Bagaimana caranya agar komunikasi dalam organisasi berjalan efektif jelaskan

Penelitian yang dilakukan perusahaan Gartner menunjukkan bahwa 70 persen kesalahan dalam bisnis terjadi karena komunikasi yang buruk. Statistik ini secara tidak langsung menunjukkan betapa pentingnya komunikasi yang efektif di tempat kerja. 

Pasalnya, tidak hanya dapat meningkatkan hubungan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan, komunikasi yang efektif juga dibutuhkan demi kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. 

Itu sebabnya agar kamu mampu menjadi manajer atau karyawan yang turut mendorong kesuksesan perusahaan tersebut, cobalah terapkan beberapa cara komunikasi yang efektif di tempat kerja berikut ini.

1. Berkomunikasi dengan jelas

Kamu harus bisa selalu berbicara dengan jelas dan terarah agar rekan kerja atau anggota tim bisa memahami apa yang kamu butuhkan. Sebab, ketika kamu meracau dan tidak yakin dengan apa yang kamu katakan, orang lain cenderung tidak akan mendengarkan kamu.

Bila hal ini masih sulit untuk kamu lakukan, cobalah untuk menulis poin-poin yang hendak kamu katakan terlebih dahulu sebelum kamu menyampaikan sesuatu yang penting atau saat harus berkomunikasi dengan kelompok yang besar. 

2. Jadilah pendengar yang terlibat 

Saat berkomunikasi dengan orang lain kita terkadang terlalu fokus pada apa yang hendak kita katakan. Padahal komunikasi  yang efektif bukan hanya tentang berbicara dengan baik, namun juga bagaimana kamu mampu menjadi pendengar yang terlibat.

Menjadi pendengar yang terlibat berarti kamu tidak hanya memahami kata-kata dan emosi yang coba disampaikan pembicara, namun juga membantu lawan bicara kamu tersebut merasa didengar dan dipahami. 

Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan fokus pada pembicara, menghindari menyela pembicaraan, menunjukkan minat pada percakapan yang dilakukan, dan mengesampingkan penilaian saat mendengarkan lawan bicara untuk benar-benar memahami hal yang mereka coba katakan. 

Salah satu cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini tidak hanya akan menunjang bagaimana kamu mampu memahami informasi yang didengar, namun juga membantu kamu membangun hubungan dan interaksi yang lebih baik dengan sesama rekan kerja atau tim.

Baca juga: 8 Cara meningkatkan kemampuan komunikasi demi kemajuan karier

3. Tegas, jujur dan terbuka

Ketegasan dapat menghasilkan komunikasi yang lebih jelas dan membantu kamu dalam meningkatkan rasa percaya diri serta kemampuan mengambil keputusan. 

Meski begitu, tegas tidak dipahami sebagai sikap agresif dan menuntut, ya. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif bukan tentang memenangkan argumen atau memaksakan pendapat pada orang lain. 

Sebaliknya, ketegasan dapat ditunjukkan dengan mengekspresikan pikiran dan perasaanmu secara terbuka, jujur dan mempertahankan sudut pandang saat berkomunikasi sambil tetap menghormati orang lain dan terbuka pada perspektif mereka. 

Agar dapat meningkatkan ketegasan dalam cara komunikasi yang efektif di tempat kerja, kamu bisa berlatih untuk mengekspresikan pikiran negatif dengan cara yang positif, belajar mengatakan tidak, dan menerima umpan balik secara positif.

4. Perhatikan komunikasi nonverbal

Cara komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat dilakukan dengan mengembangkan kemampuan untuk memahami dan menggunakan komunikasi nonverbal. 

Pasalnya, komunikasi nonverbal dapat membantu kamu dalam mengekspresikan diri, terhubung dengan orang lain, mengidentifikasi situasi yang menantang dan membangun hubungan yang lebih baik di tempat kerja. 

Salah satu contoh menggunakan komunikasi nonverbal untuk meningkatkan komunikasi yang efektif adalah dengan menggunakan bahasa tubuh yang terbuka, seperti tidak menyilangkan lengan dan mempertahankan kontak mata dengan lawan bicara. 

