Dalam sebuah perusahaan tentu memiliki aturan-aturan khusus terkait kegiatan yang berlangsung di dalamnya. Semua harus terkelola dengan baik karena menyangkut keberlangsungan perusahaan itu sendiri. Terkait dengan transaksi atau pembayaran, perusahaan juga memiliki syarat-syarat khusus yang harus diikuti.
Sebenarnya syarat-syarat pembayaran dalam sebuah perusahaan memiliki kesamaan dengan sistem pembayaran yang dikenal oleh masyarakat umum. Namun karena memiliki skala dan bentuk pertanggungjawaban yang lebih tinggi, maka tentu syarat pembayaran dalam perusahaan memiliki ciri-cirinya sendiri. Lantas seperti apa syarat pembayaran dalam perusahaan tersebut? Apa saja jenis dan contohnya? Berikut akan dibahas lebih detail tentang hal ini.
Apa itu Syarat Pembayaran?
Syarat pembayaran merupakan mekanisme atau perjanjian antara penjual dan pembeli untuk transaksi suatu pembayaran barang. Syarat pembayaran biasa berkaitan dengan potongan tunai, jangka waktu pembayaran, dan jumlah potongan yang diberikan. Dalam beberapa kasus, syarat pembayaran juga menyangkut kondisi ganti rugi jika pelunasan dilakukan setelah waktu tempo yang sudah disepakati.
Syarat pembayaran penting diberlakukan untuk membantu perencanaan finansial perusahaan dari proses pembuatan budget hingga ke pembayaran gaji karyawan. Oleh karena fungsinya yang krusial, perusahaan harus bisa memilih syarat pembayaran yang tepat untuk pelanggannya. Buat dan implementasikan sistem penjualan yang jelas sehingga syarat pembayarannya menjadi lebih mudah dipenuhi. Tak kalah penting, perusahaan harus bisa juga mematuhi syarat pembayaran dari vendor.
Apa Saja Syarat Pembayaran yang Dikenal dalam Perusahaan?
Pada dasarnya, jenis-jenis syarat pembayaran yang berlaku di perusahaan adalah seperti yang berlaku di masyarakat pada umumnya, yaitu secara tunai dan kredit.
Pembayaran Tunai artinya pembayaran dilakukan pada saat barang diserahkan dari penjual kepada pembeli. Pembayaran dilakukan secara penuh atau sesuai dengan harga barang yang dijual. Oleh karena itu biasanya sistem ini menjadikan hubungan antara penjual dan pembeli berakhir setelah barang diterima kecuali jika dibuat kesepakatan terkait garansi.
Pembayaran kredit artinya pembayaran dilakukan secara berangsung atau beberapa kali setelah barang diserahkan. Jangka waktu pembayaran ditetapkan sebelumnya oleh penjual. Dalam perusahaan yang melakukan pembelian dalam angka besar, maka pembayaran kredit adalah yang paling umum dipakai.
Apa Saja Jenis dan Contoh Syarat Pembayaran dalam Perusahaan?
Jika secara tunai, maka tentu sudah tak perlu lagi dipersoalkan tentang cara-cara pembayarannya. Hal yang menjadi berbeda-beda adalah jika syarat pembayaran dilakukan secara kredit. Berikut ini beberapa jenis syarat pembayaran jika menggunakan sistem kredit beserta contoh kasusnya.
Jenis syarat pembayaran yang umum dijumpai adalah n/30 atau net 30. Ini merupakan syarat pembayaran dengan ketentuan tenggang waktu pembayaran kredit selama 30 hari setelah transaksi atau tanggal faktur tanpa mendapatkan potongan tunai. Selain n/30 ini, bisa juga dilakukan dengan sistem n/45 atau n/60 tergantung kesepakatan berapa lama tenggang waktu yang diberikan perusahaan.
Contoh kasus syarat n/30 sebenarnya sangat sederhana. Misalnya perusahaan membeli barang seharga Rp10.000.000 dengan faktur tanggal 1 Januari 2019, maka pembelian ini harus dilunasi sebesar Rp10.000.000 tersebut tanpa adanya potongan paling lambat 30 hari setelahnya yaitu per tanggal 31 Januari 2019.
Syarat pembayaran berikutnya dikenal dengan 2/10, n/30. Syarat ini mirip dengan syarat n/30 di atas dimana pembayaran dilakukan paling lama 30 hari setelah tanggal faktur atau penyerahan barang terjadi. Hal yang menjadi pembeda ialah adanya ketentuan lain yaitu jika pembayaran dilakukan hanya kurang dari 10 hari sejak penyerahan barang maka nilai yang harus dibayar adalah jumlah akhir yang tertera dalam faktur dikurangi potongan sebesar 2%. Dengan kata lain syarat ini memberikan potongan khusus jika pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo. Syarat ini tentu bisa menguntungkan bagi kedua belah pihak, pembeli bisa menghemat biaya sedangkan penjual bisa mendapat pembayaran lebih awal.
