Apa itu manajemen risiko proyek? Jika didefinisikan, manajemen risiko proyek adalah sebuah proses sistematis yang meliputi kegiatan merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Menurut Lavanya dan Malarvizhi (2008) dalam PMI, manajemen risiko adalah praktik manajemen proyek yang penting untuk meminimalisir kepanikan yang tidak terduga selama proyek berjalan.
Bukan tanpa tujuan, manajemen risiko proyek dilakukan untuk meningkatkan peluang positif dan meminimalisir peluang negatif atau merugikan yang mungkin benar-benar terjadi dalam proyek kita. Bukan hanya negatif, risiko sendiri memang ada yang dikategorikan positif, dimana risiko positif ini juga sering kali disebut peluang (opportunities). Penanganan respon untuk jenis risiko positif dan risiko negatif pun tentu berbeda, dan inilah yang harus dipersiapkan dengan baik lewat manajemen risiko proyek.
Dalam penerapannya, manajemen risiko proyek memiliki berbagai proses yang harus dilewati. Mulai dari tahapan perencanaan, identifikasi, analisis kualitatif dan kuantitatif, perencanaan respon risiko, pengendalian, hingga monitoring.
Manajemen risiko memiliki andil penting untuk kesuksesan sebuah proyek. Melalui manajemen risiko proyek yang baik, kita dapat mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) (SWOT) dalam proyek kita. Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa manajemen risiko penting untuk sebuah proyek:
- Membantu kita menghindari masalah besar yang tidak terkendali di masa depan.
- Membantu kita menemukan peluang (positive risk) baru yang menguntungkan.
- Meningkatkan rasa tanggung jawab dan nilai akuntabilitas.
- Mengoptimalkan anggaran proyek karena biaya pengeluaran yang lebih terkontrol.
- Meningkatkan peluang kesuksesan proyek
1. Identifikasi Risiko Sejak Awal Proyek
Sejak awal proyek berjalan, melakukan identifikasi risiko proyek sangat disarankan. Untuk melakukan identifikasi risiko proyek, cobalah menemukan jawaban atas pertanyaan berikut:
-Apa saja daftar kemungkinan risiko proyek dan bagaimana kategorisasinya?
-Apakah tim anda sudah berpengalaman dalam mengatasi risiko tersebut?
-Apakah anda yakin seluruh peluang risiko proyek sudah ditemukan?
-Siapa saja pihak yang bertanggung jawab atas risiko tersebut?
2. Komunikasikan Risiko Dengan Seluruh Project Stakeholder
Seluruh orang yang berperan penting dalam proyek anda (project stakeholder) berhak untuk mengetahui seluruh risiko proyek yang mungkin muncul. Karena itu, buatlah pertemuan dengan seluruh project stakeholder untuk membahas risiko ini. Hal ini akan membuat beberapa stakeholder vital, seperti sponsor misalnya, tidak terkejut jika di masa depan risiko ini terjadi. Pastikan juga mereka memberikan jawaban atau keputusan atas respon terhadap risiko paling krusial yang tidak bisa tim internal anda atasi sendiri.
3. Pertimbangkan Positive Risk dan Negative Risk
Dalam manajemen risiko proyek, setidaknya dua jenis kategori untuk risiko yang ditemukan. Ada positive risk atau risiko positif yang biasanya juga disebut peluang (opportunity), maupun negative risk (risiko negatif) seperti misalnya kelemahan (weakness) dan ancaman (threat). Keduanya baik baik maupun buruk harus kita pertimbangan keberadaannya.
4. Buat Skala Prioritas
Dampak dan probabilitas risiko-risiko yang kita temukan tentu akan berbeda-beda. Karena itu, penting untuk kita membuat skala prioritas untuk risiko tersebut. Hal ini akan membantu kita terhindar dari kehabisan tenaga pada risiko yang sebenarnya tidak memiliki dampak atau prioritas yang tinggi. Sedangkan, risiko yang justru memiliki prioritas tinggi tertinggal di antrian belakang dan bisa menyebabkan masalah yang lebih besar kedepannya.
Untuk membantu kita menentukan skala prioritas ini, kita bisa mencoba membuat instrumen atau alat evaluasi untuk mengkategorikan dan mengukur dampak dari risiko-risiko yang ditemukan. Proses ini pada akhirnya akan banyak membantu tim untuk mengelola dan merespon risiko dengan lebih baik kedepannya.