Kamu juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk menekankan atau meningkatkan pesan verbal. 

Sementara itu, agar kamu dapat memahami komunikasi nonverbal dengan baik kamu harus melihat semua sinyal nonverbal yang kamu terima secara keseluruhan atau utuh.

5. Pilih medium komunikasi yang tepat 

Dalam lingkungan kerja, komunikasi kerap dilakukan dalam beragam medium, seperti tatap muka, panggilan telepon, konferensi video, pesan teks hingga email.

Agar setiap komunikasi di berbagai medium tetap efektif, cobalah pikirkan apakah medium yang akan kamu gunakan sudah tepat dan dapat mendukung pesan tersampaikan dengan efektif. 

Pertimbangkan beberapa hal seperti  tingkat urgensi topik, ukuran masalah atau pertanyaan yang ingin diajukan, berapa banyak orang yang terlibat dan seberapa formal topik tersebut untuk memutuskan medium komunikasi mana yang terbaik. 

Contohnya, jika kamu hanya ingin mengajukan pertanyaan singkat dan tidak membutuhkan jawaban langsung, maka email bisa menjadi medium yang lebih baik. 

Sebaliknya jika kamu ingin mengomunikasikan hal yang panjang dan kompleks untuk dibahas, maka pilihan medium telepon atau tatap muka sepertinya lebih efektif untuk digunakan. 

6. Gunakan kecerdasan emosional 

Salah satu kunci komunikasi efektif di tempat kerja adalah kecerdasan emosional, istilah yang merujuk pada kemampuan melihat, memahami, mengekspresikan dan mengelola emosi. 

Hal ini penting dimiliki untuk mencegah potensi konflik di tempat kerja. Itu sebabnya usahakan untuk selalu menjaga interaksi di tempat kerja seprofesional mungkin agar komunikasi yang terjadi di tempat kerja pun dapat berjalan secara efektif. 

Salah satu hal sederhana yang bisa kamu lakukan untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini adalah dengan berusaha bersikap tenang dan memikirkan dengan matang sebelum menyampaikan pendapat atau bertindak di tempat kerja. 

Baca juga: 12 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja

Dalam setiap aspek pekerjaan, kamu dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan satu sama lain. Karena itu penting untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja seperti yang telah dicontohkan tadi.

Dengan menerapkannya kamu pun dapat menjaga hubungan dengan rekan kerja, meningkatkan produktivitas dan mampu membantu perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. 

Sumber:

• careeraddict.com
• helpguide.org
• kaplanprofessional.edu.au
• reed.co.uk
   

Komunikasi yang efektif menjadi salah satu kunci keberhasilan dalam menjalin hubungan, tidak hanya saat bersama pasangan namun juga dengan rekan kerja atau keluarga. Komunikasi menjadi salah satu cara, ketika berusaha untuk memberikan respons kepada lawan bicara.

Tidak hanya sekedar memberikan respons, melainkan komunikasi juga dibutuhkan dalam berinteraksi. Sejak kecil kita sudah diajarkan untuk berkomunikasi, namun berkomunikasi tidak hanya sekedar kedua pihak saling berbicara, namun juga mampu mendengarkan.

Salah satu contoh komunikasi yang efisien adalah, ketika kedua pihak atau lebih mampu menyimak pernyataan seseorang dan memberikan respons, bisa dalam bentuk pertanyaan atau memberikan kritik atau saran, akan menunjukkan bahwa mereka setuju atau bertentangan.

Mungkin Anda akan menganggap bahwa menjalin komunikasi efektif tentunya mudah, sebab sebagai makhluk sosial sudah menjadi kebiasaan bagi kita untuk berkomunikasi dengan orang lain. Namun ternyata masih banyak kesalahan biasa dilakukan, dan perlu diperbaiki.

Tips Membangun Komunikasi Efisien dan Efektif

Kami akan memberikan beberapa tips bagi Anda dalam menjalin komunikasi efektif dan efisien, dengan tujuan agar tidak ada lagi kesalahan dapat terulang kembali, atau barangkali dapat mengganggu dalam berkomunikasi dengan lawan bicara.

