Analisis SWOT pertama kali diperkenalkan oleh Albert S Humphrey pada tahun 1960-an dalam memimpin proyek riset di Stanford Research Institute yang menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.
4 Komponen Dasar Analisis SWOT
Analisis SWOT terdiri dari 4 komponen dasar yaitu:
- Strength (Kekuatan) atau disingkat dengan “S”, yaitu karakteristik organisasi ataupun proyek yang memberikan kelebihan / keuntungan dibandingkan dengan yang lainnya.
- Weakness (Kelemahan) atau disingkat dengan “W”, yaitu karakteristik yang berkaitan dengan kelemahan pada organisasi ataupun proyek dibandingkan dengan yang lainnya.
- Opportunities (Peluang) atau disingkat dengan “O”, yaitu Peluang yang dapat dimanfaatkan bagi organisasi ataupun proyek untuk dapat berkembang di kemudian hari.
- Threats (Ancaman) atau disingkat dengan “T”, yaitu Ancaman yang akan dihadapi oleh organisasi ataupun proyek yang dapat menghambat perkembangannya.
Dari keempat komponen dasar tersebut, Strength (kekuatan) dan Weakness (Kelemahan) adalah faktor internal organisasi/proyek itu sendiri, sedangkan Oppoturnities (Peluang) dan Threats (Ancaman) merupakan faktor eksternal yang mempengaruhi perkembangan organisasi ataupun proyek. Oleh karena itu, Analisis SWOT juga sering disebut dengan Analisis Internal-Eksternal (Internal-External Analisis) dan Matriks SWOT juga sering dikenal dengan Matrix IE (IE Matrix).
Cara Menggunakan Analisis SWOT
Untuk melakukan Analisis SWOT, kita perlu membuat beberapa pertanyaan dan menjawabnya sendiri seperti contoh-contoh berikut ini:
Strength (Kekuatan)
- Kelebihan apa yang dimiliki oleh organsiasi ?
- Apa yang membuat organisasi lebih baik dari organisasi lainnya?
- Keunikan apa yang dimiliki oleh organisasi ?
- Apa yang menyebabkan kita mendapatkan penjualan ?
- Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelebihan ?
Weakness (Kelemahan)
- Apa yang dapat ditingkatkan dalam organisasi ?
- Apa yang harus dihindari oleh organisasi ?
- Faktorapa yang menyebabkan kehilangan penjualan ?
- Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelemahan organisasi kita ?
- Apa yang dilakukan oleh pesaing sehingga mereka dapat lebih baik dari organisasi kita ?
Opportunities (Peluang)
- Kesempatan apa yang dapat kita lihat ?
- Perkembangan tren apa yang sejalan dengan organisasi kita ?
Threats (Ancaman)
- Hambatan apa yang kita hadapi sekarang ?
- Apa yang dilakukan oleh pesaing organisasi ?
- Perkembangan Teknologiapa yang menyebabkan ancaman bagi organisasi ?
- Adakah perubahan peraturan pemerintah yang akan mengancam perkembangan organisasi ?
Faktor yang Mempengaruhi Analisis SWOT
Faktor-faktor yang mempengaruhi keempat komponen dasar Analisis SWOT diantaranya adalah:
Faktor Internal (Strength dan Weakness)
- Sumber daya yang dimiliki
- Keuangan atau Finansial
- Kelebihan atau kelemahan internal organisasi
- Pengalaman-pengalaman organisasi sebelumnya (baik yang berhasil maupun yang gagal)
Faktor Eksternal (Opportunities dan Threats)
- Tren
- Budaya, Sosial Politik, Ideologi, perekonomian
- Sumber-sumber permodalan
- Peraturan Pemerintah
- Perkembangan Teknologi
- Peristiwa-peristiwa yang terjadi
- Lingkungan
Contoh Analisis SWOT
Berikut ini adalah contoh sederhana dalam melakukan Analisis SWOT dalam mengevaluasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman suatu perusahaan.
Strength (Kekuatan)
- Kami dapat merespon dengan cepat setiap permintaan pelanggan tanpa harus melalui birokrasi yang panjang.
- Kami memiliki biaya overhead yang rendah, sehingga dapat memberikan tawaran harga yang paling baik bagi pelanggan kami.
