Anda pasti sering mendengar istilah Standard Operating Procedure (SOP) di perusahaan tempat Anda bekerja. Apa pengertian SOP? Apa fungsinya dan bagaimana cara menyusunnya?
Hampir semua organisasi dan perusahaan di dunia mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) sebagai acuan dalam melakukan proses pekerjaan. Idealnya, SOP disusun berdasarkan prosedur kerja dan kebutuhan setiap perusahaan. Maka dalam penerapannya, setiap SOP yang digunakan akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, meski mungkin ada kemiripan.
SOP biasanya dibuat oleh pihak yang berwenang, seperti tim khusus yang mewakili setiap divisi perusahaan, HRD manajer, manajer keuangan, manajer pemasaran, Quality Management Representative (QMR), bahkan meminta bantuan jasa konsultan SOP.
Pengertian SOP dan Cara Menyusunnya
Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan adalah segala hal yang menyangkut dokumen singkat yang mudah dipahami dan digunakan yang menunjukkan poin-poin tindakan, serta alur kerja suatu organisasi atau perusahaan.
Menurut Wikipedia, SOP adalah prosedur operasi khusus yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan peraturan industri, undang-undang provinsi, atau bahkan hanya standar Anda sendiri dalam menjalankan bisnis.
Dengan kata lain, SOP dapat diartikan sebagai dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan dan ditetapkan untuk membantu kelancaran operasional dan administrasi pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
Sebagian besar perusahaan terkemuka melakukan standarisasi operasi untuk mencapai stabilitas dan pertumbuhan yang efektif. Dalam penyusunannya, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Dalam membuat SOP, Anda harus mengikuti beberapa langkah berikut ini.
Membuat Susunan Kerja
Susunan kerja dibuat oleh manajer dan karyawan untuk menentukan hal apa saja yang harus didiskusikan dan dimasukkan dalam SOP.
Merencanakan Alur Proses
Alur proses adalah penentuan format yang disetujui dan menentukan bagaimana SOP ini akan dijalankan oleh seluruh pihak yang terkait.
Melakukan Wawancara
Wawancara dibutuhkan untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh karyawan yang nantinya operasional pekerjaan tersebut akan diatur dalam SOP. Perlu pula ditetapkan strategi lolos interview atau syarat seseorang lolos pada tahap wawancara itu apa saja.
Membahas dan Mensosialisasikan
Pihak yang terkait akan mendiskusikan standar operasional prosedur yang akan ditetapkan, menuliskannya sesuai dengan format yang berlaku, mendapatkan pengesahan dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan agar dapat diterapkan bersama-sama.
Evaluasi
Setelah ditetapkan dan diterapkan, SOP kemudian dievaluasi apakah sudah sesuai dengan apa yang diharapkan atau justru perlu perbaikan dan revisi untuk kelancaran operasional di perusahaan. Dalam menerapkan SOP, harus didasari dengan konsistensi, komitmen, terdokumentasi dengan baik dan bersifat mengikat.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP diperlukan agar prosedur pekerjaan yang Anda lakukan di perusahaan dapat dilakukan secara teratur dan mengikuti garis koordinasi yang telah ditentukan. SOP dapat membantu memfasilitasi jaminan kualitas dan kualitas kontrol dalam manajemen proses, evaluasi proses dan peningkatan proses pekerjaan rutin yang menjadi tanggung jawab Anda.
Sederhananya, karyawan tidak akan bertanya secara berulang-ulang tentang pekerjaan yang dilaksanakan karena sudah diatur dan ditetapkan dalam SOP. Oleh karena itu, pastikan semua pihak baik Anda maupun karyawan Anda mengerti tentang SOP perusahaan atau SOP divisi masing-masing.
Berikut beberapa manfaat SOP secara umum bagi perusahaan atau organisasi.
Membantu Anda Meminta Pertanggungjawaban Karyawan
Anda dapat mengevaluasi kinerja karyawan Anda melalui SOP yang berlaku dan meminta pertanggungjawaban karyawan Anda jika melakukan kesalahan yang merugikan ketika SOP tidak dijalankan dengan benar.
Meningkatkan Komunikasi yang Efektif
Dalam SOP telah tertera instruksi yang jelas untuk melakukan tugas tertentu beserta prosesnya. Hal ini dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi dan hubungan antar sesama rekan kerja. Dalam SOP juga telah tertulis deskripsi tugas yang akan dikerjakan oleh masing-masing divisi yang kemudian akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Membantu Staf Lebih Mandiri
SOP dapat membuat staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung kepada manajemen sehingga dapat mengurangi intensitas pemimpin untuk ikut campur dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Meningkatkan Akuntabilitas
Akuntabilitas perusahaan dapat ditingkatkan melalui SOP yang telah ditetapkan dengan cara mendokumentasikan tanggung jawab khusus yang akan dilaksanakan dalam sebuah prosedur kerja yang sistematis.
