Dalam Quality Manajemen Systems (QMS) terdapat Quality Assurance dan Quality Control sebagai acuan atau pedoman untuk kualitas suatu manajemen, sistem atau produk dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Konsep dari QA dan QC adalah sebagai berikut :
Konsep Quality Assurance
Menurut (Maisaldi, 2012) yang dikutip dari sebuah buku milik (Elliott, 1993) menjelaskan bahwa konsep dari QA adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas. Dimana kebutuhan tersebut merupakan refleksi dari kebutuhan pelanggan. QA biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus dan biasanyadigunakan sebagai alat bagi manajemen.
Sedangkan menurut (Richey, Integrated Publisher) dalam artikel online nya yang berjudul “Concepts Of Quality Assurance” konsep QA adalah sebuah tindakan untuk pencegahan suatu cacat terhadap suatu produk. QA menyediakan metode yang efisien untuk mengumpulkan dan memelihara informasi tentang karakteristik kualitas produk dan dampaknya terhadap operasi saat ini. Sebuah QA berfungsi menunjukkan area masalah kepada manajemen pemeliharaan, sehingga dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mencapai hal-hal berikut:
- Meningkatkan kualitas, keseragaman, dan kehandalandariupayapemeliharaan
- Meningkatkanlingkungan kerja, peralatan, dan peralatan yang digunakandalam pelaksanaanpemeliharaan
- Menghilangkanjam kerja dan biaya yang tidak perlu
- Meningkatkanpelatihan, kebiasaan kerja, dan prosedurpersonil pemeliharaan
- Meningkatkankeunggulan dannilailaporan dankorespondensiberasal olehkegiatan pemeliharaan
- Mendistribusikan informasiteknis yang diperlukanlebih efektif
- Membangunmaterial danperalatankebutuhanrealistisdalam mendukungupayapemeliharaan
Menurut beberapa penjelasan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa konsep dari QA adalah tindakan yang terencana dari pihak manajemen yang disusun secara sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan yang ditetapkan akan dijamin tercapai. QA berperan sebagai analyst untuk memperbaiki kualitas dari produk, selain itu juga QA berperan sebagai sertifikasi produk tersebut. Untuk menerapkan QA secara benar adalah dengan mendefinisikan proses, mengembangkan proses dan menerapkan proses untuk menghasilkan produk yang berkualitas.
Selain kedua hal tersebut, QA juga masih memiliki peran untuk memahami spesifikasi pelanggan dan spesifikasi standar yang berhubungan dengan produk, kemudian membuat atau menentukan cara untuk melakukan tindakan inspeksi yang berupa prosedur dan membuat dokumentasi dari hasil tindakan inspeksi tersebut. Sehingga dapat diketahui bahwa QA bersifat proactive, dan preventive in nature.
Konsep Quality Control
Konsep Quality Control menurut Dr. Kaurp Ishikawa[1] adalah kegiatan meneliti, mengembangkan, merancang dan memenuhi kepuasan konsumen, memberi pelayanan yang baik dimana pelaksananya melibatkan seluruh kegiatan dalam perusahaan mulai dari pimpinan teratas sampai karyawan pelaksana.
Menurut (Maisaldi, 2012) konsep dari QC adalah merupakan bagian manajemen yang bertugas menjamin mutu dari segi produk dan proses yang dilakukan selama produksi sehingga pengendalian mutu bagian QC mencakup pengendalian mutu pada bagian produksi.
Sedangkan menurut (Angga, 2013) konsep dasar dari QC adalah usaha perusahaan dari top manajemen untuk menghasilkan produk atau pelayan yang berkualitas. Usaha tersebut yaitu:
- Memperkenalkan QC, yakni menjelaskan dan menjabarkan mengenai dasar QC, manfaat, tujuan, kelebihan, kekurangan, dsb kepada pihak-pihak manajemen maupun stakeholder terkait.
- Mendengarkan Konsumen, Pada dasarnya konsumen menginginkan tiga hal “better, faster, and cheaper” tentu saja dalam kenyataannya konsumen tidak akan dapat ketiga-tiganya, maka kita harus mengidentifikasi apa yang terpenting dari ketiga hal tersebut bagi konsumen.
- Mengukur Tingkat Quality, Tugas QC adalah menetukan apa yang harus diukur, bagaimana caranya mengukur dan kapan harus diukur. Kita juga perlu mengumpulkan data dalam format tertentu sehingga dapat dianalisis untuk mengetahui seberapa efektif dari quality proses suatu industri. Keefektivan quality suatu proses industri berkaitan langsung dengan quality pengumpulan datanya dan analisis prosesnya.
- Mengevaluasi Tingkat Quality, Cara yang paling umum dilakukan untuk menganalisis data yang dikumpulkan adalah dengan menggunakan statistik. Jenis metode statistik yang umum dipakai adalah Statistical Process Control (SPC). SPC dapat mengidentifikasi masalah sebelum mereka berdampak secara nyata terhadap quality produk atau pelayanan.Menurut beberapa penjelasan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa konsep dari QC adalah sebuah tindakan pengujian untuk mengukur pencapaian standar yang ditetapkan. QC adalah suatu proses yang pada intinya adalah menjadikan entitas sebagai pengukur kualitas dari semua faktor yang terlibat dalam kegiatan produksi. Dari hasil pengukuran tersebut, akan dilakukan evaluasi secara terus menerus. Hasil evaluasi tersebut akan menjadi dasar dalam tindakan perbaikan yang dilakukan. Sehingga dapat diketahui bahwa QC bersifat reactive, dan problem solving in nature.