Contoh kasus syarat 2/10, n/30 juga sebenarnya sudah sangat jelas dipaparkan dalam pengertian di atas. Misalkan perusahaan melakukan pembelian barang seharga Rp10.000.000 pada tanggal 1 Januari 2019 dan menggunakan syarat 2/10, n/30, maka perusahaan bisa melunasinya pada tanggal 31 Januari 2019 dengan total yang dibayarkan adalah Rp10.000.000. Tetapi jika perusahaan melakukan pembayaran sebelum tanggal 11 Januari 2019, maka akan diberikan potongan 2% sehingga total yang harus dibayar hanya sebesar Rp9.800.000. Bagaimana jika pembayaran di tanggal 12-30 Januari? Maka total yang dibayar tetap di angka Rp10.000.000.
Seperti namanya, End of Month artinya pembayaran harus sudah dilunasi pada akhir bulan berjalan. Dengan kata lain, tanggal berapapun proses pembelian dilakukan, maka pelunasan pembayaran memiliki jatuh tempo di akhir bulan. Sebagai contoh adalah pembelian dilakukan pada tanggal 21 Januari 2019, maka tenggang waktu pembayaran adalah pada tanggal 31 Januari 2019 dengan jumlah pembayaran penuh tanpa aturan potongan.
Pada syarat n/10 EOM dimaksudkan bahwa pelunasan pembayaran memiliki jatuh tempo 10 hari setelah tanggal akhir bulan. Angka 10 tentu bisa disesuaikan sesuai lamanya hari yang disepakati, umumnya adalah 10 atau 15. Syarat n/10 EOM juga tidak berlaku sistem potongan tunai jika pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo.
Contoh sederhana dari syarat pembayaran ini adalah perusahaan melakukan pembelian pada tanggal 15 Januari 2019 senilai Rp10.000.000,-. Maka pelunasan pembayaran dilakukan paling lama pada 10 hari setelah akhir bulan bersangkutan yaitu pada tanggal 10 Februari 2019.
Sama seperti poin nomor 2, syarat ini memberlakukan potongan jika pembayaran dilakukan pada jangka waktu tertentu sebelum jatuh tempo. Jika syaratnya ialah 2/10, EOM artinya pembayaran memiliki jatuh tempo pada akhir bulan berjalan tetapi jika pelunasan pembayaran dilakukan pada 10 hari setelah tanggal transaksi maka akan mendapat potongan tunai sebesar 2%.
Sebagai contoh jika pembelian dilakukan pada tanggal 10 Januari 2019 dengan nilai transaksi Rp10.000.000, maka jatuh tempo pembayaran adalah tanggal 31 Januari 2019. Tetapi jika pembayaran dilakukan paling lama 10 hari setelah transaksi atau sebelum tanggal 20 Januari 2019, maka akan mendapat potongan sebesar 2% alias hanya membayar Rp 9.800.000,-.
Itulah penjelasan seputar syarat pembayaran yang umum dipakai dalam perusahaan. Pada hakikatnya syarat yang berlaku umum dipakai juga di masyarakat. Hanya saja beberapa memiliki istilah khusus. Istilah inilah yang harus dipahami setiap pengusaha termasuk akuntan yang kerap berhubungan dengan pembayaran.
Menjalankan transaksi jual-beli, pebisnis mungkin sudah familiar dengan istilah syarat pembayaran (payment terms). Setiap pebisnis yang memiliki perusahaan dagang, tentunya memiliki syarat pembayaran masing-masing. Tidak hanya bertransaksi di dalam negeri, perdagangan internasional bahkan bisa lebih rumit lagi syarat pembayarannya.
Syarat pembayaran ini harus dipatuhi dan disepakati oleh kedua pihak, baik penjual maupun pembeli. Termasuk, para supplier, vendor, dan pihak ketiga lainnya yang terlibat transaksi.
Biasanya, sebelum membuat purchase order, penjual akan diminta untuk melihat terlebih dahulu syarat pembayaran yang diberikan supplier. Terkait jumlah barang, jatuh tempo pengiriman, sistem pembayaran, dan sebagainya. Baru jika keduanya sudah setuju, produk akan segera dikirim melalui saluran distribusi.
Pengertian Syarat Pembayaran
Lalu, sebenarnya apa itu payment terms? Pada dasarnya, payment terms sama seperti sistem pembayaran yang ada di tengah masyarakat umum. payment terms bisa berisi tentang kriteria yang harus dipenuhi oleh pihak pembeli.
Contoh syarat pembayaran antara lain: waktu pembayaran, nominal diskon yang diberikan, biaya tambahan, potongan pajak, dan lainnya. Contoh syarat pembayaran lainnya, termasuk mengenai ganti rugi apabila pembeli belum melunasi pembayaran.
