Diperbarui 24 Sep 2021 - Dibaca 6 mnt
Teknologi telah memudahkan proses pencarian kerja. Salah satu bentuknya adalah mendapat undangan interview kerja melalui email. Meski begitu, bagaimanakah cara membalas email panggilan interview yang baik dan benar?
Di bawah ini Glints akan memberikan serba-serbi cara membalas email panggilan interview jika kamu bersedia memenuhi panggilan.
Membalas Email Undangan Interview
© Freepik
Dilansir dari The Balance Careers, idealnya kamu membalas email sesegera mungkin saat menerima undangan dari perusahaan.
Membalas email panggilan interview di hari yang sama adalah cara temudah yang bisa kamu tempuh ketika menerima undangan.
Segera balas email untuk menunjukkan bahwa kamu mengonfirmasi email dan menyatakan kesediaan kamu pada tanggal yang ditawarkan.
Baca Juga: Lakukan 5 Hal ini jika tidak bisa Menjawab Pertanyaan Interview
Menyusun Email Panggilan Interview
© Pexels
Ketika membalas email panggilan interview, kamu harus memperhatikan cara menyusun strukturnya. Contoh dari struktur email yang bisa kamu tiru adalah:
1. Subjek
Jangan pernah lupa untuk menulis subjek email. Mungkin, kamu bisa langsung membalas undangan email interview sehingga tak perlu menuliskan subjek.
Meski begitu, terkadang kamu perlu menulis ulang email, sehingga kolom subjek harus diisi. Salah satu cara mengisi subjek adalah dengan menuliskan “Konfirmasi Permohonan Wawancara – (Nama Kamu).”
2. Awali dengan salam
Mulailah dengan salam pembuka yang dilanjutkan dengan sapaan resmi, seperti Mr., Ms., Ibu, Bapak, dan sebagainya.
3. Ucapkan terima kasih
Cara membalas email panggilan interview yang berikutnya adalah dengan mengucapkan rasa terima kasih karena telah diundang.
4. Langsung pada pokok tujuan email
Tulis kalimat yang menyatakan bahwa kamu menyanggupi jadwal interview tersebut dan berkenan untuk hadir. Sebisa mungkin hindari kalimat yang panjang dan bertele-tele. Balas secara singkat dan jelas.
Sampaikan bahwa kamu bisa menghadiri interview di waktu yang ditawarkan oleh perekrut. Jika kamu berhalangan, kamu bisa saja menawarkan waktu lain.
5. Kalimat penutup yang sopan
Tutuplah email dengan kalimat yang baik dan sopan. Penutup suatu email pada umumnya tidak berbeda dengan surat resmi pada umumnya.
6. Tambahkan nama dan nomor kontak
Memang, perusahaan umumnya sudah memegang berbagai datamu seperti nama dan nomor kontak. Meski demikian, menambahkan kontak bisa mempermudah perekrut untuk menghubungimu.
Kamu bisa informasi seperti ini di bagian signature dari email.
Baca Juga: Daftar Pertanyaan Interview System Engineer dan Jawabannya
Contoh Balasan Email Panggilan Interview
© Freepik
Saya sangat menantikan undangan ini dan mau belajar lebih banyak tentang kesempatan bekerja di perusahaan “XYZ”. Sekali lagi, terima kasih telah mengundang saya.
Hormat saya,
(nama kamu)
(nomor kontak kamu)
Kini kamu sudah tahu ‘kan bagaimana cara membalas email undangan interview yang sopan dan tak bertele-tele?
Semoga kamu bisa sukses menjalani interview dan mendapatkan pekerjaan impianmu, ya!
Namun, jika kamu mengalami kegagalan, jangan bersedih apalagi sampai menyerah. Masih ada kesempatan lain yang bisa kamu coba, lho.
Kamu bisa mencari lowongan terbaru dari berbagai industri di Glints. Yuk, segera klik link ini atau gambar di bawah untuk mencari peluang terbarunya!
Tips Membalas Email Undangan Interview
© Freepik
Memang, membalas email panggilan interview dapat dilakukan dengan cara sederhana. Meski begitu, kamu harus membaca ulang dan memastikan semuanya benar.
Tak hanya itu, untuk memastikan apakah email yang kamu kirim benar-benar sampai, tak ada salahnya untuk mengirimkan salinan email ke alamat emailmu sendiri.
Selain itu, menurut The Muse, perhatikan juga detail seperti berapa lama interview akan berlangsung, siapa yang kamu temui, dan apa yang harus kamu siapkan.
Dengan membalas email undangan interview, kamu membuktikan bahwa kamu memiliki etika yang baik khususnya sebagai orang yang sedang melamar pekerjaan.
Bagaimana cara membalas email panggilan interview dapat mempengaruhi penilaian perekrut tentang kamu, bahkan sebelum pertemuan dimulai.
Tinggalkan kesan yang baik dan sopan sehingga tim perekrut merasa kalau mereka tidak salah untuk mengundang kamu interview.
Baca Juga: 5 Pertanyaan Interview Programmer yang Harus Kamu Kuasai
Nah, jika kamu ingin tanya jawab dengan pengguna lain tentang panggilan interview kerja, kamu bisa melakukannya dengan gabung komunitas.
Caranya mudah, cukup sign up di Glints dan mulailah tanya jawab dengan sesama pengguna dan profesional lain.
Email menjadi salah satu cara untuk berkomunikasi yang cukup penting saat ini. Kita bertukar berita melalui email, menyampaikan keluhan, mengajukan pertanyaan, menjalin kontak, berbisnis, dan banyak lagi. Cara kita membalas email akan mempengaruhi hasil yang akan kita dapatkan.