Membantu Pengembangan Karyawan
SOP dapat menjadi bahan untuk menyusun pelatihan untuk pengembangan karyawan seperti yang dibutuhkan. Selain itu, SOP juga membantu karyawan agar tidak terjadi overlapping untuk membuat suasana kerja tetap stabil dan positif.
Menjadi Ukuran Kinerja
Kinerja yang diukur dari SOP adalah kinerja karyawan dan juga perusahaan apakah tanggung jawab yang diberikan sudah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan atau tidak.
Sebuah dokumen yang sudah ditetapkan pada SOP untuk mengatur jalannya prosedur pekerjaan dengan lancar dan sistematis, berguna agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan operasional perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. SOP harus disusun dengan beberapa prinsip seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Selain itu, SOP juga memiliki banyak manfaat, di antaranya adalah dapat membantu Anda meminta pertanggungjawaban karyawan, meningkatkan komunikasi yang efektif, membantu staf lebih mandiri, meningkatkan akuntabilitas, membantu pengembangan karyawan, dan menjadi alat ukur kinerja karyawan dan performa perusahaan.
Merdeka.com - Dalam manajemen perusahaan atau organisasi, pemberlakuan SOP memang sangat diperlukan. Hal ini tidak lain untuk mengatur segala proses dan kegiatan dapat dilakukan sesuai rencana. Dengan begitu, tujuan dan target perusahaan atau organisasi dapat berjalan dengan baik.
Namun sebenarnya apa itu SOP yang sering disebut sebagai dasar dokumen penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan, instansi, atau organisasi. SOP merupakan kependekan dari Standard Operating Procedure atau prosedur operasi standar, yaitu dokumen yang berisi petunjuk langkah demi langkah tentang proses teknis yang dilakukan karyawan atau anggota organisasi dalam melakukan kegiatan.
Biasanya SOP disusun oleh sekelompok orang yang bertugas dalam mengatur perencanaan dan mengelola jalannya program atau kegiatan. Misalnya, suatu perusahaan akan mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan karyawan yang mendukung kinerjanya. Sebelum program ini dilaksanakan, pihak HR perlu menyusun SOP terlebih dahulu agar program dapat dilakukan sesuai tujuan.
Jika Anda bekerja di suatu perusahaan atau lembaga tertentu, maka penting untuk mengetahui apa itu SOP dengan baik. Selain itu, penting juga untuk memahami tujuan SOP, daftar isi yang harus dimuat pada dokumen SOP, serta cara membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran.
Dilansir dari Beekeeper, berikut kami merangkum apa itu SOP, kepanjangan, tujuan, hingga cara membuatnya yang perlu Anda ketahui.
2 dari 5 halaman
©2018 Merdeka.com/Pixabay
Hal yang harus dipahami pertama tentu saja apa itu SOP. SOP atau Standard Operating Procedure merupakan dokumen yang berisi petunjuk langkah demi langkah untuk memandu karyawan tentang cara melakukan proses teknis yang berulang dalam suatu organisasi. Dokumen ini juga bisa disebut dengan buku pedoman teknis tentang cara menyelesaikan tugas.
SOP ditulis untuk sekelompok orang yang akan melakukan tugas tersebut. Tanpa pedoman, setiap orang mungkin menyelesaikan pekerjaan dengan caranya sendiri dan tidak terstruktur. Hal ini tentu saja akan mengurangi efektivitas kegiatan yang dilakukan.
Sehingga SOP merupakan dokumen penting yang dapat perusahaan berjalan lebih efisien. Bahkan dengan SOP yang tepat, perusahaan dapat menghemat uang atau pengeluaran yang tidak penting untuk dialokasikan pada kegiatan yang lebih tepat sasaran. Dengan begitu, perusahaan bisa mencapai tujuan atau target dengan lebih mudah.
3 dari 5 halaman
Setelah mengetahui apa itu SOP, berikutnya terdapat beberapa tujuan SOP yang perlu dipahami. Selain dapat mengatur tata cara pelaksanaan kegiatan di suatu perusahaan, SOP juga memiliki beberapa tujuan lain yang tidak kalah penting, yaitu sebagai berikut :
- Membuat cara standar kerja di perusahaan dengan baik untuk menciptakan konsistensi
- Memberikan klarifikasi tentang prosedur kerja yang jelas untuk setiap karyawan
- Menghasilkan produk atau layanan yang konsisten dan unggul
- Mengurangi kemungkinan kesalahan dan kerugian akibat miskomunikasi
- Memastikan kegiatan berjalan sesuai jadwal dan target waktu
- Mengurangi tingkat risiko penarikan produk
- Meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan yang lebih baik.
