Bagaimana cara membatasi tampilan di google sheets?

Google, dengan Google Drive yang ramah berbagi, menciptakan lingkungan kerja untuk mendorong kolaborasi antar tim. Berbagi spreadsheet menjadi sangat mudah, mengundang kolega untuk berkontribusi kapan saja

Meskipun proses berbagi cukup mulus, ada fungsi yang kuat di baliknya yang mampu mendukung berbagai macam skenario. Tak perlu dikatakan, ada banyak cara untuk mengeksekusinya.  

Misalnya, berbagi tab di Google Sheets tidak sama dengan berbagi seluruh spreadsheet, dan berbagi dokumen dengan pemegang akun Google dapat berbeda dengan membagikannya dengan orang yang tidak memilikinya.  

Dalam posting blog ini, saya akan membahas semua opsi dan pendekatan yang mungkin tentang bagaimana Anda dapat membagikan lembar Google dan spreadsheet, memberikan instruksi yang tepat tentang cara melakukannya

Daftar isi

Cara membagikan spreadsheet atau buku kerja Google Sheets

Langkah pertama adalah pergi ke Google Drive Anda dan temukan spreadsheet yang ingin Anda bagikan. Kemudian klik kanan padanya. Alternatifnya, Anda dapat membuka dokumen terlebih dahulu lalu klik tombol "Bagikan" yang terletak di pojok kanan atas

Setelah pop-up "Bagikan dengan orang dan grup" terbuka

1. Tambahkan email orang atau grup yang ingin Anda ajak berbagi dokumen
2. Pilih hak akses yang Anda berikan kepada pemegang akun (grup). Secara default, Google menyarankan untuk memberikan izin Editor
3. Di bawah daftar pengguna yang ingin Anda bagikan dokumen, Anda akan melihat kotak "Beri tahu orang" yang dicentang secara default. Anda dapat menyimpannya dan mengirim email pemberitahuan kepada mereka, atau mengosongkan kotak centang lalu menekan tombol "Bagikan".
4. Pada titik ini, jendela pop-up akan ditutup

Izin berbagi Google Spreadsheet. bagaimana spreadsheet dibagikan dan dikelola

Google mendukung tiga jenis izin pengguna. Pemirsa, Pemberi Komentar, dan Editor.  

Di mana

• Penampil hanya dapat melihat dokumen Anda (tidak dapat membagikan atau mengeditnya).  
• Pemberi komentar dapat melihat dan meninggalkan komentar (tidak dapat membagikan atau mengeditnya)
• Editor dapat melihat, membagikan, dan mengedit dokumen

Cara mendapatkan tautan yang dapat dibagikan ke file di Google Sheets

Setelah membagikan dokumen, Anda mungkin perlu mendapatkan tautan bersama ke dokumen tersebut. Untuk menemukannya, Anda dapat mencari file Anda di Google Drive, klik kanan padanya, lalu pilih "Dapatkan tautan"

Atau, Anda dapat membuka dokumen, arahkan ke sudut kanan atas dan klik "Bagikan"

Setelah pop-up "Bagikan dengan orang dan grup" terbuka, silakan

1. Arahkan ke bagian bawah pop-up

1. Di sana Anda akan melihat apakah dokumen ini sudah dibagikan dengan grup Google — misalnya, organisasi atau departemen. Dalam kasus saya, file ini telah dibagikan dengan seluruh grup Google Railsware, sehingga anggotanya memiliki izin "Penampil" untuk itu
2. Untuk mengubah pengaturan default ini, klik "Ubah"
3. Di tarik-turun, pilih "Dibatasi", "Grup/Organisasi Anda", atau "Siapa saja yang memiliki tautan"

Google memungkinkan Anda memilih di antara opsi berikut.  

• Dibatasi — saat akses ke dokumen dibatasi untuk email dan grup yang telah Anda tentukan di pop-up "Berbagi dengan orang dan grup"
• “Organisasi / grup Google” — berbagi dokumen dengan perusahaan atau departemen Anda yang menentukan hak akses. Jika Anda memilih opsi ini, Anda juga dapat menavigasi dan mengeklik roda gigi pengaturan yang terletak di pojok kanan atas bagian “Dapatkan tautan” dari pop-up, dan centang kotak jika Anda ingin membiarkan orang di organisasi Anda menjadi
• “Siapa pun yang memiliki tautan” — adalah saat siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat, berkomentar, atau mengedit dokumen tanpa masuk ke akun Google. Secara default, yang terakhir mengaktifkan hak akses Penampil (tetapi saya akan merekomendasikan untuk sangat berhati-hati saat menyesuaikan pengaturan berbagi dalam hal ini)

Sheet apa yang akan digunakan pengguna setelah saya membagikan buku kerja di Google Sheets?

