Perencanaan anggaran merupakan proses penting dalam siklus keuangan, tak terkecuali di perguruan tinggi. Sudah banyak institusi yang menerapkan kebijakan penganggaran multi unit, dimana unit kerja paling kecil yang akan menyusun anggaran.
Penganggaran adalah kegiatan yang akan dijalankan oleh manajemen dalam satu periode yang tertuang secara kuantitatif. Informasi yang dapat diperoleh dari anggaran diantaranya rencana kegiatan dan rincian estimasi kebutuhan harga, serta harus tertaut dengan grand plan atau rencana tertinggi organisasi, dari outcome yang ingin dicapai.
Dalam sebuah perencanaan anggaran tersirat mimpi besar perguruan tinggi tersebut
Ada misi-misi yang akan dilaksanakan untuk mencapai visi yang sudah ditentukan. Sayangnya, hal ini tidak disadari oleh para pembuat anggaran di unit-unit kerja. Ada beberapa kendala yang sering sekali terjadi saat fase perencanaan anggaran.
Masih banyak instansi yang mengandalkan Microsoft Office Excel dalam menyusun perencanaan anggaran. Untuk Instansi yang memiliki banyak unit, akan ada kerepotan tersendiri dalam melakukan merging semua data usulan anggaran dalam bentuk excel. Belum lagi kalau unit kerja menyusun dengan format yang berbeda-beda, pastinya akan menambah pekerjaan untuk menyamakan formatnya.
2. Menyalin anggaran tahun lalu
Hal ini hampir sering terjadi di beberapa instansi. Menyalin anggaran tahun lalu yang kemudian menaikkan nominalnya sekian persen merupakan jalan pintas untuk menyusun anggaran dengan cepat. Tentunya hal ini tidak disarankan karena pastinya visi instansi setiap tahunnya berbeda, yang juga akan berpengaruh pada kegiatan-kegiatan yang dianggarkan pada tahun tersebut.
3. Biaya belanja anggaran tidak seragam
Pentingnya penyeragaman biaya (standar biaya) untuk setiap jenis biaya atau belanja adalah untuk mengurangi potensi “kecemburuan sosial” antara unit-unit pengguna anggaran. Sayangnya sering kali di beberapa instansi belum memiliki standar biaya yang bisa dijadikan patokan. Hasilnya, tidak ada kendali pada unit pengguna anggaran dalam mengusulkan nominal anggaran pada biaya-biaya yang disajian dan bisa saja bagian perencanaan anggaran di kantor pusat akan mendapati kesenjangan nominal pada biaya-biaya tertentu yang selisihnya bisa relatif banyak.
4. Pengajuan anggaran terlambat
Penyebab dari keterlambatan dalam pengajuan anggaran bisa dari banyak faktor. Misalnya saja karena media pengajuan anggaran yang masih offline. Di beberapa institusi mengeluhkan hal yang sama yaitu kesulitan mereka dalam menggabungkan dokumen pengajuan anggaran dari unit-unit kerja di bawah kantor pusat. Hal ini menyebabkan “kerja ekstra” bagi bagian perencanaan kantor pusat untuk menerjemahkan kemudian menggabungkan pengajuan anggaran unit kerja satu dengan lainnya. Belum lagi karena unit kerja terlambat mengumpulkan dokumen ajuan anggaran mereka, kantor pusat pun tidak bisa melihat sudah sejauh mana sebuah unit kerja dalam menyusun pengajuan anggarannya karena masih menggunakan media offline.
5. Proses persetujuan yang membutuhkan waktu relatif lama
Proses pengajuan anggaran tidak lepas dari yang namanya “Persetujuan” oleh pimpinan. Review anggaran dari pimpinan sangat penting untuk memastikan para pengguna anggaran tidak mengusulkan anggaran yang tidak sewajarnya. Namun dalam proses review atau peninjauan ulang oleh pimpinan ini pun tak lepas dari kendala. Kendala yang paling sering dihadapi oleh para pengguna anggaran adalah ketika dibenturkan pada tingginya mobilitas pimpinan. Hal tersebut sering kali menyebabkan terlambatnya proses review yang nantinya akan merembet pada terlambatnya pengajuan anggaran.
1. Buat Jadwal
Buatlah jadwal proses penganggaran, mulai dari jadwal pengajuan anggaran, jadwal review pengajuan anggaran hingga jadwal publish anggaran. Jadwal akan membantu dalam menentukan target dan prioritas pekerjaan.
2. Gunakan alat bantu
Alat bantu sangat penting untuk memudahkan kita menjalankan proses penganggaran. Alat bantu berupa Sistem Informasi yang berbasis web sangat disarankan karena bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Proses penganggaran dengan Sistem Informasi berbasis web juga membantu Anda untuk melakukan rekap keseluruhan anggaran setiap unit kerja secara otomatis, karena data-data yang dimasukkan disimpan secara terpusat pada server kampus. Proses peninjauan kembali oleh pimpinan pun bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun.
Beberapa tantangan dalam perencanaan anggaran ini dapat lebih mudah untuk diantisipasi dengan sistem pengelolaan yang terintegrasi. Apakah Anda juga pernah merasakan masalah serupa? 🙂
Ilustrasi Menulis Perencanaan Hidup Credit: freepik.com
Liputan6.com, Jakarta Salah satu kunci dalam penganggaran yang sukses adalah menetapkan tujuan yang sebenarnya untuk anggaran Anda.