Menurut (Elisa) yang telah dikutip dari teori deming menjelaskan bahwa prinsip-prinsip dasar QC adalah PDCA cycle seperti gambar berikut :
Langkah-langkah pengendalian mutu dengan PDCA Cycle memperhatikan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
- PLAN : Identifikasi masalah dan merencanakan perbaikan secara berkesinambungan.
- Apakah rencana mencakup penyempurnaan dan siapa yang akan melaksanakan?
- Apakah rencana memuat kapan, di mana, dan bagaimana melaksanakannya?
- Bagaimana perubahan harus dilaksanakan?
- Apakah rencana memuat siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana pengumpulan data yang diperlukan?
- DO : Melakukan perbaikan, pengumpulan data, dan analisis.
- Apakah perbaikan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan rencana?
- Siapa yang memantau rencana?
- Apa alat-alat grafis untuk menampilkan data telah digunakan secara maksimal?
- CHECK : Memeriksa dan mempelajari hasil yang dicapai.
- Apakah proses perbaikan sesuai dengan yang diharapkan?
- Apakah proses perbaikan ditinjau dari sudut pandang pelanggan?
- Apakah proses perbaikan ditinjau dari sudut pandang pekerja?
- Aspek apa dalam tim yang terlaksana baik?
- Bagaimana memperbaiki kolaborasi yang ada?
- Adakah penghematan yang bisa diidentifikasi?
4. ACT : Bertindak atas dasar hasil evaluasi dan melanjutkan perbaikan proses.
- Komponen apa saja yang perlu dibakukan dari proses yang telah diperbaiki?
- Bagaimana mengubah flowchart yang ada?
- Kebijakan dan prosedur apa saja yang perlu direvisi?
- Siapa saja yang perlu dilatih?
- Siapa saja yang perlu disadarkan pada arti perubahan?
[1] Dr. Kauro Ishikawa merupakan pencetus dari konsep/teori Lingkaran Kualitas (Quality Circle) dan Diagram Sebab-Akibat atau juga dikenal dengan Fishbone Diagram atau Diagram Ishikawa (Ishikawa Diagram).
Perbedaan Quality Assurance (QA) & Quality Control (QC)
Secara mendasar QA dan QC memiliki beberapa perbedaan hal yang mendasar. Seperti yang terlihat pada gambar 2 dibawah tersebut, bahwa perbedaan yang mencolok dari keduanya adalah kedudukannya dalam Quality Management. Dapat dilihat bahwa QA adalah bagian dari Quality Management dimana posisinya lebih tinggi dalam struktur organisasi. Sedangkan kedudukan QC adalah merupakan bagian dari QA yang bertugas untuk melakukan tindakan inspeksi dari prosedur yang telah ditetapkan atau dirancang oleh QA (Nugroho, 2014).
Perbedaan QA dan QC bukan hanya secara kedudukan seperti yang dijelaskan diatas. Berikut ini perbedaan-perbedaan antara QA dan QC dalam quality management :
| No | Perbedaan | Quality Assurance | Quality Control |
| 1. | Definisi | QA adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan untuk memastikan proses pengembangan suatu produk berjalan dengan baik, baik itu sebuah produk perangkat lunak maupun produk lainnya. | QC adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan untuk memastikan kualitas produk yang dihasilkan atau dengan kata lain berfokus pada hasil produksi apakah sesuai dengan requirement atau spesifikasi awal yang ditetapkan |
| 2. | Tujuan | Bertujuan untuk meningkatkan proses pengembangan dan testing agar tidak terjadi kesalahan selama produk dikembangkan | Bertujuan untuk mengidentifikasi kesalahan setelah produk dikembangkan sebelum produk di release ke luar organisasi atau perusahaan. |
| 3. | Aktor | Seorang conceptor penjamin mutu | Seorang executor atau operator pengendali mutu |
| 4. | Fungsi | Memastikan proses pengembangan produk berjalan dengan baik | Memastikan hasil produksi sesuai dengan spesifikasi awal produk |
| 5. | Fokus | Fokus pada proses untuk menghasilkan produk dan memastikan untuk dapat mencapai suatu kualitas (defect prevention) | Fokus pada produk yang akan dihasilakn dan memastikan untuk dapat mencapai suatu kualitas (defect detection) |
| 6. | Sifat | Bersifat proactive dan preventive in nature | Bersifat reactive dan problem solving in nature |
| 7. | Proses | Meyakinkan atau menjamin kualitas dengan suatu sistematika kinerja dan keterbukaan untuk keberhasilan secara keseluruhan suatu pekerjaan dengan melalui sistem control | Prosedur kerja berdasarkan referensi yang dapat diterapkan dan diimplementasikan langsung di proses pekerjaan tersebut untuk memenuhi persyaratan minimum sebagai hasil akhir pekerjaan |
