27
praktisi Humas pemerintah yang melakukan fungsi manajemen dalam bidang informasi
dan komunikasi yang persuasif, efektif, dan efisien, untuk menciptakan hubungan yang
harmonis dengan publiknya melalui berbagai sarana kehumasan dalam rangka
menciptakan citra dan reputasi yang positif instansi pemerintah.
Lembaga Humas adalah unit organisasi dalam instansi pemerintah yang
melakukan fungsi manajemen bidang informasi dan komunikasi kepada publiknya.
Praktisi Humas pemerintah adalah individu instansi pemerintah yang
menjalankan fungsi kehumasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi)-nya.
(2011:7)
Selanjutnya di dalam Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan
Instansi Pemerintah (2011:9), dijelaskan mengenai Visi dan Misi Humas Pemerintah.
Visi Humas pemerintah adalah terciptanya pengelolaan kehumasan
(kelembagaan, ketatalaksanaan, dan SDM) yang proporsional, profesional, efektif, dan
efisien dalam mendukung penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik.
Misi Humas Pemerintah adalah:
1.
membangun citra dan reputasi positif pemerintah;
2.
membentuk, meningkatkan, dan memelihara opini positif publik;
3.
menampung dan mengolah aspirasi masyarakat;
4.
mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi, serta menganalisis data dan
informasi;
5.
menyosialisasikan kebijakan dan program pemerintah;
6.
membangun kepercayaan publik (public trust).
Page 2
28
2.2.2
Peranan Humas Pemerintah
Rosady Ruslan dalam bukunya Etika Kehumasan Konsepsi dan Aplikasi
(2011:110-111) mengemukakan bahwa, Peranan Humas Pemerintah menyangkut
beberapa hal sebagai berikut:
1.
Secara taktis (jangka pendek), Humas/PR instansi pemerintah berupaya
memberikan pesan-pesan atau informasi yang efektif kepada masyarakat sebagai
khalayak sasarannya. Kemampuan untuk melaksanakan komunikasi yang efektif,
memotivasi dan memiliki pengaruh terhadap opini publik sebagai upaya
“menyamakan persepsi” dengan tujuan dan maksud dari instansi/lembaga yang
bersangkutan.
2.
Secara strategis (jangka panjang), Humas/PR instansi pemerintah berperan aktif
dalam proses pengambilan keputusan (decision making process), dalam
memberikan sumbang saran, gagasan, dan ide yang kreatif serta cemerlang untuk
meyukseskan program kerja lembaga bersangkutan, hingga mampu menunjang
keberhasilan pembangunan nasional jangka panjang serta mendorong melalui
kerja sama dan mendapat dukungan masyarakat.
Di dalam Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi
Pemerintah Nomor 30 Tahun 2011 yang dikeluarkan oleh Menteri
Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, disebutkan Peran Humas
pemerintah meliputi unsur-unsur berikut:
1.
Komunikator
Page 3
29
Humas pemerintah berperan membuka
akses dan saluran komunikasi dua arah,
antara instansi pemerintah dan publiknya, baik secara langsung maupun tidak
langsung, melalui sarana kehumasan.
2.
Fasilitator
Humas pemerintah berperan menyerap perkembangan situasi dan aspirasi publik
untuk dijadikan
masukan bagi pimpinan instansi pemerintah dalam pengambilan
putusan.
3.
Diseminator
Humas pemerintah berperan dalam pelayanan informasi terhadap internal
organisasi dan publiknya, baik langsung maupun tidak langsung, mengenai
kebijakan dan kegiatan masing-masing instansi pemerintah.
4.
Katalisator
Humas pemerintah berperan dalam melakukan berbagai pendekatan dan strategi
guna mempengaruhi sikap dan pendapat publik untuk menyelaraskan
kepentingan pemerintah dengan publik.
5.
Konselor, Advisor, dan Interprator
Humas merupakan konsultan, penasihat, dan penerjemah kebijakan pemerintah.
6.
Prescriber
Humas berperan sebagai salah satu instrumen strategis pemimpin puncak
penentu kebijakan (2011:12).
