RingkasanProposal proyek adalah dokumen tertulis yang menguraikan semua yang harus diketahui pemangku kepentingan tentang suatu proyek, termasuk linimasa, anggaran, tujuan, dan gol. Proposal proyek harus merangkum detail proyek dan mengajukan ide Anda agar pemangku kepentingan setuju dengan inisiatif tersebut. Dalam panduan ini, kami akan mengajari Anda cara membuat proposal proyek sehingga Anda bisa mendapatkan persetujuan dan berhasil dalam pekerjaan. Show
Semua proyek memiliki kisah pembuatannya, tetapi kisahnya tidak dimulai dengan seseorang mengatakan, "Muncullah sumber daya!" Untuk melanjutkan proyek, tim harus mengajukan proposal kepada pengambil keputusan dalam organisasi atau kepada pemangku kepentingan eksternal mereka. Proposal proyek itu seperti elevator pitch, tujuannya mempresentasikan proyek secara ringkas namun efisien. Dalam panduan ini, kami akan mengajari Anda cara membuat proposal proyek sehingga bisa mendapatkan persetujuan dan pekerjaan Anda berhasil. Apa itu proposal proyek?Proposal proyek adalah dokumen tertulis yang menguraikan semua yang harus diketahui pemangku kepentingan tentang suatu proyek, termasuk linimasa, anggaran, tujuan, dan gol. Proposal proyek harus merangkum detail proyek dan mengajukan ide Anda agar pemangku kepentingan tertarik untuk terlibat dalam inisiatif tersebut. Gol proposal proyek Anda adalah:
Coba Asana untuk manajemen proyek Proposal proyek vs. piagam proyek vs. kasus bisnisProposal proyek dan piagam proyek memiliki tujuan yang berbeda dalam proses pembuatan proyek, dan Anda harus memahami perbedaan antara keduanya. Proposal proyek berlangsung di fase inisiasi proyek, sedangkan piagam proyek berlangsung di fase perencanaan. Seperti yang disebutkan di atas, proposal proyek adalah dokumen persuasif yang dimaksudkan untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang alasan suatu proyek harus dilaksanakan. Piagam proyek adalah dokumen referensi yang mendefinisikan tujuan proyek dan tidak dapat dibuat sebelum proposal proyek disetujui. Orang juga sering keliru antara kasus bisnis dengan proposal proyek, tetapi kasus bisnis juga dilakukan setelah mengajukan proposal. Setelah proyek disetujui melalui proposal, kasus bisnis dapat digunakan untuk mendapatkan pendanaan tambahan proyek tersebut. Ada enam jenis proposal yang mungkin Anda temui sebagai manajer proyek dan memahami format yang berbeda dapat berguna saat Anda membuat proposal. Setiap jenis memiliki gol berbeda.
Gaya bahasa dan konten proposal proyek akan berbeda, sesuai dengan jenis proposal yang dikirim. Ketika mengetahui gol proyek, Anda dapat membuat proposal sesuai dengan gol tersebut. Baca: Proof of concept (POC): Cara membuktikan kelayakanCara membuat proposal proyekPetunjuk langkah demi langkah ini berlaku untuk sebagian besar proposal proyek, apa pun jenisnya. Anda harus menyesuaikan proposal untuk audiens yang dituju, tetapi ringkasan proposal proyek ini dapat berfungsi sebagai referensi untuk memastikan Anda menyertakan komponen utama dalam dokumen. 1. Tulis ringkasan eksekutifRingkasan eksekutif berfungsi sebagai pengantar proposal proyek Anda. Mirip dengan abstrak laporan atau pengantar esai, bagian ini harus merangkum hal yang diajukan dan meyakinkan pemangku kepentingan untuk terus membaca. Ringkasan eksekutif mungkin sepanjang satu atau beberapa paragraf, tergantung kompleksitas proyek. Ringkasan eksekutif harus mencakup:
Anda hanya boleh membahas item-item ini secara singkat dalam ringkasan eksekutif karena Anda akan membahas topik ini secara lebih mendetail nanti dalam proposal. 2. Jelaskan latar belakang proyekDi bagian ini, Anda akan mempelajari latar belakang proyek. Gunakan referensi dan statistik untuk meyakinkan pembaca bahwa masalah yang ditangani akan bermanfaat. Beberapa pertanyaan yang perlu disertakan:
Anda juga dapat menggunakan bagian ini untuk menjelaskan keterkaitan langsung masalah yang ingin diselesaikan dengan organisasi Anda. 3. Hadirkan solusiAnda baru saja mempresentasikan masalah di bagian latar belakang proyek, jadi langkah logis berikutnya dalam pembuatan proposal adalah menyajikan solusi. Bagian ini adalah kesempatan Anda untuk menguraikan pendekatan proyek secara lebih mendetail. Beberapa item yang harus disertakan:
