Rapat atau meeting menjadi bagian dari sistem sebuah organisasi untuk menetapkan tujuan, mencapai hasil dan evaluasi sesuatu yang telah dikerjakan. Maka itu, meeting menjadi hal penting bagi sejumlah pihak yang saling bertemu untuk mencapai suatu tujuan.
Karena sifatnya penting, kita yang terlibat dalam sebuah pertemuan mesti mempersiapkan laporan, bahan diskusi atau usulan sebelum meeting dimulai. Ada enam hal yang harus dipersiapkan sebelum meeting dimulai dan membantu kita mencapai kesuksesan.
Mengetahui Tujuan Meeting
Mengetahui apakah meeting yang akan dihadiri membahas sesuatu, misalnya meeting untuk menyelesaikan masalah, mendiskusikan konsep atau membahas hal penting yang harus dilakukan sebuah organisasi atau perusahaan. Bila kita telah memahami tujuan meeting, maka kita dapat mempersiapkan hal-hal yang diperlukan terkait tujuan tersebut. Selain itu memberikan gambaran meeting untuk mendengarkan atau memberikan penjelasan, atau perundingan.
Mengetahui tujuan meeting memudahkan peserta untuk fokus dan tetap berada di materi meeting, alias tidak keluar dari pembahasan. Ini juga akan membuat meeting lebih efektif dan efisien. Sehingga tidak memakan waktu lama.
Identifikasi Siapa yang Hadir Dalam Meeting
Meeting yang efisien biasanya dihadiri sedikit peserta dibandingkan terlalu banyak. Ini untuk menjaga agar meeting tetap efisien. Jika meeting terlalu banyak dihadiri peserta, maka akan sulit menyimpulkan hasil meeting secara cepat. Dengan mengetahui daftar hadir peserta meeting akan membantu kita memaksimalkan tujuan meeting. Topik yang akan dibahas pun, tidak akan melebar dari yang direncanakan.
Mengidentifikasi peserta juga akan memudahkan kolaborasi selanjutnya yang akan dilakukan perusahaan. Satu divisi cukup diwakilkan satu orang saja sehingga tidak menggangu pekerjan yang lain. Sekedar saran, peserta yang hadir harus diberitahu sebelum meeting berlangsung agar menggunakan waktu meeting untuk berbicara secara efisien.
Persiapkan Peralatan
Meski dianggap hal kecil namun mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan saat meeting akan membantu keberlangsungan meeting berjalan lancar. Sehingga pada pelaksanaannya, kita tidak akan terganggu dengan hal-hal kecil dan fokus pada hal besar. Tentu, kita tidak ingin saat hendak memaparkan presentasi mesti mencari peralatan meeting, kan.
Sangat baik jika sebelum meeting dimulai peralatan yang dibutuhkan telah dipersiapkan. Begitu juga dengan tempat meeting telah dibersihkan agar peserta meeting merasa nyaman. Jangan buang waktu meeting yang berharga untuk menangani hal detail yang sangat teknis.
Jika memang perlu, susun duduk para peserta meeting. Umumnya, pengaturan duduk peserta meeting membentuk huruf U ini dinilai ideal jika peserta meeting kurang dari 20 orang. Sehingga memudahkan untuk berkomunikasi saat mengusulkan ide, berdiskusi atau melaporkan. Selain itu yang perlu diperhatikan adalah kesediaan minuman saat meeting, terkadang peserta merasa haus karena mengikuti meeting maraton. Agar tetap fokus dan tidak mondar-mandir mencari minuman lebih baik disiapkan terlebih dahulu.
Siapkan Presentasi Semenarik Mungkin
Apabila kita akan melakukan presentasi saat meeting berlangsung, maka siapkan presentasi secara ringkas, menarik dan profesional. Sebaiknya, jangan tunjukkan sebuah bagan yang tidak berujung karena justru akan membuat peserta tidak yakin akan presentasi kita. Sangat baik jika kita memahami dulu peserta meeting soal kebutuhan mereka saat rapat, baru menyusun paparan presentasi kita.
