal tersebut, perlu diketahui bahwa surat jalan sendiri memiliki dua rangkap utama.
Lembar pertama yaitu lembar yang harus dikembalikan kepada pengirim dan ditandatangani oleh penerima (lembar putih). Rangkap yang kedua khusus untuk diberikan kepada penerima dan menjadi catatan administrasi dari sebuah pengiriman yang harus disimpan (lembar merah).
Baca Juga: Cara Perpanjang SIM B1 dan SIM B Umum
Melihat pentingnya surat tersebut, maka beberapa informasi di bawah ini seharusnya dicantumkan di dalam surat jalan pengiriman barang:
1. Nomor surat pengiriman barang sesuai yang telah dikeluarkan oleh pihak vendor dan pengirim.
2. Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim.
3. Tanggal pengiriman, dan tanggal estimasi barang sampai.
2. Detail barang yang diberikan kepada penerima dan vendor dari pengirim (Shipper), seperti nama barang, jumlah barang, harga barang, berat barang, beserta dengan keterangannya.
3. Tanda tangan pihak penerima, pengirim dan vendor (jika dibutuhkan).
4. Stempel perusahaan pengirim, penerima dan vendor (jika diperlukan).
Tidak ada gaya dan cara penulisan surat yang baku, semuanya dikeluarkan sesuai dengan keinginan masing-masing pihak pengirim. Untuk tambahan, biasanya agar lebih aman dokumen tersebut dilengkapi dengan nomor plat yang digunakan jasa pengirim dan nama dari supir yang mengantarkan barang.
Contoh Surat Jalan Untuk Kirim Barang
Berikut ini contoh surat jalan yang bisa digunakan sebagai patokan untuk membuat surat jalan pengiriman.
Bagaimana Cara Kirim Surat Jalan di Kargo?
Bagi mitra vendor Kargo.tech yang sudah menyelesaikan pengiriman dan ingin mengirim surat supaya bisa mendapatkan pembayaran tepat waktu, silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Buka aplikasi Kargo Vendor.
2. Masuk dengan akun yang sudah didaftarkan.
3. Pergi ke halaman “Shipment”
4. Pilih salah satu pengiriman yang sedang berjalan dan ingin diselesaikan.
5. Klik tombol “Set as Completed”.
6. Foto/scan surat kamu. Lalu, klik tombol “Submit” untuk menyelesaikannya.
Langkah terakhir, beritahulah kepada pihak shipper mengenai surat tersebut untuk dicek dan disahkan agar seluruh fungsi surat jalan pengiriman barang sebagaimana fungsinya bisa terpakai. Surat jalan yang berlaku di Kargo.tech sendiri sifatnya didapatkan secara online.
Jadi Mitra Kargo dapat mendapatkan surat jalan tersebut pada saat penjemputan barang, nanti sebelum proses bongkar barang, maka kamu dapat melihat surat jalan di aplikasi Kargo Vendor yang secara otomatis muncul setelah persetujuan dari pengirim.
Baca Juga: Cara Daftar Menjadi Transporter di Aplikasi Kargo (Terbaru)
Perbedaan Surat Jalan, Invoice dan Kwitansi Bagi Kegiatan Logistik
Seperti yang diketahui, bahwa ketiga istilah ini memiliki fungsi masing-masing bagi penjualan dan juga pembelian. Walaupun begitu, 3 surat ini memiliki perbedaan loh! Apa saja sih perbedaannya?
Invoice dalam dunia logistik adalah surat yang berisi tentang keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar dan perincian pembelian. Invoice sendiri memiliki fungsi yang berbeda, yaitu sebagai surat resmi yang digunakan sebagai surat penagihan dari pembayaran atas penggunaan jasa yang belum terbayarkan.
Baca Juga: Truk Balen : Info Muatan Balen Dari Kargo Untuk Pulang
Berbeda dengan surat jalan yang berfungsi sebagai keterangan informasi yang diberikan oleh pengirim ke penerima barang yang berisi tentang informasi pembelian dan kelengkapan barang yang dikirim.
Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti dari penjual kepada pembeli atas pembayaran yang dilakukan oleh pembeli. Fungsinya adalah sebagai tanda bukti bahwa pembayaran sudah dilakukan, dan juga sebagai catatan pembelian yang diperuntukan untuk pencatatan akuntansi. Untuk sebuah pengiriman logistik sendiri jasa logistik dapat dibayarkan pada di awal pengiriman dan juga di akhir pengiriman.
Surat jalan yang berisi 2 rangkap (putih dan merah) tersebut bisa dijadikan sebagai invoice dan berubah fungsi dari surat jalan menjadi invoice penagihan. Invoice ini ditagih kepada pengirim jika jasa sudah selesai dilakukan namun pembayaran belum dibayarkan sesuai dengan perjanjian. Invoice sendiri juga bisa berfungsi bagi jasa logistik sebagai bukti bahwa barang berhasil dikirim, dan sebagai agunan pinjaman invoice financing.
Berikut tadi adalah pembahasan seputar surat jalan dan cara kirim surat jalan di Kargo untuk mendapatkan pinjaman invoice financing. Surat jalan adalah hal yang penting dimiliki oleh satu perjalanan pengiriman. Tidak hanya secara tertulis berupa kertas, namun juga ada surat jalan yang dikeluarkan secara online. Surat jalan tersebut dapat digunakan sebagai invoice penagihan jasa logistik kepada pengirim juga. Melihat fungsinya dan pentingnya surat jalan, jangan sampai lupa sebelum melakukan pengiriman.
Gabung Bersama Vendor Kargo.tech dan Dapatkan Muatan Lebih
Kargo merupakan salah satu jasa sewa truk yang memiliki lebih dari ratusan permintaan setiap harinya untuk diantarkan. Segera bergabung bersama Kargo untuk mendapatkan muatan rutin, balen, dan harian hanya dengan melakukan pendaftaran online melalui aplikasi Kargo vendor.
Untuk bergabung bersama Kargo vendor, caranya sangat mudah, kamu hanya perlu download aplikasi Kargo vendor, dan segera nyalakan notifikasi pengirimannya. Setelah itu, akan ada banyak permintaan setiap harinya untuk pengiriman barang sesuai yang diberikan oleh Kargo. Bergabung bersama Kargo tidak akan menyusahkan transporter dengan atribut dan denda lainnya yang merugikan. Bersama Kargo, kamu hanya perlu memiliki truk sehat untuk pengiriman barang dan driver yang jujur. Yuk, bergabung bersama Kargo sekarang juga.