5. Buat Penilaian Risiko Sebelum Mencoba Memecahkannya
Biasanya, ketika kita sudah menemukan risiko proyek, keinginan untuk bergerak ke tahap pemecahan masalah akan langsung muncul. Namun sebelum itu, carilah lebih dulu akar masalah atau penyebab risiko yang teridentifikasi tersebut.
Mengapa demikian? tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat di mana lapisan tersebut muncul. Apakah masih dalam tingkat individu, atau sudah jauh di atasnya. Beberapa hal yang harus terjawab pada tahap ini adalah penyebab risiko yang teridentifikasi dan apa dampaknya pada proyek.
6. Rencanakan Respon Risiko Yang Tepat
Bukan tidak mungkin bahwa tidak ada solusi cepat untuk menghilangkan atau mengurangi seluruh project risk yang muncul. Beberapa resiko mungkin harus dikelola secara strategis dalam jangka waktu yang lama. Hal ini yang membuat kita harus membuat rencana untuk meresponnya sehingga risiko dapat terkendali.
Rencana respon risiko yang kita dibuat harus mencakup hal-hal berikut ini:
-Deskripsi dan penilaian risiko yang teridentifikasi
-Uraian respon atau tindakan untuk mengurangi risiko
-Penanggung jawab risiko (project risk owner)
-Tenggat waktu penyelesaian risiko yang telah dikomitmenkan
7. Rencanakan Tindakan Pencegahan
Setelah mengidentifikasi hingga membuat rencana respon untuk risiko yang mungkin terjadi, tahap selanjutnya adalah mengembangkan tindakan pencegahannya. Pada tahap ini, tim harus mengembangkan tindakan pencegahan yang tepat untuk meminimalisir peluang terjadinya risiko tersebut. Kita bisa memecahnya dalam bentuk tugas-tugas atau aktivitas yang harus dilakukan selama proyek berjalan.
8. Mempersiapkan Rencana Darurat
Bayangkan jika salah satu atau beberapa risiko proyek terjadi secara tiba-tiba dan mengharuskan hal itu dikelola sebagai sebuah krisis, tentu akan menjadi mimpi buruk, bukan? Karena itu, pada tahap selanjutnya anda juga bisa membuat rencana darurat untuk setiap risiko yang ditemukan. Hal ini akan banyak membantu anda bilamana risiko ini benar-benar terjadi di situasi yang genting atau secara tiba-tiba.
9. Pengukuran Efisiensi Risiko
Matrik Risiko (Risk Metrics)
Efisiensi risiko dapat diukur melalui pertanyaan berikut:
-Bagaimana perbandingan jumlah risiko yang terjadi dengan risiko yang teridentifikasi?
-Apa dampak risiko tersebut seburuk yang diperkirakan?
-Berapa banyak risiko yang terjadi berulang?
-Bagaimana resiko aktual yang terjadi berbeda dengan risiko yang sudah diantisipasi?
Audit Risiko (Risk Audit)
Kegiatan audit risiko adalah sebuah analisis dari ahli yang digunakan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam perusahaan. Kegiatan ini akan mengevaluasi hal-hal seperti:
-10 risiko teratas dalam perusahaan yang membutuhkan perhatian khusus.
-Potensi risiko tambahan yang teridentifikasi.
-Area rawan risiko dalam proyek.
-dan lain-lain.
10. Pemantauan dan Pengendalian Risiko
Pada tahap akhir ini, aktivitas yang bisa kita lakukan untuk mengelola risiko adalah:
-Mengidentifikasi risiko baru dan merencanakannya.
-Melacak risiko yang ada untuk memeriksa apakah penilaian ulang risiko diperlukan, apakah setiap risiko memiliki pemicunya, kemungkinan risiko menjadi lebih buruk dari waktu ke waktu, dan kemungkinan risiko yang tersisa yang memerlukan pendekatan jangka panjang.
-Reklasifikasi risiko untuk mengkaji ulang risiko yang tidak dapat terselesaikan.
-Pelaporan risiko yang harus diperbaharui. Baik dari daftar risiko yang ditemukan, hingga respon untuk masing-masing risiko tersebut. Daftar risiko proyek ini adalah alat pelaporan risiko utama dan tersedia di server proyek pusat dan dapat diakses oleh semua project stakeholder.