Sangat baik juga jika kita membuat salinan hasil presentasi dan membagikannya kepada peserta. Presentasi tersebut mungkin berisikan materi secara ringkas, hanya untuk memastikan peserta memahami materi yang kita angkat. Apabila ada pertanyaan saat meeting berlangsung, sebisa mungkin kita menyelesaikan pertanyaan tersebut dalam rapat.
Membaca Laporan Perusahaan
Mengetahui tentang kondisi terbaru soal perusahaan atau industri akan membantu kita menentukan keputusan rapat. Selain itu juga membantu kita untuk mengetahui kondisi kompetitor, masukan dari pasar hingga regulasi penting yang dikeluarkan pemerintah.
Jangan Batalkan Meeting
Membatalkan pertemuan kerap membawa pengaruh negatif terhadap kinerja peserta. Sebab tanpa disadari, justru akan menghambat motivasi para peserta meeting. Maka, pastikan waktu meeting sesuai dengan para peserta meeting, sehingga memang dihadiri dan dipersiapkan dengan sungguh oleh para peserta.
Walaupun terpaksa harus membatalkan meeting, lakukan pemberitahuan sebelum jadwal meeting datang. Sangat baik dilakukan satu hari sebelum waktu yang telah ditentukan. Jika memang terpaksa dilakukan saat itu juga, ada baiknya dilakukan satu jam sebelum meeting berlangsung.
Itulah beberapa hal penting yang harus kamu siapkan sebelum meeting agar meeting kamu sukses dan tidak ada hambatan.
Lingkungan kerja modern dibangun atas dasar komunikasi yang terbuka, cepat, dan lancar, dengan rapat sering kali menjadi pusat dari komunikasi tim. Rapat berfungsi untuk menyampaikan perkembangan proyek, memungkinkan suara tim didengar, evaluasi pemimpin dan pembuat keputusan, serta kolaborasi dan pengambilan keputusan.
Idealnya, rapat harus membantu menyelesaikan pekerjaan yang kamu dan tim lakukan dengan memfasilitasi komunikasi antara tim dan individu serta manajer. Namun, seringkali rapat hanya terasa seperti membuang-buang waktu. Lantas bagaimana panduan rapat yang efektif?. Artikel ini akan membahas seluk beluk dan tipsnya.
Fungsi rapat dalam tim dan bisnis
Tim bisnis perlu dengan detail merencanakan ide dan rancangan. - EKRUT
Dalam dunia manajemen, rapat seringkali merupakan satu-satunya kesempatan di mana tim atau kelompok besar benar-benar ada dan bekerja sebagai kelompok, dan satu-satunya kesempatan ketika supervisor, manajer, atau eksekutif benar-benar dianggap sebagai pemimpin tim, bukan hanya sebagai pejabat yang menjadi sasaran laporan individu.
Rapat adalah alat yang penting untuk tim dan bisnis karena fungsi-fungsinya untuk:
- Tempat mengumpulkan dan mengembangkan ide
- Arena membuat rencana bisnis tim
- Penyelesaian masalah
- Ajang membuat keputusan
- Menciptakan dan mengembangkan pemahaman
- Mendorong antusiasme dan inisiatif
- Memberikan arahan pada tim
- Menciptakan tujuan yang sama.
Mengapa rapat yang efektif diperlukan?
Pertemuan tim kecil sebelum meeting besar bisa meningkatkan efektifitas. - EKRUT
Rapat yang efektif memiliki tujuan yang bermanfaat. Dalam rapat efektif kamu perlu mencapai hasil yang diinginkan. Agar rapat dapat memenuhi hasil atau tujuannya, tim dan tiap individu harus paham dengan jelas tujuan efektivitasnya.
Aspek penting dalam menjalankan rapat yang efektif adalah mendesak agar setiap orang menghormati waktu yang dialokasikan. Mulailah tepat waktu, jangan habiskan waktu untuk menunggu anggota yang terlambat, jika bisa selesaikan tepat waktu.
Apa pun yang bisa dilakukan di luar waktu rapat seharusnya dilakukan di luar. Misalnya, mengedarkan laporan untuk dibaca sebelumnya oleh orang-orang, dan menugaskan pertemuan kelompok yang lebih kecil untuk membahas masalah yang hanya relevan dengan orang-orang tertentu. Hal-hal tersebut akan membuat waktu efektif.