- Kami sangat memperhatikan setiap permintaan dan kebutuhan pelanggan.
- Kami sangat fleksibel dalam menangani setiap kasus dan permintaan pelanggan.
- Kami memiliki reputasi yang baik pada market yang tekuni.
Weakness (Kelemahan)
- Staff kami masih memiliki kemampuan yang rendah dibidang-bidang tertentu.
- Perusahaan kami memiliki keterbatasan dalam permodalan.
- Cash flow kadang-kadang tidak lancar.
- Lokasi kantor yang letaknya di tempat yang kurang strategis.
Opportunities (Peluang)
- Sektor yang kami tekun iini sedang mengalami kenaikan
- Pemerintah sangat mendukung perusahaan local seperti kami
Threats (Ancaman)
- Perkembangan Teknologi yang cepat di market ini yang berada di luar kemampuan kami akan menyebabkan kami terlambat dalam mengadopsinya.
- Perubahan strategi pesaing dapat mengancam posisi kami di market.
- Kurangnya minat perbankan dalam membiayai pendanaan untuk industri yang kami tekuni saat ini.
Sumber: //ilmumanajemenindustri.com/
Untuk menjalankan bisnis yang sukses, Anda harus secara teratur menganalisis proses Anda untuk memastikan Anda beroperasi seefisien mungkin. Ada banyak cara untuk menilai perusahaan Anda, salah satu metode yang paling efektif adalah dengan melakukan analisis SWOT.
Analisis SWOT terdiri dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman) yang merupakan proses perencanaan yang membantu perusahaan Anda mengatasi tantangan dan menentukan apa yang harus dituju secara keseluruhan.
Tujuan utama dari analisis SWOT adalah untuk membantu organisasi mengembangkan kesadaran penuh dari semua faktor yang terlibat dalam pengambilan keputusan bisnis.
Sejarah
Metode ini dibuat pada 1960-an oleh Albert Humphrey dari Stanford Research Institute, selama penelitian yang dilakukan untuk mengidentifikasi mengapa perencanaan perusahaan gagal secara konsisten. Sejak dibuat, SWOT telah menjadi salah satu alat paling berguna bagi pemilik bisnis untuk memulai dan menumbuhkan perusahaan mereka.
Anda harus ingat, tidak mungkin memetakan masa depan bisnis kecil secara akurat tanpa terlebih dahulu mengevaluasinya dari berbagai sudut yang mencakup pandangan menyeluruh pada semua sumber daya dan ancaman internal dan eksternal, SWOT menyelesaikan ini dalam empat langkah yang bahkan pemilik bisnis pemula dapat mengerti dengan cepat.
Mengenal Proses Analisis SWOT
Kita tahu bahwa SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats – tetapi apa artinya masing-masing elemen ini? Mari kita lihat setiap elemen satu per satu.
Kekuatan (strength)
Elemen pertama dari analisis SWOT adalah Kekuatan. Mungkin Anda telah menebaknya, elemen ini membahas hal-hal yang dilakukan perusahaan atau proyek Anda dengan sangat baik. Ini bisa berupa sesuatu yang tidak berwujud, seperti atribut merek perusahaan Anda, atau sesuatu yang lebih mudah didefinisikan seperti proposisi penjualan unik dari lini produk tertentu.
Bisa juga dengan orang-orang Anda, sumber daya manusia literal Anda: kepemimpinan yang kuat, atau tim teknik yang hebat.
Kelemahan (weakness)
Setelah Anda mengetahui kekuatan Anda, saatnya untuk mengubah kesadaran diri kritis itu pada kelemahan Anda. Apa yang menjadi penghambat bisnis atau proyek Anda? Elemen ini dapat mencakup tantangan organisasi seperti kekurangan orang yang terampil dan keterbatasan keuangan atau anggaran.
Elemen analisis SWOT ini juga dapat mencakup kelemahan dalam kaitannya dengan perusahaan lain di industri Anda, seperti kurangnya USP yang didefinisikan dengan jelas di pasar yang ramai.
Peluang (opportunities)
Selanjutnya adalah Peluang. Tidak dapat mengimbangi volume penjualan yang dihasilkan oleh tim pemasaran Anda? Itu adalah peluang. Apakah perusahaan Anda mengembangkan ide baru yang inovatif yang akan membuka pasar baru atau demografi? Itu peluang lain.