Anda mungkin tidak memiliki semua item ini dalam format proposal, tetapi Anda dapat memutuskan hal yang akan disertakan berdasarkan ruang lingkup proyek. Bagian ini kemungkinan akan menjadi bagian yang paling panjang dan mendetail dari proposal karena Anda akan mendiskusikan semua yang terlibat dalam mencapai solusi yang diusulkan. Coba Asana untuk manajemen proyek 4. Tentukan hasil akhir dan gol proyekMendefinisikan hasil akhir proyek adalah langkah penting dalam membuat proposal proyek. Pemangku kepentingan ingin mengetahui hal yang akan dihasilkan di akhir proyek, baik produk, program, peningkatan teknologi, atau lainnya. Saat para pemangku kepentingan membaca visi Anda, di sinilah mereka akan berpikir, “Oh, ini tujuan mereka menggunakan sumber daya saya.” Saat menentukan hasil akhir, Anda harus menyertakan:
Meskipun harus menunjukkan masalah dan solusi untuk proyek, sering kali pemangku kepentingan lebih mudah memvisualisasikan proyek ketika Anda dapat menentukan hasil akhir. 5. Buat daftar sumber daya yang dibutuhkanSetelah menguraikan masalah, pendekatan, solusi, dan hasil akhir, Anda dapat membahas detail tentang sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai inisiatif. Di bagian ini, sertakan:
Harapannya, pada titik ini Anda telah meyakinkan para pemangku kepentingan untuk bergabung dengan proyek yang diusulkan. Itulah sebabnya meletakkan sumber daya yang diperlukan di akhir dokumen merupakan langkah strategis yang cerdas. 6. Berikan kesimpulanTerakhir, selesaikan proposal proyek dengan kesimpulan yang persuasif dan penuh keyakinan. Seperti ringkasan eksekutif, kesimpulan harus secara singkat merangkum masalah yang ditangani proyek dan solusi untuk memecahkan masalah itu. Anda dapat menekankan dampak proyek dalam kesimpulan, tetapi jaga relevansi bagian ini, seperti yang Anda lakukan pada esai tradisional. Kiat membuat proposal proyek yang efektifMengikuti langkah-langkah yang tercantum di atas akan memastikan proposal proyek memiliki semua elemen yang tepat. Tetapi, jika ingin membuat para pembaca terkesan dan mendapatkan persetujuan mereka, proposal Anda harus menarik. Selain hal di atas, proposal proyek meliputi: Kenali audiens AndaSaat menulis proposal, selalu ingat audiens Anda (yaitu pemangku kepentingan). Ingatlah bahwa gol proposal adalah meyakinkan audiens, bukan hanya mempresentasikan detail proyek. Misalnya, jika membuat alat pengeditan baru untuk penerbit anak-anak, dapatkah Anda menentukan apakah pemangku kepentingannya adalah orang tua dan menarik sisi emosional saat meyakinkan mereka untuk membeli produk Anda? Bersikaplah persuasifPersuasi penting dalam proposal proyek karena Anda berharap audiens akan membaca proposal dan melakukan sesuatu sebagai gantinya. Jika para pembaca tidak tertarik dengan proyek, mereka tidak akan memiliki keinginan untuk membantu Anda. Jika Anda menjelaskan alat pengeditan tetapi tidak menyebutkan banyak fitur yang ditawarkan, bagaimana proyek akan menguntungkan klien, dan dampak positifnya dalam industri, lalu audiens akan bertanya-tanya, "Mengapa saya harus peduli dengan proyek ini?" Tetap sederhanaMeskipun harus menjelaskan masalah, pendekatan, dan solusi, Anda sebaiknya tidak membuat proposal proyek terlalu rumit. Artinya, Anda dapat mendiskusikan rencana proyek untuk alat pengeditan yang diusulkan tanpa membahas kode yang akan digunakan para teknisi untuk membuat setiap fitur berfungsi. Lakukan risetProposal proyek yang sukses mencakup riset menyeluruh. Bersiaplah untuk menyokong masalah dan solusi Anda dengan sumber yang memiliki reputasi baik, studi kasus, statistik, atau bagan sehingga audiens tidak bertanya-tanya. Saat menulis proposal, posisikan diri Anda sebagai pembaca dan tanyakan:
Jika dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kemungkinan besar Anda telah melakukan riset yang cukup untuk mendukung inisiatif yang diusulkan. Gunakan alat manajemen proyek untuk memperkuat proposal proyekProposal proyek yang baik membutuhkan kolaborasi tim. Dengan alat manajemen yang tepat, tim Anda dapat berkomunikasi, berbagi informasi, dan bekerja sama dalam satu dokumen yang sama. Mengakses data yang dibutuhkan akan menjadi mudah jika Anda menyimpan semua informasi proyek di satu tempat. Proposal proyek bersumber dari proyek yang teratur dan terencana dengan baik. Itulah sebabnya perangkat lunak manajemen proyek adalah sumber daya utama untuk membuat proposal proyek secara efektif. Siap memulai? Cobalah Asana. Coba Asana untuk manajemen proyek |