10 Tips mewujudkan rapat yang efektif
Rapat yang tidak efektif dapat memakan waktu, bahkan mungkin dapat pekerjaan seluruh tim dalam rapat. Agar hal ini tak terjadi lagi, berikut ini adalah beberapa tips agar rapat kerja berjalan lebih efektf.
1. Membuat agenda rapat
Dengan agenda rapat yang jelas tentu rapat akan lebih efektif - EKRUT
Hal pertama yang harus diperhatikan agar kamu dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja.
Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik.
Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur. Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.
Baca juga: 8 Tips meeting untuk Developer
2. Menentukan jumlah undangan rapat
Rapat dengan terlalu banyak orang akan menjadi tidak efektif - EKRUT
Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut.
Jika kamu adalah penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.
3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat
Bila setiap orang yang ada di rapat memahami topik, diskusi pun akan berjalan lebih lancar - EKRUT
Setelah menentukan jumlah undangan rapat, kamu juga perlu menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya kamu hanya mengundang tim dari divisi marketing saja.
Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.
Ingatlah bahwa untuk menentukan siapa saja yang sebaiknya diundang ke dalam rapat, kamu harus melihat kembali kepada tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan. Umumnya rapat dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan rapat. Beberapa jenis rapat tersebut yaitu:
- Status Update Meetings .Jenis rapat yang paling umum. Mencakup pertemuan antara tim dan proyek yang reguler. Tujuannya untuk menyelaraskan tim melalui pembaruan tentang update terkini, tantangan dan langkah yang harus diambil.
- Information sharing meetings. Tujuan rapat ini membagikan informasi dengan para peserta. Bisa berupa perubahan yang akan datang, produk terbaru, atau pengetahuan tentang suatu hal. Umumnya peserta yang hadir berperan seperti pendengar pasif saja.
- Decision Making meetings. Tujuan rapat ini adalah mengambil keputusan. Meski rapat untuk mengambil keputusan bisa dilakukan secara umum, namun untuk perkara yang lebih penting biasanya perlu diadakan pertemuan khusus sendiri dengan jumlah orang terbatas. Proses pengambilan keputusan mencakup pengumpulan informasi, brainstorming, evaluasi opsi, dan voting.
- Problem solving meetings. Jenis rapat ini bisa dikatakan paling kompleks dan beragam. Apakah rapat tersebut membahas masalah yang sudah diidentifikasi atau fokus pada pembuatan strategi dan rencana untuk masa depan? Ada banyak proses dalam kelompok yang bisa dilibatkan.
- Innovation meeting. Jenis rapat ini bisa dikatakan brainstorming meeting. Tujuannya adalah mengumpulkan ide dan merancangnya ke dalam gagasan yang paling cocok diidentifikasi. Dari sana dapat dibagikan rekomendasi tugas pada pihak terkait.
- Team building meetings. Jenis rapat ini lebih berfokus pada kontribusi membangun tim. Biasanya mencakup kick-off meeting, all-hands meeting dan event perusahaan.
4. Mencatat hal penting dalam rapat
Notulen diperlukan agar kamu bisa tahu hasil pembahasan dalam rapat - EKRUT
Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut.
Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.
5. Mengontrol berjalannya rapat
Agar pembahasan dapat terarah dengan tepat, kamu perlu mengelola rapat - EKRUT
Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan.
6. Tepat waktu
Dengan datang tepat waktu itu berarti kamu menghormati orang yang akan datang dalam rapat - EKRUT
Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat waktu pertemuan yang ganjil.
Misalnya, kamu bisa mengadakan rapat dengan waktu genap seperti pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa seperti pukul 09.26. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan rapat yang efektif karena undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan membuat mereka terus memperhatikan jam.
Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain membuat waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa kamu lakukan adalah memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.
7. Hindari penggunaan gadget selama rapat
Membuka smartphone saat rapat akan mengalihkan fokus - EKRUT
Meskipun anggota yang datang ke dalam rapat tidak dilarang membawa gadget, namun ada baiknya kamu menghindari adanya penggunaan gadget seperti telepon genggam di sepanjang rapat.