Strategi manajemen risiko yang efektif penting memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek (Strength Weakness Opportunity Threat atau SWOT). Perencanaan tentang prediksi kejadian tak terduga membuat perusahaan siap merespon jika prediksi tersebut menjadi kenyataan. Untuk memastikan kesuksesan proyek, perusahaan harus mampu melakukan penanganan dengan cara mengidentifikasi, mengurangi, dan menghindari risiko. Manajer proyek harus memahami manfaat manajemen risiko, karena pelaksanaan proyek bergantung pada perencanaan, persiapan, hasil, dan evaluasi demi mencapai tujuan strategis. Perencanaan untuk Mencapai Kesuksesan Perencanaan manajemen risiko berkontribusi pada keberhasilan proyek melalui pembuatan daftar risiko eksternal dan internal. Rencana tersebut biasanya mencakup risiko yang teridentifikasi, peluang kejadian, dampak, serta tindakan mitigasi yang disarankan. Risiko berskala kecil biasanya berdampak kecil atau tidak sama sekali terhadap biaya, jadwal, atau kinerja. Risiko berskala sedang menyebabkan beberapa peningkatan biaya, gangguan jadwal, atau penurunan kinerja. Sementara itu, risiko berskala sedang cenderung menyebabkan peningkatan biaya yang signifikan, gangguan jadwal, atau masalah kinerja yang serius. Menjalin Komunikasi Efektif dengan Pemangku Kepentingan Untuk memastikan bahwa proyek berjalan lancar, manajer proyek wajib mengkomunikasikan rencana kepada pihak sponsor proyek, pemangku kepentingan (stakeholder), dan anggota tim. Tindakan tersebut membuat pihak-pihak yang mendanai proyek bisa menetapkan ekspektasi yang akurat, sehingga proyek bisa berjalan lancar selangkah demi selangkah tanpa gangguan serius. Proses mengidentifikasi, menghindari, dan menangani risiko penting untuk memastikan bahwa karyawan dapat merespon tantangan yang muncul secara efektif. Memaksimalkan Hasil Sesuai dengan Tenggat Waktu Peluang kesuksesan proyek akan semakin besar jika perusahaan mampu meminimalkan dan menghilangkan risiko negatif sehingga proyek bisa selesai tepat waktu. Manajer proyek yang tidak memiliki strategi manajemen risiko rentan mengalami masalah di kemudian hari. Sebaliknya, strategi manajemen risiko yang efektif memungkinkan perusahaan memaksimalkan keuntungan sekaligus meminimalkan pengeluaran dari segi aktivitas yang tidak menghasilkan laba atas investasi. Melalui analisis secara rinci, pemimpin mampu memprioritaskan pekerjaan yang berkelanjutan berdasarkan hasil meskipun harus menghadapi rintangan. Bersikap Proaktif Bukan Reaktif Rencana manajemen risiko memungkinkan manajer proyek untuk bersikap proaktif dalam mengantisipasi bahaya yang belum muncul. Inisiatif tersebut tentu jauh lebih bermanfaat daripada harus menghadapi bahaya tanpa persiapan memadai. Tim proyek dapat mengambil risiko yang telah diidentifikasi dan mengubahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk mengurangi risiko. Langkah-langkah tersebut selanjutnya bisa diwujudkan menjadi rencana yang lebih besar. Dengan begitu, rencana besar tersebut bisa diimplementasikan pada momen yang tepat untuk meminimalkan waktu henti proyek. Evaluasi Proyek Secara Keseluruhan Tindakan evaluasi keberhasilan proyek penting agar hal-hal baik dalam proyek tersebut bisa diimplementasikan pada proyek berikutnya. Nilai-nilai keberhasilan proyek dapat mengurangi kemunculan masalah sekaligus memaksimalkan potensi perusahaan. Salah satu contohnya yaitu manajemen risiko yang fokus mengembangkan dan menerapkan program pelatihan untuk menciptakan kesadaran tentang keamanan internet, termasuk phishing, virus, dan pencurian data. Jika risiko kebocoran data perusahaan menurun, maka inisiatif manajemen risiko tersebut telah membuahkan kesuksesan bagi perusahaan. Sebaliknya, risiko kebocoran data yang stagnan atau meningkat menunjukkan bahwa program pelatihan harus diperbaiki. Kesuksesan perusahaan tentu tak lepas dari perbaikan berkesinambungan di segala aspek. Oleh sebab itu, implementasi manajemen risiko harus bersifat fleksibel sesuai dengan tujuan perusahaan, krisis, dan perubahan tren pasar, sehingga perusahaan selalu berpeluang meraih kesuksesan proyek sesuai ekspektasi.