| 8. | Peran | Berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk, atau dengan kata lain QA sebagai conceptor | Berperan sebagai operasional yang langsung melakukan aktivitas checking atau inspeksi terhadap produk, atau dengan kata lain QA sebagai executor |
| 9. | Aktivitas | Merancang prosedur cara untuk tindakan pencapaian mutu yang ditargetkan | Melakukan tindakan dari prosedur QA untuk pencapaian mutu yang ditargetkan |
| 10. | Kategori | Perencanaan mutu, sertifikasi ISO, audit sistem, pengaturan manajemen pemeliharaan, dsb | Kegiatan-kegiatan inspeksi dan pengujian kualitas (in-coming, in-process, dan outgoing) |
| 11. | Kedudukan | Merupakan sebuah sistem dari sebuah penjamin kualitas dalam manajemen kualitas | Merupakan sebuah tools atau alat dari sebuah penjamin kualitas dalam manajemen kualitas |
| 12. | Tugas Utama (memperjelas perbedaan aktivitas) | Memahami kebutuhan pelanggan dan menentukan standar dari suatu produk atau jasa | Melakukan pemeriksaan dan inspeksi langsung ke produk atau jasa yang dihasilkan apakah sudah sesuai standar dan prosedur yang ditetapkan QA |
Contoh Praktek Quality Assurance (QA) & Quality Control (QC)
Dalam contoh penerapan praktik QA dan QC pada perusahaan, disini saya mengambil studi kasus Minuman Sari Buah. Berikut analisa tugas dari masing-masing manajemen dalam praktik penerapan QA dan QC pada perusahaan tersebut:
- Perencanaan penerapan prosedur QA dalam perusahaan Minuman Sari Buah, terdiri dari :
- Pembentukan struktur organisasi dan penetapan karyawan dari kegiatan Quality Assurance di dalam perusahaan.
- Penetapan standar-standar mutu yang meliputi aspek bahan baku, bahan pengemas, peralatan lini produksi dan produk akhir.
- Penyimpanan, penanganan selama distribusi, dan lain-lain.
- Laboratorium dan metode-metode untuk analisis dan pengujian parameter mutu yang meliputi metode-metode organoleptik, fisik, kimia dan mikrobiologi[1].
- Penentuan batas maksimum dan minimum untuk setiap parameter mutu serta sistem pencatatan dan pelaporan.
- Penerapan QC dalam perusahaan Minuman Sari Buah, terdiri dari :
- Melakukan pengujiam Quality control yang terdiri dari tiga faktor yang harus diuji dari segi fisik, kimia, dan mikrobiologi.
- Melakukan pengujian secara fisik dengan mengambil beberapa sampel minuman sari buah untuk dilakukan pengujian fisik seperti, tingkat kekentalan, warna, dan lain sebagainya.
- Melakukan pengujian secara kimia, dengan mengambil sampel minuman sari buah dilakukan beberapa pengujian seperti tingkat keasaman (pH), kandungan vitamin C, kandungan serat, kandungan gula. contoh sampel minuman sari buah memiliki tingkat keasaman yang belum memenuhi syarat (pH<4), yaitu pH=6.23 (pH masih di atas 4 maka produk tersebut belum layak untuk dijual karena tidak memenuhi syarat pH untuk minuman sari buah.
- Melakukan pengujian sampel minuman sari buah dari segi mikrobiologi dengan melakukan uji ALT, kapang khamir, koliform (MPN), koliform (EMBA).
[1] Faktor yang harus diuji dalam Quality Control
DAFTAR PUSTAKA
Angga, W. (2013, July 11). Dasar-dasar Quality Control. Retrieved February 20, 2015, from IPQI (Indonesia Productivity And Quality Institute) website: //ipqi.org/sekilas-tentang-dasar-dasar-quality-control/
Elisa. (n.d.). Universitas Gajah Mada. Retrieved February 21, 2015, from Universitas Gajah Mada Website: //elisa.ugm.ac.id/user/archive/download/27683/c72bca6da855fff3319523ac6dde1892
Elliott, G. (1993). Quality Assurance in Education. MCB UP Ltd.
Maisaldi, M. (2012, November 13). Slideshare. Retrieved February 20, 2015, from Slideshare.com: //www.slideshare.net/AbdullahAceh/ringkasan-product-development-dan-quality-assurance
Nugroho, D. (2014, July). Perbedaan QA dan QC. Retrieved February 21, 2015, from Slideshare.net: //www.slideshare.net/dewonugroho/tugas-kelompok-perbedaan-qaqc
Richey, P. (n.d.). Concepts of Quality Assurance. Retrieved February 20, 2015, from Integrated Publisher Website: //electronicstechnician.tpub.com/14085/css/14085_102.htm
Richey, P. (n.d.). Integrated Publisher. Retrieved February 20, 2015, from Integrated Publisher Website: //electronicstechnician.tpub.com/14085/css/14085_102.htm