Sebab meski niatnya mungkin hanya sekedar melihat materi atau membuka email, namun kesempatan itu bisa digunakan untuk melakukan hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat seperti membalas pesan hingga membuka media sosial.
8. Usahakan durasi rapat singkat
Durasi rapat akan mempengaruhi seberapa efektif rapat yang kamu laksanakan - EKRUT
Rapat yang berlangsung terlalu lama dapat menjadi rapat yang tidak efektif. Pasalnya semakin lama pertemuan, semakin mudah juga anggota yang hadir dalam rapat akan merasa bosan, lelah dan tidak fokus.
Rapat yang efektif sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam. Dengan membatasi waktu rapat, maka anggota yang hadir juga dapat memahami betapa waktu tersebut sangat berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif sehingga lebih produktif.
Baca juga: Yuk, terapkan 6 tips meningkatkan produktivitas kerja berikut!
9. Jangan lupakan sesi Q&A
Memberikan sesi tanya jawab membuka keterlibatan peserta rapat - EKRUT
Meski kamu ingin menjaga agar durasi rapat tetap singkat, namun jangan lupakan untuk menyediakan waktu untuk tanya jawab. Segmen ini sama pentingnya dengan keseluruhan pembahasan yang mungkin telah kamu lakukan. Di sesi ini lah kamu dapat memastikan keterlibatan peserta lebih bermakna.
Tidak hanya meluangkan waktu menjelang akhir rapat untuk sesi tanya jawab, kamu dapat memberitahukan peserta topik atau agenda rapat sebelumnya dan mempersilahkan mereka menyiapkan pertanyaan yang ingin mereka tanyakan. Dengan begitu peserta memiliki waktu untuk mempertimbangkan gagasan apa yang ingin dibahas alih-alih memaksa mencari-cari pertanyaan di akhir pertemuan.
10. Akhiri dengan membuat action plan
Membuat action plan akan membantumu melakukan follow up terhadap hasil rapat - EKRUT
Siapkan beberapa menit di setiap akhir rapat untuk mendiskusikan langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Mulai dari menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu hingga menentukan tenggat waktu yang harus dipatuhi.
Dengan begitu rapat yang berlangsung tidak akan berakhir tanpa kesimpulan dan kamu dapat menindak lanjuti hasilnya di kemudian hari.
Cara menangani rekan kerja yang tidak kooperatif saat rapat
Menangani teman yang kurang kooperatif bisa di dalam atau luar ruangan. - EKRUT
Intervensi adalah teknik yang digunakan saat kamu dihadapkan dengan rekan kerja yang tidak kooperatif. Kamu dapat melakukannya di ruang terbuka atau tertutup, tetapi biasanya lebih efektif bila kamu bisa mengkombinasikannya.
Mintalah pendapat kelompok rapat untuk memutuskan tindakan apa yang perlu dilakukan untuk menangani pihak yang kurang kooperatif. Kamu juga bisa menegakkan agenda atau aturan dasar rapat untuk menghadapi orang tersebut.
Kamu harus jujur dengan ketidaknyamanan yang disebabkan saat rapat. Jika cara intervensi konfrontatif tidak digubris, kamu bisa mengusahakan break dan menemui teman yang tidak kooperatif di luar rapat. Selanjutnya, jika masih belum berhasil kamu wajib membawa topiknya ke forum untuk dapat ditindak dengan tim dalam rapat.
Nah, itulah beberapa tips agar rapat berjalan efektif. Untuk bisa membuat rapat yang efektif memang tidak mudah dibutuhkan kerjasama yang baik dan komunikasi yang baik. Cobalah untuk memulainya dengan tips tersebut dan komunikasikan dengan tim penyelenggara agar bisa membuat rapat berjalan efektif.
Last updated: 8 April 2021
Sumber:
- thebalancecareers.com
- projectmanagementhacks.com
- forbes.com
- hbr.org
- mindtools.com
- skillsyouneed.com
- ctb.ku.edu
- getlighthouse.com