Hai, Quipperian!
Kamu pasti tahu kan, ada beberapa jenis surat yang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi, baik secara formal maupun tidak formal. Demikian halnya dalam bidang perdagangan. Untuk melancarkan kerja sama antara satu pihak dan pihak lainnya, komunikasi sangat dibutuhkan untuk saling memberitahukan informasi.
Nah dalam berkomunikasi, perusahaan harus biasanya menggunakan media yang dapat memperlancar hal tersebut, salah satunya dengan surat-menyurat.
Jenis surat yang biasa digunakan untuk keperluan bisnis atau niaga disebut surat niaga. So, Quipperian, berikut ini Quipper Blog akan membahas lebih lanjut mengenai surat yang satu ini. Apakah kamu penasaran? Yuk, simak pembahasan berikut ini.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau niaga. Surat ini merupakan jenis surat formal atau resmi yang isinya biasanya berhubungan dengan jual beli barang maupun jasa, penawaran barang dan jasa, oleh karena itu surat bisnis sering kali disebut dengan surat dagang.
Surat niaga dibuat dan dikeluarkan oleh badan usaha maupun perusahaan untuk menjalankan usahanya yang bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat internal maupun eksternal tergantung pada situasi tertentu.
Surat yang bersifat internal biasanya digunakan oleh badan usaha maupun perusahaan untuk berkomunikasi antar pihak tertentu dalam suatu perusahaan. Sedangkan surat eksternal biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain diluar dari badan usaha atau perusahaan.
Fungsinya
Setelah memahami pengertiannya, berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat niaga, yakni:
- Menjadi perwakilan pertemuan dari penulis surat dengan pihak tujuan surat.
- Menjadi alat pengingat yang dapat digunakan jika diperlukan dan harus diarsipkan.
- Merupakan bukti nyata dan sah tentang adanya perjanjian.
- Digunakan sebagai alat promosi.
- Digunakan menjadi panduan untuk menjalankan tugas.
- Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
Ciri-Ciri
Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga:
- Bersifat resmi, sehingga penulisannya menggunakan bahasa baku dan dengan ketentuan penulisan surat dengan bahasa yang resmi.
- Merupakan jenis surat yang berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
- Biasanya menggunakan bentuk formulir dengan tujuan agar lebih mudah diisi, lebih efisien, hemat waktu, biaya, dan tenaga.
- Menggunakan pilihan kata yang persuasif agar dapat menarik perhatian.
- Ditulis untuk menyampaikan maksud dan tujuan pembuat surat dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Jika menggunakan surat transaksi dan memiliki nominal besar, surat akan menggunakan materai.
- Dapat bertindak atas nama instansi maupun pribadi.
- Dapat dilimpahkan kepada orang lain.
Jenis Surat Niaga
Berikut ini adalah beberapa jenisnya, yaitu:
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat telegram dan penegasannya
- Surat penawaran barang dan jasa
- Surat permintaan barang dan jasa
- Surat penerimaan pembayaran
- Surat pesanan barang dan jasa
- Surat penerimaan pembayaran
- Surat pernyataan keberatan
- Surat penangguhan pembayaran barang dan jasa
Cara Membuat Surat Niaga
Dalam membuat surat niaga, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni:
- Dalam surat yang ditulis, harus menyebutkan jumlah dan juga jenis produk atau jasa yang akan dipesan. Pesanan produk barang dan jasa sebaiknya dibuat dalam bentuk daftar pesanan agar lebih mudah diperiksa.
- Sebaiknya menyebutkan tujuan dan maksud surat dibuat. Contohnya, jika surat merupakan pesanan barang atau jasa, maka sebutkan surat pesanan berdasarkan penawaran.
- Menginformasikan bagaimana cara pembayaran barang dan juga jasa.
- Menginformasikan cara pengiriman barang dan juga jasa yang ingin dipesan.
- Menginformasikan bagaimana cara packing yang diinginkan.
Struktur Surat Niaga
Seperti jenis surat resmi lainnya, surat niaga juga memiliki struktur surat yang baku, yaitu:
- Kop surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
- Salam penutup
- Tanda tangan pengirim surat
- Jabatan pengirim surat
Contoh Surat Niaga
Supaya Quipperian lebih paham materi yang satu ini, berikut ini adalah contoh surat niaga:
CV Mandiri Jaya
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Joget No.10 Jakarta, Indonesia
Telp. (021)123567, Fax (021)123567
Jakarta, 11 Agustus 2021
Nomor: 011/SRTPM/VI/2021
Kepada Yth.
Direktur PT. Sandjaya Murni
Bp. Kurnia Sandjaya
Jl. Sakti No. 115
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan persediaan barang kami yang sudah sedikit, maka melalui perantaraan surat ini, kami dari perusahaan CV Mandiri Jaya ingin melakukan pemesanan barang-barang, yakni:
- Buku Folio 200 Pcs
- Buku Ekspedisi 50 Pcs
- Buku Kwitansi 100 Pcs
- Filing Cabinet 50 Pcs
- Money Sponge 100 Pcs
- Glue Stick 50 Pcs
- Clip file 50 box
- Pen (standar) 50 box
- Spidol (hitam) 100 Pcs
- Spidol (biru) 100 Pcs
Proses pembayaran barang pesanan di atas, akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Kelapa Gading, melalui rekening 065.334.4656 atas nama CV Mandiri Jaya.
Kami berharap agar barang-barang yang kami pesan di atas dapat dikirimkan segera dan kami terima selambat-lambatnya 5 hari setelah surat pesanan ini diterima.
Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi barang pesanan tersebut, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 11 Agustus 2021
Hormat Saya,
Haniva Malik
Marketing Manager
Nah, demikian pembahasan mengenai pengertian, fungsi, ciri-ciri, jenis, dan juga fungsi dari surat niaga. Sekian dulu ya ulasan mengenai topik ini. Nantikan ulasan-ulasan materi lainnya hanya di Quipper Blog. Jangan lupa, langganan juga Quipper Video supaya kamu bisa mendapatkan materi lebih lengkap dan banyak. Buruan subscribe di sini!
SUMBER
- suratresmi.id
- gurupendidikan.co.id
- seputarpengetahuan.co.id
- pengajar.co.id
- tutorialbahasainggris.co.id