Dalam melakukan komunikasi melalui telepon bagaimana anda menjawab telepon kecuali

You're Reading a Free Preview
Pages 6 to 12 are not shown in this preview.

Di jaman sekarang, kita punya banyak jalur layanan pelanggan. Sosial media, email, hingga berbagai jenis aplikasi umum digunakan untuk melayani pelanggan. Berbagai sistem administrasi dan customer service ini bertujuan untuk menjaga kepuasan pelanggan. Namun telepon tetap menjadi jalur utama untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

Melayani pelanggan lewat telepon bukanlah hal yang mudah. Seringnya, kita bukannya membantu pelanggan menyelesaikan masalahnya, malah memperburuk situasi yang ada. Hal ini karena staf customer service yang tak cakap saat berbicara di telepon. Salah satu solusi yang bisa perusahaan terapkan adalah dengan memanfaatkan aplikasi helpdesk berbasis web.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software HelpDesk HashMicro

Selain itu, Anda dapat menggunakan Aplikasi Customer Service berbasis web untuk mengoptimalkan upaya pemasaran perusahaan Anda secara otomatis dan tepat sasaran. Sebelum memilih aplikasi customer service terbaik, Anda dapat menyesuaikan dengan budget perusahaan Anda dan memastikan terlebih dahulu skema perhitungan harganya.

Seorang customer service haruslah memiliki kemampuan untuk berbicara di telepon. Berikut ini beberapa di antaranya:

Gunakan Nada Positif

Mungkin ini terdengar klise. Namun senyum Anda saat berbicara di telepon bisa didengar oleh lawan bicara Anda. Cara ini bisa membangun komunikasi yang positif dan menyenangkan antara Anda dengan pelanggan.

Perhatikan juga nada bicara Anda. Jangan terlalu cepat sehingga membuat lawan bicara sulit menangkap maksud Anda. Hindari nada tinggi atau berteriak karena pelanggan bisa mengira Anda sedang marah-marah dengannya. Namun jangan pula terlalu pelan sampai-sampai sulit didengar.

Atur kecepatan bicara Anda di level 130 – 150 kata per menit. Usahakan Anda bicara senatural mungkin, namun tetap antusias terhadap apa yang disampaikan pelanggan. Kendalikan faktor-faktor di atas, maka layanan pelanggan Anda akan semakin membaik.

Sampaikan dengan Jelas

Saat Anda berbicara di telepon, utarakan maksud Anda dengan jelas. Gunakan kalimat yang mudah dimengerti oleh siapa saja. Hindari pemakaian jargon atau kata-kata yang sulit dimengerti.

Sebagai customer service, hal terakhir yang Anda inginkan adalah pelanggan yang kebingungan atau membuat mereka merasa inferior. Sebisa mungkin hindari bahasa pergaulan seperti “bro, sis” dan sejenisnya. Hindari juga menggumam, seperti berkata “umm” atau “hmm”.

Menggumam mengesankan Anda tidak profesional. Biasakan diam sejenak saat Anda berpikir dibandingkan menggumam. Jika telepon tiba-tiba berbunyi pada saat Anda sedang makan, hentikan sejenak makan Anda untuk mengangkat telepon. Banyak orang yang menganggap bahwa bicara sembari makan itu tidak sopan.

Artikel terkait: 5 Cara Menghadapi Customer yang Marah Secara Tepat

Layanan Pelanggan yang Baik itu Tulus

Mulai dari mengangkat telepon dan mengucapkan salam, lakukan semuanya dengan tulus. Hindari berbicara dengan nada seperti membaca. Tujuan pelanggan menghubungi Anda lewat telepon adalah untuk berbicara dengan manusia, bukannya robot atau mesin penjawab.

Biasakan menyebut nama perusahaan, nama Anda, serta tawarkan bantuan sesaat setelah telepon terhubung. Jika Anda menerima telepon dari bagian lain, biasakan menyebut nama departemen Anda sehingga pelanggan merasa sudah disambungkan dengan pihak yang tepat.

Hindari kalimat-kalimat seperti “saya tidak tahu”, “saya tak bisa membantu Anda”, atau “tunggu sebentar”. Setelah mendengar apa keluhan pelanggan, beri estimasi waktu kapan kiranya Anda bisa menyelesaikan masalah mereka.

Panggil Pelanggan dengan Namanya

Sesaat setelah Anda mendengar nama pelanggan, gunakan namanya untuk memanggil mereka. Hindari memanggil pelanggan dengan kata “Anda”. Personalisasi semacam ini adalah langkah tepat untuk membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.

Jangan ragu untuk meminta pelanggan Anda mengeja nama mereka. Sentuhan personal semacam ini sangat berarti di mata pelanggan dan membuat mereka merasa tersanjung.

Tingkatkan Layanan Pelanggan Anda dengan Penutup yang Baik

Sebelum menutup telpon, pastikan sang pelanggan sudah memahami solusi atau pemecahan masalah yang Anda sampaikan. Jangan lupa untuk bertanya “ada lagi yang bisa saya bantu?”, sampai si pelanggan benar-benar tak punya pertanyaan yang ingin disampaikan lagi.