Secara default, pengguna yang Anda bagikan tautan ke spreadsheet dengan memberikannya kepada mereka atau mengirimi mereka pemberitahuan email (jika Anda memilih "Beri tahu dengan nama"), akan mendarat di lembar (tab) pertama Google Spreadsheet Anda

Cara Menautkan Data Antara Beberapa Spreadsheet

Cara berbagi beberapa file Google Sheets

Untuk membagikan beberapa file Google Sheets, tahan Shift di keyboard Anda dan pilih beberapa file. Kemudian klik kanan pada area yang dipilih untuk memanggil jendela pop-up berbagi. Setelah itu Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di bagian “Cara berbagi dokumen Google Sheets (spreadsheet)” dari artikel ini

Cara mengubah setelan berbagi untuk seseorang atau grup untuk spreadsheet Google Sheets

Untuk mengubah setelan berbagi untuk seseorang, navigasikan ke “Berbagi dengan orang dan grup”. Temukan orang yang ingin Anda ubah. Kemudian sesuaikan pengaturannya dengan memilih salah satu opsi (Penampil, Pemberi Komentar, atau Editor), jadikan orang tersebut sebagai pemilik dokumen, atau Hapus mereka dari daftar

Di bagian "Dapatkan tautan" dari jendela pop-up, Anda juga dapat memperbarui izin grup, baik dengan menghapusnya dan menetapkan izin "Terbatas", beralih ke "Siapa pun yang memiliki tautan", atau mempertahankannya dan mengubah Penampil menjadi

Cara memberikan link ke sheet (tab) tertentu di buku kerja Google Sheets Anda

Terkadang diperlukan untuk menarik perhatian pengguna ke lembar tertentu dalam spreadsheet bersama, atau memastikan mereka mendarat di tab tertentu saat membuka dokumen (selain yang pertama dibuka secara default). Untuk melakukannya, navigasikan ke sheet yang Anda inginkan untuk dibuka oleh pengguna, lalu buka bilah alamat dan salin URL sambil tetap berada di sheet.  

URL ini akan memiliki sintaks berikut, berisi nomor GID yang sesuai dengan nomor unik sebuah sheet, atau SheetID

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheetId/edit#gid=sheetId

Berikut adalah contoh tautan ke spreadsheet Google

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q_Ch8q9ZesuSmHSmiBR-51w7n7wsri_hDXgAJLIipBI/edit#gid=992289955

Dimana SpreadsheetID = 1q_Ch8q9ZesuSmHSmiBR-51w7n7wsri_hDXgAJLIipBI

sheetID = 992289955

Google Spreadsheet hanya membagikan satu tab tanpa memberikan akses ke seluruh spreadsheet

Di bawah ini saya akan melihat lebih dekat pada dua kasus penggunaan berbeda yang sering ditanyakan orang di forum. Keduanya berhubungan dengan kebutuhan pengguna untuk hanya berbagi satu tab di Google Sheets. Namun, masing-masing memiliki kondisi unik yang perlu diperhatikan juga. Jadi, di bawah ini Anda akan menemukan kemungkinan solusi untuk keduanya

Bagikan lembar Google dengan satu pengguna

Misalnya, saya memiliki spreadsheet yang terdiri dari tiga tab (Lembar 1, Lembar 2, dan Lembar 3). Yang saya inginkan adalah membagikan hanya satu tab di Google Sheets (Sheet 3) dengan rekan saya

Untuk membagikan lembar Google, ikuti langkah-langkah ini

• Lindungi lembaran yang tidak ingin Anda bagikan dengan orang lain
  • Untuk melindungi lembar, temukan tab yang ingin Anda lindungi, lalu klik kanan padanya dan pilih "Lindungi lembar"
  • Pilih "Tetapkan izin", lalu "Batasi siapa yang dapat mengedit rentang ini" dengan menyisakan hanya orang yang memerlukan akses ke sheet. Kemudian klik "Selesai"
• Sembunyikan lembaran ini
  • Untuk menyembunyikan lembar, temukan tab yang ingin Anda sembunyikan, lalu klik kanan padanya dan pilih "Sembunyikan lembar"

Catatan. Jika Anda hanya menyembunyikan sheet, pengguna dengan izin Editor akan dapat menampilkan, mengedit, dan membagikannya

• Kemudian beri mereka akses ke spreadsheet dengan memberikan tautan yang dapat dibagikan

Akibatnya, pengguna hanya dapat mengedit "Sheet 3" sementara yang lain akan dilindungi dan disembunyikan darinya. Jika mereka mencoba membukanya, mereka akan mendapatkan pesan kesalahan berikut

Bagikan satu lembar spreadsheet Google dengan banyak pengguna

Bagaimana jika saya perlu membagikan sheet terpisah dari spreadsheet saya dengan tiga pengguna berbeda, sehingga mereka hanya dapat melihat satu tab yang secara khusus dibagikan dengan mereka?