2.2.3
Fungsi Humas Pemerintah
Ruslan (2011:110),
mengemukakan fungsi pokok Humas pemerintah Indonesia,
yaitu:
Page 4
30
1.
Mengamankan kebijaksanaan dan program kerja
pemerintah
yang
diwakilinya;
2.
Memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan-pesan dan informasi
mengenai kebijaksanaan, hingga
mampu
mensosialisasikan program-
program pembangunan baik secara
nasional maupun daerah kepada
masyarakat;
3.
Menjadi komunikator dan sekaligus
sebagai mediator yang proaktif dalam
upaya menjembatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak, dan
menampung aspirasi atau opini publik (masyarakat), serta
memperhatikan
keinginan-keinginan masyarakat dilain pihak;
4.
Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan
dinamis demi mengamankan stabilitas dan program pembangunan, baik
dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Fungsi Humas pemerintah menurut Canfield, seperti yang dikutip dalam
(Ardianto, 2011:241), yaitu:
1.
Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest)
2.
Memelihara komunikasi yang baik (maintain a good communication)
3.
Menitikberatkan pada moral dan prilaku yang baik (to stress a good morals
and manners)
Di dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata
Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, Fungsi Humas adalah:
Page 5
31
1.
membentuk, meningkatkan, serta memelihara citra dan reputasi positif instansi
pemerintah dengan menyediakan informasi tentang kebijakan, program, dan
kegiatan instansi;
2.
menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis;
3.
menjadi penghubung instansi dengan publiknya;
4.
melaksanakan fungsi manajemen komunikasi, yang meliputi kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemberian masukan dalam
pengelolaan informasi.
2.2.4
Kegiatan Humas Pemerintah
Menurut Sunarto dalam bukunya Humas Pemerintahan dan Komunikasi
Persuasif (2003:45-47), dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan, maka
Humas Pemerintah perlu melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1.
Membina pengertian pada khalayak terhadap kebijaksanaan pemerintah.
dalam hal ini, maka khalayak yang menjadi sasaran terdiri dari:
-
Khalayak Intern, yaitu karyawan di lingkungan sendiri;
-
Khalayak Ekstern, seperti media massa, pejabat pemerintah,
pemuka pendapat (opinion leader), dan sebagainya.
2.
Menyelenggarakan dokumentasi kegiatan pokok aparatur pemerintah,
khususnya berkenaan dengan pemberian pelayanan masyarakat dan yang
telah direlease untuk publikasi.
3.
Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat.
Page 6
32
4.
Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber.
Masalah pengumpulan dan penyimpanan data dan informasi yang menjadi
perhatian semua orang. Tidak saja besarnya jumlah informasi, tetapi juga
terus menumpuknya informasi yang relevan yang diperlukan oleh
perorangan, badan/instansi, media dan kantor berita, lembaga pendidikan dan
perusahaan yang memerlukan data dan informasi.
5.
Melakukan analisa terhadap permasalahan yang telah diklasifikasikankan ke
dalam bidang-bidang permasalahan yang sesuai dengan bidang pekerjaan
Humas yang bersangkutan, kemudian membuat kesimpulan terhadap
permasalahan tersebut. Hasil dari proses pengolahan ini dipergunakan untuk
memberikan gambaran atau informasi kepada pimpinan dan khalayak
6.
Produk kegiatan Humas merupakan informasi yang mengandung penjelasan-
penjelasan atas fakta pendapat atau sikap yang akan dikomunikasikan. Sifat
informasi biasanya bermacam-macam, yaitu:
-
Rahasia/tidak rahasia;
-
Nilai aktualitasnya bagi khalayak rendah/tinggi;
-
Nilai kebutuhan khalayak yang luas/terbatas.
Untuk memproduksi informasi Kehumasan perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
-
Sifat dan volume informasi;
-
Golongan sasaran yang akan dituju;
-
Media yang akan dipergunakan/dimanfaatkan;
-
Media yang dimiliki.
Page 7
33
Bentuk produk yang dihasilkan oleh Humas dapat berupa :
1)
Majalah, bulletin
2)
Press Release
3)
Artikel sponsor untuk media
4)
Desain program siaran radio, TV dan produk film
5)
Poster, folder, pamflet, selebaran, dan sebagainya.