Berikan juga informasi-informasi yang sekiranya pelanggan butuhkan nantinya. Jika Anda merasa pelanggan memerlukan follow-up, berikan kejelasan waktu kapan sebaiknya Anda bisa dihubungi olehnya. Bantu lacak setiap update yang dari salesperson menggunakan aplikasi Customer Relationship Manager (CRM) untuk memantau setiap pencapaian penjualan perusahaan Anda.

Saat semua informasi sudah tersampaikan, beri salam penutup yang baik seperti “terima kasih sudah menghubungi kami”, atau sekedar selamat pagi/siang/sore. Ini membuat pelanggan tahu bahwa Anda senang membantunya dan bersedia untuk dihubungi lagi di waktu mendatang.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software CRM HashMicro

Kesimpulan

Menjawab telepon dengan baik memang membutuhkan kemampuan bahkan pelatihan tertentu. Jika diperlukan, Anda bisa menggunakan sistem yang bisa meningkatkan kinerja tim customer service, seperti sistem help desk & ticketing berbasis web. Untuk implementasi yang lebih cepat, ketahui informasi mengenai skema harga sistem help desk & ticketing.

Sistem ini juga bisa membantu tim Anda merekam pembicaraan lewat telepon dan mengubahnya menjadi tiket untuk ditindaklanjuti kemudian. Baca tips dan trik lainnya untuk meningkatkan kinerja tim help desk Anda dengan klik link berikut ini.

ETIKA BERKOMUNIKASI MENGGUNAKAN TELEPON 

        Haii teman-teman , selamat datang :) , saya akan menjelaskan tentang etika kita dalam berkomunikasi menggunakan telepon , nah ... gak asing kan dengar kata berkomunikasi lewat telepon , jika anda seorang sekertaris pasti anda sudah sering menerima informasi melalui telepon bukan  , dalam kehidupan sehari - hari kita pun sering sekali melakukan komunikasi lewat telepon. nah sekarang saya akan memberitahukan bagaimana sih etika dalam berkomunikasi lewat telepon yang baik dan benar , simak berikut ini yah...

A. Penegertian Komunikasi 

    Komunikasi adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain untuk mencapai kesepahaman.

B. Berkomunikasi melalui telepon 

    Ialah suatu proses penyampaian informasi jarak jauh dengan menggunakan media telepon.

C. Etika atau hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi menggunakan telepon. 

           Suara yang merdu, jelas, terkesan ramah , hangat , dan bersahabat , tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikais dengan kita . Dengan hanya mendengar saja orang keluar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon. Penampilan menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. Akan tetapi , kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. Adapun hal-hal yang penting dna harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut:                                                                                                                                                            
 1. Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Mengucapkan salam wajib dilakukan dan mengenalkan diri agar lawan bicara kita tahu dengan siapa dia berbicara.

3. Tidak berbicara dengan orang lain selagi menelepon. Kita harusfokusdalam  satu pembicaraan saja agar tidak ada kesalahan dalam berbicara.                                                                                            

4.Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah  permen. Jika kita berbicara sambil makan maka suara kita akan terdengar kurang jelas oleh lawan bicara dan bahkan dapat membuat kita tersedak, karena makan sambil berbicara.                                                                                                                 

5. Berbicara tidak terlalu banyak basa basi. Jika terlalu banya basa basi akan menambah biaya telepon, menyita waktu dan membuat lawan bicara kita merasa bosan.                                                                   

6.Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak. Ini akan membuat kesan seperti marah-marah dan membuat lawan bicara kita akan merasa dimarahi sehingga Ia akan mengakhiri pembicaraan.                                                                                                                                             

7. Nada dan intonasi  bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah. Akan menyebabkan lawan bicara merasa malas pula untuk berbicara dan malas meladeni atau bahkan tidak menghiraukan apa yang sedang kita bicarakan.                                                                                                                                 

8. Mencatat pesan atau pembicaraan. Semua pesan wajib dicatat agar kita tidak lupa akan pesan yang harusdisampaikan.                                                                                                                                       

9. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si penelepon. Jika ada pesan maka pesan itu wajib disampaikan, karena setiap pesan itu pasti penting bagi si penerima pesan.

D. Langkah dan teknik menelpon

1. Perhatikan jam anda menelepon

     Penerima telepon pasti ingin tahu ada hal apa sih kita menelponya , nah untuk itu kita sampaikan kepadanya tujuan dan maksud kita menelpon . agar penerima tidak bosan dalam menerima telepon dari kita karena kita terlalu basa basi .

       Jika kita mengawali telepon dengan salam maka hendaknya menutup teleponpun dengan salam agar terkesan ramah  dan sopan.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.                                                                                                                                                                                                                            Nah bagaimana sudah tahu kan bagaimana cara kita berkomuniaksi menggunakan telepon , jadi kita bisa menjadi pribadi yang baik dalam bertelepon , tidak seenaknya sendiri dalam bertelepon .. cukup sampai disini dulu ya... hanya itu yang dapat saya sampaikan, terimakasih sudah mampir..                                 WASSALAMUALAIKUM...