1. Mendengarkan Lawan Bicara

Dalam berkomunikasi, kita memang diperkenankan untuk mengutarakan pendapat. Namun bukan berarti kita tidak membiarkan lawan bicara untuk mengutarakan pendapatnya, terkadang mendengarkan lawan bicara juga penting.

Anda akan dipandang sebagai sosok egois, karena hanya fokus terhadap diri sendiri. Izinkan pihak lain untuk berbicara dan menjadi pendengar yang baik, sikap tersebut sangat dibutuhkan saat sedang berada di lingkungan kerja yang sifatnya formal.

2. Mengajukan Pertanyaan

Komunikasi yang efektif juga memerlukan tanggapan dari pihak lain, pernyataan yang telah disampaikan oleh lawan bicara memerlukan tanggapan, bisa dengan mengajukan pertanyaan, jika terdapat pernyataan tidak dimengerti atau mengutarakan tanggapan Anda.

Dengan mengajukan pertanyaan, kita juga bisa dianggap sebagai pendengar yang baik, karena mendengarkan apa yang lawan bicara coba sampaikan.

3. Memberikan Informasi dengan Jelas

Dalam berkomunikasi juga perlu menyampaikan informasi secara jelas, sehingga tidak menimbulkan salah paham dari pihak lain. Penjelasan informasi dengan jelas dan akurat, tentunya akan membuat lawan bicara memahami apa maksud dari yang ingin disampaikan.

Selain itu dalam dunia kerja misalnya, ketika Anda diminta untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain, maka jangan sampai melakukan kesalahan dalam memberikan informasi, karena hal tersebut bisa menimbulkan salah paham dan berujung konflik antar pihak lain.

4. Mengombinasikan Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Komunikasi yang efektif juga membutuhkan komunikasi verbal dan nonverbal di saat bersamaan, agar terciptanya komunikasi efektif. Gerakan nonverbal seperti mengangguk atau tersenyum, bisa menciptakan suasana komunikatif. Ditambah lagi gerakan verbal, yaitu melalui penyampaian informasi atau tanggapan secara jelas Anda berikan kepada lawan bicara.

Tujuan Komunikasi Efektif bagi Anda

Tahukah Anda sebetulnya apa tujuan dari komunikasi efektif, apakah manfaatnya bagi Anda dan lawan bicara dan bagaimana dampaknya. Yang pasti kita akan merasa bahwa menjalin komunikasi efektif dengan lawan bicara, bisa menciptakan suasana komunikatif.

1. Membangun Kepercayaan

Kepercayaan bisa timbul melalui komunikasi, sebab jika bisa mendengarkan lawan bicara, atau memberikan nasihat ketika diminta, maka lawan bicara bisa menaruh kepercayaannya kepada Anda.

Tidak semua orang membutuhkan nasihat atau tanggapan, ada beberapa orang yang hanya membutuhkan pendengar bagi mereka yang ingin mengutarakan pendapat atau perasaannya.

2. Mencegah dan Mengatasi Masalah

Komunikasi yang efektif juga berguna untuk mencegah atau mengatasi masalah, jika bisa membangun komunikasi dengan baik maka lawan bicara bisa mengerti apa maksud pernyataan Anda.

Sehingga tidak menimbulkan adanya masalah atau konflik. Selain itu dengan komunikasi efektif, kita juga bisa mengatasi masalah yang terjadi, jika mengerti apa penyebab dari permasalahan tersebut.

3. Mendapat Pengarahan

Ketika Anda memiliki kemampuan dalam menjalin komunikasi efektif, maka akan lebih mudah menyampaikan harapan Anda dengan jelas. Jika komunikasi terhambat, maka akan sulit mengutarakan harapan, yang bisa jadi pihak lain salah dalam mengartikannya.

Atau Anda juga bisa memberikan instruksi-instuksi, dan nantinya Anda mampu mengarahkan orang lain untuk berada di jalur yang diharapkan. Dengan begitu tidak akan ada kebingungan dapat terjadi, karena kesalahan dalam berkomunikasi.