Jika sebelum memulai anggaran dan Anda terlebih dahulu membuat daftar prioritas dan sasaran keuangan maka, kemungkinan besar akan lebih berhasil mempertahankan anggaran tersebut.
Menjaga prioritas keuangan juga dapat membantu membentuk anggaran agar sesuai dengan tujuan keuangan yang diinginkan.
Setelah menyiapkan anggaran, Anda harus menganalisis anggaran untuk memastikannya akan membantu mencapai tujuan tersebut.
Melansir laman the balance, Minggu (28/3/2021), berikut 6 hal yang harus dilakukan sebelum mulai menganggarkan sesuatu.
1. Putuskan Alasan Ingin Menganggarkan
Mulailah dengan memutuskan alasan mengapa Anda ingin menganggarkan sesuatu. Tidaklah cukup untuk mengetahui bahwa harus menganggarkan karena itu adalah hal yang bertanggung jawab secara finansial yang harus dilakukan.
Agar berhasil dengan anggaran tersebut, Anda memerlukan alasan konkret mengapa menetapkan anggaran, dan tujuan keuangan baru yang sedang diupayakan.
Ketika orang pertama kali mulai membuat anggaran, mereka sering memiliki utang yang harus dilunasi atau mereka ingin melakukan pembelian dalam jumlah besar, seperti membeli mobil atau membeli rumah pertama.
Dengan mengetahui alasannya maka akan membuat penganggaran lebih mudah untuk sukses. Ini juga membantu Anda untuk tetap berpegang pada anggaran dan tetap fokus di kemudian hari.
2. Nilai Pentingnya Sasaran Anggaran
Saat menetapkan anggaran, penting juga untuk mengurutkan tujuan keuangan menurut kepentingannya. Saat akan menetapkan sebuah anggaran, lebih mudah untuk fokus pada satu tujuan pada satu waktu, kemudian mengerjakannya sesuai daftar.
Buat daftar tujuan tersebut dan putuskan mana yang paling penting bagi Anda. Beberapa tujuan mungkin sama pentingnya dan Anda dapat mengerjakannya pada waktu yang sama.
3. Tetapkan Batas Waktu pada Tujuan Anggaran
Batasan waktu akan membantu membuat tujuan lebih konkret dan memberi motivasi. Ini juga memungkinkan Anda menentukan berapa banyak yang perlu disimpan dan disisihkan untuk tujuan tersebut setiap bulan untuk mencapainya sesuai tenggat waktu yang Anda targetkan.
Ini akan membantu ketika mulai membuat anggaran karena Anda telah menetapkan jumlah tertentu dalam anggaran untuk dialokasikan ke suatu tujuan.
Mengetahui jumlah pasti yang dibutuhkan untuk tujuan setiap bulan akan membuat lebih mudah untuk memotong pengeluaran di tempat lain karena tahu Anda sedang mengerjakan sesuatu.
Pernahkah berpikir untuk berhenti jadi karyawan lalu membangun bisnis yang diimpikan? Ya Bekerja sendiri, memiliki banyak rencana, tabungan dan hal lainnya bukanlah hal yang mustahil jika bisa merencanakan keuangan sedari dini.
Ilustrasi prioritas, daftar prioritas. Kredit: Mohamed Hassan via Pixabay
4. Buat Daftar Pengeluaran Menyenangkan dalam Urutan Prioritas
Agar anggaran berhasil, penting untuk memiliki 'uang kesenangan', dengan kata lain, uang yang dialokasikan untuk aktivitas yang Anda sukai.
Triknya adalah memprioritaskan pengeluaran tersebut dan menjaga agar pengeluaran ini masuk akal. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat daftar hal-hal yang Anda sukai dan biayanya, dalam urutan yang paling penting hingga yang paling tidak penting.
Misalnya, jalan-jalan bersama teman-teman mungkin lebih diprioritaskan daripada sepasang sepatu baru setiap bulan. Pastikan Anda tidak melupakan beberapa kategori anggaran, yang dapat menggagalkan keseluruhan proses penganggaran.
Bekerja dengan hati-hati untuk menghindari pembobol anggaran sehingga bisa sukses.
5. Pangkas Pengeluaran yang Tidak Terlalu Penting
Sebelum menulis anggaran, buatlah daftar area yang mungkin ingin dipotong. Anda bisa mulai dengan membuat daftar kebiasaan yang mungkin ingin diubah.
Selain itu, pikirkan kebiasaan lain yang dapat dihentikan untuk menghemat uang, seperti merokok atau ke cafe setiap hari. Potongan kecil ini bertambah seiring waktu dan dapat membuat perbedaan besar.
Memiliki daftar pengeluaran yang dapat dipotong saat membuat anggaran akan membuat prosesnya jauh lebih mudah.
6. Identifikasi Area Kelemahan dalam Anggaran dan Pikirkan Solusinya
Setiap orang memiliki kelemahan dalam hal pengeluaran. Triknya adalah dengan mengidentifikasi kelemahan Anda dan mencari cara untuk memecahkan masalah atau menghindari pemicunya.
Mengubah kebiasaan dan membuat rutinitas baru mungkin akan cukup membantu.