7.
Penyebaran merupakan proses kegiatan produk Humas kepada khalayak
intern maupun ekstern. Produk Humas yang akan disebarkan kepada
masyarakat pada umumnya harus mengandung jaminan akan validitas dan
kredibilitas informasi yang dikomunikasikan. Penyebaran produk-produk
Humas hendaknya disesuaikan dengan sasaran yang hendak dicapai. Oleh
karena itu penyebaran dapat ditinjau dari segi pengelompokan sasaran yang
bersifat vertikal, misalnya : Kelompok Cendekiawan, Kelompok Pendidikan,
dan sebagainya.
2.2.5
Citra Organisasi/Perusahaan
Citra perusahaan (corporate image) (ada pula yang menyebutnya sebagai citra
lembaga) adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan citra atas
produk dan pelayanannya saja. Citra perusahaan ini terbentuk oleh banyak hal. Hal-
hal
positif yang dapat meningkatkan citra suatu perusahaan antara lain adalah sejarah atau
riwayat hidup perusahaan yang gemilang, keberhasilan-
keberhasilan di bidang
keuangan yang pernah diraihnya, sukses ekspor, hubungan industri yang baik, reputasi
sebagai pencipta lapangan kerja dalam jumlah yang besar, kesediaan turut memikul
Page 8
34
tanggung jawab sosial, komitmen mengadakan riset, dan sebagainya
(Ardianto,
2011:138).
Menurut Dowling dalam bukunya Creating Corporate: Reputation, Identity,
Image and Performance
“Citra organisasi atau perusahaan mempunyai 2 (dua)
komponen utama, yaitu komponen logikal dan komponen emosional.” (Dowling, 2002:
20-21). Komponen logikal, berhubungan dengan karakteristik-karakteristik yang dapat
dirasakan, yang dapat dengan mudah diukur. Sedangkan komponen emosional
diasosiasikan dengan dimensi psikologis yang ditunjukkan oleh perasaan dan sikap
terhadap organisasi. Kedua komponen tersebut secara simultan mempengaruhi
pemikiran seseorang untuk menilai citra suatu organisasi atau perusahaan. Sehingga citra
organisasi atau perusahaan merupakan akumulasi dari nilai-nilai kepercayaan yang
diberikan oleh seseorang yang mengalami suatu proses cepat atau lambat untuk
membentuk opini publik yang lebih abstrak.
Dalam penelitian ini penulis ingin meneliti citra organisasi khususnya citra
Kemenpora sebagai instansi/lembaga pemerintah yang mempunyai tanggung jawab bagi
kesejahteraan pemuda dan olahraga pada khususnya
dan masyarakat Indonesia pada
umumnya.
2.2.6
Special Events
Special Event
atau peristiwa khusus adalah kegiatan yang mampu memuaskan
minat orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan; mampu meningkatkan
pengetahuan dan memenuhi kesenangan penonton. Special event dapat diselenggarakan
pada saat hari-hari atau pekan-pekan khusus, pertunjukan dan pameran khusus,
peringatan khusus, hadiah khusus, peresmian gedung, perlombaan, parade dan pawai
Page 9
35
khusus, peristiwa komunitas yang disponsori, organisasi yang disponsori, dan lain lain
(Moore, 2004:321).
Special event
merupakan salah satu tools
public relations
disamping kegiatan
lain, seperti identitas perusahaan, publisitas, website, dan sebagainya. Sebagai tools PR,
special event
dapat digunakan untuk melaksanakan perannya. Salah satu peran utama
Public Relations
adalah sebagai komunikator perusahaan untuk menyampaikan
informasi tentang perusahaan, lembaga, atau perorangan yang diwakilinya kepada publik
baik internal maupun eksternal. (Pudjiastuti, 2010:31)
Special event
juga dapat dijelaskan sebagai salah satu kiat yang dapat
diselenggarakan sebagai upaya untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap
perusahaan atau produk tertentu yang dapat ditampilkan dalam acara tersebut. Dengan
adanya special event
diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak yang terlibat atau
terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada special event, baik untuk
meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), maupun upaya
pemenuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati, sehingga mampu
menumbuhkan saling penegertian bagi kedua pihak dan pada akhirnya dapat
menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya
(Ruslan, 2008:211).