Saran saya adalah

1. Buat +2 spreadsheet terpisah
2. Tarik data dari Lembar 1 dokumen master ke spreadsheet A
3. Ambil data dari Lembar 2 dokumen master ke spreadsheet B
4. Di spreadsheet master, lindungi dan sembunyikan Sheet 1 dan Sheet 2, tinggalkan Sheet 3 dengan akses bersama
5. Bagikan tiga dokumen dengan pengguna yang sesuai

Cara menarik data dari satu lembar Google ke lembar atau spreadsheet lain

Kasus sampingan adalah saat Anda tidak perlu membagikan lembar Google, tetapi mengimpor data darinya. Dalam hal ini, penting untuk tidak hanya menarik data dari satu lembar ke lembar lainnya, tetapi juga agar data ini disinkronkan di kedua dokumen.  

Untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan

• rumus IMPORTRANGE
• Integrasi Google Sheets oleh Coupler. io

Integrasi Google Sheets memungkinkan Anda mengimpor data pada jadwal yang ditentukan (misalnya. setiap jam, pada hari kerja, dari jam 9. 00 pagi sampai 6. 00 sore)

Untuk menyiapkan sinkronisasi ini, Anda perlu mendaftar ke Coupler. io, klik Tambahkan importir, dan pilih Google Sheets sebagai aplikasi sumber dan tujuan. Kemudian jalankan langkah-langkah berikut

• Sumber
  • Hubungkan akun Google Anda dan pilih file di Google Drive Anda untuk mentransfer data. Pilih satu atau beberapa lembar untuk mengekspor data

• Tujuan
  • Hubungkan ke akun Google Anda dan pilih file di Google Drive Anda untuk mentransfer data. Ketik nama untuk membuat sheet baru atau pilih yang sudah ada

Voila. Anda dapat langsung menjalankan impor jika mengeklik Simpan dan Jalankan atau Anda dapat mengotomatiskan impor data sesuai jadwal menggunakan Penyegaran data otomatis.

Ada opsi untuk menggunakan Coupler. io sebagai add-on Google Sheets untuk mendapatkan akses lebih cepat ke alat di spreadsheet Anda. Untuk ini, instal dari Google Workspace Marketplace dan sesuaikan seperti yang kami jelaskan di atas

Alat prerangkai. io memungkinkan Anda menggabungkan beberapa sumber dengan tiga tujuan – Excel, Google Sheets, dan BigQuery. Jadi, misalnya, Anda dapat dengan mudah mengekspor Google Drive ke Excel

Anda juga dapat menggunakan Coupler. io untuk menggabungkan data dari dua atau lebih lembar yang berbeda menjadi satu. Pada dasarnya, Anda melakukan penyiapan produk yang serupa, menambahkan satu langkah lagi untuk menentukan lembar yang akan digabungkan.  

Catatan.  

• Jika Anda menggabungkan dua lembar atau lebih dengan struktur data yang sama (jumlah kolom yang sama dan nama yang sama), maka informasi yang Anda impor akan digabungkan secara vertikal (lihat gif di bawah)
• Jika Anda menggabungkan dua lembar atau lebih dengan struktur data yang berbeda (kolom memiliki nama yang berbeda dan jumlahnya juga tidak sama), maka informasi yang Anda impor akan digabungkan secara horizontal

Muat data ke Google Spreadsheet dari sumber Anda hanya dengan beberapa klik

Cara berbagi Google Sheets dengan pengguna non-Gmail

Menurut materi bantuan Google, Anda dapat mengaktifkan opsi "Berbagi pengunjung" untuk organisasi Anda. Dengan demikian, pengunjung dapat melihat, berkomentar, atau mengedit dokumen Anda selama 7 hari (setelah memverifikasi email mereka). Untuk mengaktifkan opsi berbagi ini, hubungi administrator akun Google Anda

Jika Anda tidak ingin berbagi dokumen dengan pengunjung, saya sarankan untuk mengikuti petunjuk ini saat berbagi file dengan pengguna akun non-Google

1. Klik tombol "Bagikan" di sudut kanan atas dokumen Anda
2. Klik bagian "Dapatkan tautan" dan pilih "Siapa pun yang memiliki tautan"
3. Pilih izin berbagi Google Spreadsheet. Pemirsa, Pemberi Komentar, atau Editor
4. Salin tautan dan bagikan dengan pengguna akun non-Google

Google Sheets adalah salah satu aplikasi spreadsheet terbaik untuk kolaborasi, bukan?

Saya harap Anda berhasil menemukan cara terbaik untuk berbagi Google sheet atau spreadsheet. Namun, saat melakukannya, berhati-hatilah, karena Anda dapat membuka dokumen secara publik atau ke grup Google tanpa niat melakukannya. Pastikan Anda juga dapat mempercayai orang yang Anda bagikan file Anda. Praktik yang baik adalah membuat versi cadangan spreadsheet master Anda untuk melindungi data Anda dari kerusakan atau kehilangan

Bagaimana cara mengunci tampilan hanya di Google Sheets?

Apakah ada cara untuk menyembunyikan sel dari pemirsa tertentu di Google Sheets?

Bisakah Anda mengunci tab di Google Sheets agar tidak terlihat?