Itulah mengapa penting untuk mengetahui beberapa trik memberikan email balasan (replying email). Menuliskan email balasan bisa sedikit tricky, jadi perlu sedikit wawasan agar tidak terjadi kesalahan yang berakibat fatal. Untuk itu simak beberapa kalimat berikut yang bisa.membantu kamu menulis email balasan.
Kalimat sederhana untuk email balasan (replying email)
- I just got your request for… (Saya baru menerima permintaan anda untuk…)
- I just read your email about… (Saya baru membaca email anda tentang…)
- As we discussed, I would like to send you… (Seperti yang sudah kita diskusikan, saya ingin mengirimkan anda…)
- Thank you for your email about… (Terima kasih atas email anda tentang…)
- Thanks for your email this morning / yesterday / on Sunday / last month… (Terima kasih atas email anda pagi ini / kemarin / hari Senin lalu / bulan lalu…)
- Thanks for your feedback on… (Terima kasih atas umpan balik anda pada…)
- Thanks for your suggestion… (Terima kasih atas saran anda…)
- Thanks for your invitation… (Terima kasih atas undangan anda…)
- Thanks for sending an invitation… (Terima kasih sudah mengirimkan undangan…)
- Thanks for asking about the detail about… (Terima kasih sudah menanyakan tentang detail…)
- Thanks for attending… (Terima Kat telah menghadiri…)
- Thanks for your quick reply… (Terima kasih atas jawaban cepat anda yang diberikan…)
- Thanks for getting back to me so quickly… (Terima kasih sudah mengembalikannya dengan cepat…)
- Thanks for reaching out to me.. (Terima kasih sudah menghubungi saya…)
- Sorry for my late reply… (Maaf atas balasan saya yang terlambat..)
- Sorry it took me so long to get back to you… (Maaf, butuh waktu lama untuk memberikan balasan pada anda…)
- I apologize for the late response… (Saya memohon maaf atas keterlambatan respon…)
- Sorry it’s been so long since my last email.. (Maaf sudah lama sekali sejak email saya yang terakhir…)
- I was sorry to hear about… (Saya menyesal mendengar tentang…)
- Please accept our apologies for any inconvenience caused… (Tolong terima permohonan maaf kami atas segala ketidaknyamaan yang ditimbulkan…)
- I didn’t fully understand [something]. (Saya tidak mengerti sepenuhnya [tentang sesuatu hal])
- Could you please explain that again? (Bisakah anda menjelaskannya kembali?)
- I didn’t quite get your point about.. [something]. (Saya tidak memahami sepenuhnya poin yang anda maksud.. [tentang sesuatu hal])
- Could you be more spesific? (Bisakah anda bisa lebih spesifik lagi?)
- Could you repeat what you say about…? ( Bisakah anda mengulangi apa yang anda ucapkan tentang…)
- Could you give us some more details on…? (Bisakah anda memberikan kami beberapa detail lainnya lagi…?)
- If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it. (Jika anda bisa menjelaskan topik ini, saya akan sangat menghargainya.)
Tips memberikan balasan email
Dalam mengirimkan email balasan kita perlu mengetahui beberapa trik agar email balasan yang dikirimkan bisa lebih efektif. Berikut beberapa tips simpel membuat email balasan, diantaranya.
- Jelas dan langsung to the point, dan hindari kata-kata yang ambigu.
Artinya, kamu harus tahu apa yang ingin kamu katakan dalam email balasan tersebut pada penerimanya. Dan tulislah balasan dengan kata-kata yang sesingkat mungkin.
- Buat email balasan one by one
Ini maknanya kamu harus bertanggung jawab atas email balasan yang kamu tulis dan berbicara langsung dengan penerima email. Jadi setiap email balasan memang ditujukan langsung untuk penerima dari kamu sendiri, bukan pesan yang di-forward.
Dari setiap email, kamu harus dapat menyimpulkan beberapa poin agar bisa memutuskan cara terbaik untuk membuat email balasan. Misalnya, kamu harus tahu tentang:
-
- Apa yang akan membuat penerima email kamu merespons dengan baik
- Apa yang membuat mereka terarik
- Apa poin masalah yang sedang dihadapi
- Buat email balasan dengan singkat, padat dan jelas
Perhatikan panjang email balasan yang dibuat, karena hal ini menentukan apakah email akan dibaca atau tidak. Prinsip lama ini masih berlaku sampai sekarang, terlebih menulis email balasan.
Contoh email balasan
Membalas permintaan sampel dari klien
Dear. Susmita,
I have attached four samples of my article to this email. Thank you for allowing me to send samples to you. I will be pleased to participate in the forthcoming competition and also introduce my services to your team.
Kindly notify me should you need any other information.
Regards,
Terjemahan:
Dear Susmita,
Saya telah melampirkan empat contoh artikel saya di email ini. Terima kasih telah mengizinkan saya mengirimkan sampel kepada Anda. Saya akan senang untuk berpartisipasi dalam kompetisi yang akan datang dan juga memperkenalkan layanan saya kepada tim Anda.
Mohon beri tahu saya jika Anda memerlukan informasi yang lain.
Salam,
Membalas email permintaan
Dear Mrs, Ratna
I was flattered by your request to make me a store manager in your minimart branch in Surabaya. Regrettably, I won’t be able to accept this position.
I wish you well in Surabaya.
Yours truly,
Terjemahan:
Dear Ny. Ratna,
Saya tersanjung dengan permintaan Anda untuk menjadikan saya meneger toko di cabang toko milik Anda di Surabaya. Sayangnya, saya tidak dapat menerima posisi ini.
Saya berharap Anda baik-baik saja di Surabaya.
Hormat saya,