Bentuk dari special event
dalam program kerja Public Relations
adalah sebagai
berikut:
1.
calendar of events yaitu acara rutin (regular events) yang dilaksanakan pada
hari, bulan, tahun, tertentu secara periodik dan berulang-ulang (rutin)
diselenggarakan sepanjang tahun kalender.
Page 10
36
2.
momentum of events, yaitu acara yang sifatnya khusus yang dilaksanakan
pada moment-moment tertentu, pembukuan kantor baru, ulang tahun
perusahaan dan sebagainya yang dianggap sebagai moment
oleh pihak
lembaga atau humas untuk mengadakan suatu acara istimewa yang perlu
diperingatkan dan dipublikasikan (Ardianto, 2004:102).
Program peringatan Hari Olahraga Nasional yang dilaksanakan oleh Kemenpora
termasuk salah satu calendar event yang merupakan acara rutin
yang dilasanakan setiap
tahun pada tanggal 9 September.
2.2.7
Media Relations
Soemirat & Ardianto dalam bukunya Dasar-dasar Public Relations
(2010:121)
menyatakan bahwa, media relations
atau kegiatan hubungan pers adalah membina
hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar/majalah)
dan media elektronik (tv/radio).
Menurut Sunarto (2003:97), media relations
adalah upaya untuk mencapai
publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi Humas dalam
rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dan organisasi atau
instansi yang bersangkutan.
Bentuk-bentuk media relations menurut (Soemirat & Ardianto, 2010:128):
1.
Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara
simultan/berbarengan oleh seorang pejabat pemerintah atau swasta kepada
sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan sekaligus. Konferensi pers
Page 11
37
diselenggarakan bila ada peristiwa penting di suatu instansi/perusahaan/badan,
atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-wakil pers.
2.
Press Briefing
yaitu diselenggarakan secara reguler oleh seorang pejabat PR.
Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan yang baru
terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan bila wartawan belum
puas dan menginginkan keterangan lebih rinci.
3.
Press Tour yaitu diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk
mengunjungi daerah tertentu dan merekapun (pers) diajak menikmati objek wisata
menarik.
4.
Press Release atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak
digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarluaskan berita.
Istilah press release mempunyai pengertian yang luas, tidak hanya berkenaan
dengan media cetak (surat kabar dan majalah), tetapi mencakup media elektronik
(radio dan televisi).
5.
Special Event yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang penting dan
memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu
meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik.
6.
Press Luncheon yaitu pejabat
PR mengadakan jamuan makan siang bagi para
wakil media massa/wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa
bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna mendengarkan
perkembangan perusahaan/lembaga tersebut.
7.
Wawancara Pers
yaitu sifatnya lebih pribadi, lebih individual. PR atau top
manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang
bersangkutan.
Page 12
Page 26 of 27 Home Start Back Next End38 Bentuk media relations lain yang juga biasa dilakukan yaitu Press Gathering. Menurut Rosady Ruslan, press gathering atau media gathering adalah pertemuan pers secara informal khususnya hubungan baik (good relationship) antara pihak Humas dan wartawan media massa. Bentuk kontak ini lebih menekankan pendekatan pribadi ke pribadi, sebagai upaya lebih dekat mengenal satu sama lain (Ruslan, 2010:194). 2.3 Kerangka Pikir Gambar 2.2 Kerangka Pikir Teori Umum - Humas - Komunikasi Organisasi - Citra Teori Khusus - Humas Pemerintah - Citra Organisasi - Calendar Event Haornas - Media Relations Latar Belakang Masalah Perlunya pengelolaan citra pada instansi/lembaga pemerintah yang merupakan salah satu peranan Humas. Hasil yang diharapkan Diketahuinya peranan Humas dan upaya mengatasi hambatan/kendala dalam pengelolaan citra Kemenpora melalui program peringatan Haornas. |