Setelah SOP disusun, selanjutnya SOP didistribusikan ke semua karyawan terkait atau terlibat dalam proses tertentu. Dengan begitu, setiap pihak internal dalam perusahaan bisa memahami cara kerja dengan baik sebelum melaksanakan kegiatan.
4 dari 5 halaman
Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuannya, berikutnya terdapat beberapa daftar isi yang perlu ada dalam sebuah dokumen SOP. Dalam hal ini, biasanya terdapat template SOP yaitu dokumen yang telah diformat sebelumnya digunakan sebagai titik awal untuk menulis prosedur operasi standar. Dengan template ini, setiap bagian dalam perusahaan bisa membuat SOP dengan lebih mudah dan sesuai. Berikut adalah template daftar isi yang perlu ada dalam dokumen SOP :
- Judul: Setiap prosedur operasi standar akan memiliki judul yang unik tergantung pada apa yang ditentukan.
- Pendahuluan: Beberapa perusahaan sering menyertakan pengingat misi organisasi untuk memudahkan pencapaian target.
- Cakupan SOP: Bagian ini mencakup tujuan SOP dan proses yang dicakupnya serta mengapa penting untuk mengikuti langkah-langkah terlampir, seperti kepatuhan dan/atau keselamatan.
- Kontak: Setiap SOP harus mengidentifikasi untuk siapa dokumen tersebut ditujukan, daftar peran dan tanggung jawab, dan informasi kontak untuk personel koordinasi.
- Glosarium: Jika SOP menyertakan bahasa atau akronim tertentu, sertakan glosarium istilah untuk memudahkan pemahaman.
- Prosedur langkah demi langkah: Bagian ini berupa prosedur yang dipecah menjadi petunjuk langkah demi langkah dengan informasi yang relevan, seperti peralatan khusus yang digunakan. Untuk beberapa proses mungkin memerlukan gambar atau visual seperti diagram alur untuk memudahkan pemahaman.
- Daftar Periksa: daftar periksa perlu disertakan dalam dokumen SOP untuk memudakan karyawan dalam memahami buku pedoman tersebut.
5 dari 5 halaman
Setelah mengetahui apa itu SOP dan daftar isi yang perlu ada dalam dokumen tersebut, terakhir terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat SOP yang efektif. Berikut adalah beberapa cara membuat SOP efektif yang bisa Anda praktikkan :
- Identifikasi audiens. Audiens Anda akan memandu tingkat detail dalam prosedur operasi standar dan bahasa yang akan digunakan. Jika Anda menangani kelompok yang sudah berpengalaman dalam proses khusus, Anda dapat memilih kata-kata yang lebih teknis.
- Buatlah prosedur yang rinci dan jelas. Pastikan Anda membuat panduan proses dan uraikan langkah-langkahnya secara berurutan. Usahakan semua hal penting yang perlu disertakan sudah tertulis dengan baik.
- Jelas dan ringkas. Tujuan SOP adalah untuk mengurangi ambiguitas bagi karyawan. Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat. Tuliskan instruksi dengan kata kerja perintah. Misalnya, "Bersihkan mesin setelah setiap kali digunakan."
- Survei karyawan. Sebelum menyusun SOP, Anda perlu melakukan survei untuk mengetahui berbagai informasi yang diperlukan dalam pembuatan. Wawancarai karyawan untuk memastikan Anda membahas setiap langkah dalam prosesnya.
- Mendistribusikan SOP secara digital. Di tempat kerja saat ini, cara paling efektif untuk mendistribusikan SOP adalah melalui aplikasi perangkat seluler sehingga dapat memudahkan akses bagi setiap karyawan.
- Gunakan visual. Gunakan ilustrasi, diagram alur, atau foto yang cepat dan mudah digunakan untuk menyampaikan proses yang kompleks.
- Lakukan beberapa uji coba. Lakukan pengujian SOP pada orang yang secara teratur melakukan pekerjaan tersebut. Anda juga bisa menguji pada sebagian orang yang tidak terbiasa dengan tugas tersebut
- Perbarui SOP sesuai kebutuhan. Perusahaan terus berkembang sehingga Anda perlu meninjau dan memperbarui SOP secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam prosedur yang lebih tepat dan efektif.