Pentingnya Syarat Pembayaran
Muncul pertanyaan, apa pentingnya payment terms? Bisa dibilang, payment terms sangat penting dibuat agar sistem pembayaran berjalan lancar tanpa ada pihak yang merasa dirugikan.
Payment terms ini akan membantu keuangan perusahaan. Mulai dari perencanaan anggaran, pembiayaan operasional, hingga pembayaran gaji pegawai. Jangan sampai karena ada pelanggan yang telat membayar atau bahkan menolak membayar produk, keuangan perusahaan menjadi terkendala atau merugi sehingga berdampak pada produksi.
Jenis Syarat Pembayaran
Terdapat dua jenis payment terms atau sistem pembayaran yang umum berlaku di tanah air. Antara lain sistem pembayaran secara angsuran dan sistem pembayaran secara tunai.
-
Sesuai namanya, metode pembayaran ini memungkinkan pembeli atau pelanggan untuk mengangsur pembayaran produk yang dibeli. Sistem pembayaran angsuran ini kemudian diatur dalam payment terms tadi.
Contoh syarat pembayaran untuk metode angsuran atau cicilan, misalnya harus pembeli diperbolehkan mengangsur 12x per tahun atau boleh dicicil 3x per tahun dengan nominal harga yang sudah disepakati kedua pihak.
-
Apabila payment terms perusahaan dagang mengharuskan metode tunai, maka pembeli harus membayar sejumlah total harga yang disepakati saat barang diserahkan. Sistem pembayarannya secara penuh atau keseluruhan nominal harga.
Setelah barang diserahkan, dan dibayar sesuai harga barang. Maka, hubungan dan transaksi antara si penjual dan pembeli juga ikut berakhir. Akan tetapi, bila terdapat payment terms tentang garansi atau ganti rugi jika kondisi barang tidak sesuai.
Jenis Syarat Pembayaran Metode Angsuran
Berikut adalah beberapa syarat pembayaran memakai metode angsuran atau cicilan:
-
Payment terms n/30 adalah ketentuan atau kriteria pembayaran dengan waktu membayar angsuran selama 30 hari. Contoh syarat pembayaran n/30 misalnya PT Fujio membeli barang Rp 5.000.000. Tanggal faktur 1 Maret 2020. Maka, PT Fujio harus melunasi pembayaran sebelum 31 Maret 2020 (30 hari kemudian).
-
Berikutnya, payment terms 2/10, n/30 adalah kriteria pembayaran dengan jatuh tempo 30 hari. Akan tetapi, jika pembeli mampu melunasi kurang dari 10 hari, akan mendapatkan potongan harga 2%. Jadi, semakin cepat lunas, harganya bisa semakin hemat.
Contoh syarat pembayaran 2/10, n/30: PT Delima membeli produk Rp 5.000.000. Tanggal faktur 1 Maret 2020 dengan payment terms 2/10, n/30. PT Delima melunasi sebelum tanggal 11 Maret 2020. Jadi, PT Delima mendapatkan diskon 2%, yaitu Rp 4.900.000.
-
Syarat EOM atau End of Month adalah kriteria pembayaran dengan jatuh tempo waktu akhir bulan berjalan. Contoh Syarat EOM, misalnya PT Bimo membeli produk pada tanggal 1 Maret 2020. Jadi, jatuh tempo pembayaran adalah tanggal 31 Maret 2020.
-
Selanjutnya, Syarat EOM, n/10 adalah kriteria pembayaran dengan tenggat waktu pembayaran 10 hari setelah akhir bulan. Contoh syarat EOM n/10 misalnya, PT Hiro membeli produk Rp 5.000.000 pada tanggal 15 Maret 2020. Jadi, pelunasan harus dilakukan pada 10 April 2020.
-
Syarat EOM, 2/10 dilakukan dengan memberikan diskon jika dilunasi sebelum jatuh tempo. Diskonnya sebesar 2%, setelah 10 hari transaksi. Contoh syarat EOM, 2/10 adalah PT Fira membeli produk Rp 5.000.000 pada tanggal 10 Maret 2020. Tenggat waktunya adalah tanggal 31 Maret 2020.
Namun, apabila dilunasi 10 hari setelah pembelian atau pada tanggal 20 Maret 2020, maka PT Fira akan mendapatkan diskon 2% atau cukup membayar Rp 4.900.000.
Perusahaan dagang Anda membutuhkan sistem pengelolaan keuangan yang mumpuni? Percayakan pada Software Akuntansi Harmony. Didukung modul akuntansi seperti perpajakan, rekonsiliasi bank, purchase order, invoice, dan fitur pembukuan menarik lainnya.
Ingin tau lebih lengkap? Yuk, langsung follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
Cobalah GRATIS aplikasi Harmony selama 30 hari, melalui tautan ini untuk membuktikan kehandalannya.