4. Meningkatkan Kekompakan

Komunikasi secara efektif juga menciptakan suasana harmonis dan meningkatkan kekompakan, dengan begitu rasa percaya antara satu sama lain juga akan terbentuk. Dengan begitu Anda akan merasa dekat satu sama lain, sehingga menciptakan hubungan yang kompak.

Suasana seperti ini sangat dibutuhkan dalam meningkatkan produktivitas kelompok, dimana Anda bisa menerapkannya dalam kegiatan sehari-hari.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menciptakan Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hal perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan orang lain, terutama dengan orang baru Anda kenal ataupun pihak di dalam dunia kerja. Menciptakan suasana komunikatif tentunya sangat penting, agar kedua pihak merasa nyaman saat berpendapat.

1. Tidak Memotong Pembicaraan Seseorang

Komunikasi dapat terjadi, dengan tidak memotong pembicaraan seseorang. Tidak ada seorangpun merasa senang ketika mereka masih berbicara, namun orang lain mencoba memotongnya.

Bukan hanya bersikap tidak sopan, namun sikap tersebut menandakan bahwa Anda tidak dapat membangun komunikasi dengan baik. Sikap seperti ini bisa menimbulkan anggapan negatif orang lain kepada Anda, bahkan dikhawatirkan orang lain malas untuk memberi tanggapan.

Selain itu ada saatnya Anda perlu menjadi pendengar, ketika lawan bicara membutuhkan teman bicara. Namun ada saatnya juga perlu memberikan nasihat atau tanggapan, ketika lawan bicara memintanya.

2. Menguasai Materi

Pastikan terlebih dahulu bahwa Anda menguasai materi yang ingin dibicarakan, sehingga terjadi kesinambungan antara Anda dan lawan bicara. Komunikasi akan berjalan lebih lancar, jika bisa memahami topik pembicaraan dan memberikan respons yang baik.

Selain itu penguasaan materi juga penting ketika Anda mencoba untuk mengutarakan pendapat, jangan sampai pertanyaan atau tanggapan Anda terhadap lawan bicara berada di luar konteks.

3. Memperhatikan Gaya Bahasa

Komunikasi efektif dapat terjalin, jika Anda memperhatikan gaya bahasa. Hal ini terbilang cukup penting, sebab Anda harus memperhatikan gaya bahasa, lalu menyesuaikannya dengan siapa lawan bicara saat itu.

Ada saatnya Anda perlu menggunakan gaya bahasa sifatnya formal, jika berbicara dengan atasan atau rekan kerja jika usianya lebih tua. Namun tidak masalah jika berbicara informal, bisa kepada teman, keluarga, rekan kerja jika usianya setara, atau pasangan.

Tolak Ukur Komunikasi yang Efektif

Tolak ukur menandakan bahwa komunikasi tersebut terbilang efektif adalah, ketika Anda mampu menyampaikan pesan dengan baik dan dipahami oleh lawan bicara. Yang menandakan bahwa Anda bisa menggunakan bahasa yang baik, dan menguasai materi.

Selain itu tolak ukur lainnya adalah kemampuan dalam mendengarkan dengan baik, ketika seseorang mencoba menyampaikan pesan atau mengutarakan pendapatnya. Hal ini terbilang cukup penting dalam menciptakan komunikasi efektif.

Bentuk komunikasi memang sudah biasa kita lakukan di kehidupan sehari-hari, namun Anda juga memerlukannya di dalam dunia kerja, agar tidak menimbulkan kesalahpahaman antar rekan kerja.

Selain itu berkomunikasi dengan keluarga atau pasangan, juga bisa menciptakan hubungan harmonis, dan pastinya akan sangat dibutuhkan agar tidak tercipta konflik.

Mungkin banyak orang akan menganggap bahwa menjalin komunikasi yang efektif, merupakan hal yang mudah karena hanya sekedar berbicara, nyatanya tidak hanya hal tersebut yang perlu diperhatikan.

Membangun komunikasi yang efektif bisa dikatakan cukup mudah, jika Anda memami apa saja hal yang perlu diperhatikan dan Anda aplikasikan dalam kegiatan sehari-hari.***(Editor/UMSU)