Sederhananya, elemen ini mencakup segala yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan penjualan, tumbuh sebagai perusahaan, atau memajukan misi organisasi Anda.
Ancaman (threats)
Elemen terakhir adalah Ancaman – segala sesuatu yang berisiko bagi perusahaan Anda sendiri atau kemungkinan keberhasilan atau pertumbuhannya.
Ini dapat mencakup hal-hal seperti pesaing yang baru muncul, perubahan dalam undang-undang pengaturan, risiko keuangan, dan hampir semua hal lain yang berpotensi membahayakan masa depan perusahaan atau proyek Anda.
Baca juga : Mengenal Lebih Jauh Apa itu Standar Operasional Prosedur atau SOP
Kapan sebaiknya Anda melakukan analisis SWOT?
Anda dapat menggunakan analisis SWOT sebelum Anda berkomitmen pada tindakan dari rencana perusahaan, apakah Anda sedang mengeksplorasi peluang baru, memperbaiki kebijakan internal, mempertimbangkan untuk melakukan ekspansi atau mengubah rencana di tengah jalan melalui pelaksanaannya.
Terkadang akan lebih baik untuk melakukan analisis SWOT umum hanya untuk memeriksa lanskap bisnis Anda saat ini sehingga Anda dapat meningkatkan operasi bisnis sesuai kebutuhan di masa mendatang. Analisis ini dapat menunjukkan bagian utama di mana organisasi Anda berkinerja optimal, serta bagian mana yang perlu penyesuaian.
Jangan membuat kesalahan dengan memikirkan operasi bisnis Anda secara informal, dengan harapan semua masalah akan terselesaikan secara keseluruhan. Dengan menyusun analisa SWOT, Anda dapat melihat seluruh gambaran bisnis Anda. Dari sana, Anda dapat menemukan cara untuk meningkatkan atau menghilangkan kelemahan perusahaan Anda dan memanfaatkan kekuatannya.
Sementara pemilik bisnis tentu harus terlibat dalam membuat analisis SWOT, hal ini akan membantu untuk melibatkan anggota tim lain dalam proses tersebut. Mintalah masukan dari berbagai anggota tim dan diskusikan secara terbuka agar semua berkontribusi untuk setiap keputusan yang dibuat. Pengetahuan kolektif tim akan memungkinkan Anda untuk menganalisis bisnis Anda secara menyeluruh dari semua pihak.
Baca juga : Pengertian Manajemen, Jenis, dan Perannya Pada Suatu Perusahaan
Karakteristik analisis SWOT
Analisis SWOT berfokus pada empat elemen, yang memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kekuatan yang memengaruhi strategi, tindakan, atau inisiatif. Mengetahui elemen-elemen positif dan negatif ini dapat membantu perusahaan lebih efektif mengkomunikasikan bagian mana dari sebuah rencana yang perlu diakui.
Saat menyusun analisa SWOT, individu biasanya membuat tabel dipecah menjadi empat kolom untuk membuat daftar setiap elemen yang berdampak secara berdampingan untuk perbandingan. Kekuatan dan kelemahan biasanya tidak akan cocok dengan peluang dan ancaman yang tercantum, meskipun mereka harus berkorelasi, karena mereka pada akhirnya terikat bersama.
Dengan memasangkan ancaman eksternal dengan kelemahan internal dapat menyoroti masalah paling serius yang dihadapi perusahaan.
Setelah Anda mengidentifikasi risiko Anda, Anda kemudian dapat memutuskan apakah yang paling tepat untuk menghilangkan kelemahan internal dengan menugaskan sumber daya perusahaan untuk memperbaiki masalah, atau untuk mengurangi ancaman eksternal dengan meninggalkan area bisnis yang terancam dan mengatasinya setelah memperkuat bisnis Anda.
Baca juga : Mengenal Pengertian Motivasi Kerja dan Cara Efektif Meningkatkannya
Faktor internal
Kekuatan (S) dan kelemahan (W) mengacu pada faktor internal, yang merupakan sumber daya dan pengalaman yang tersedia untuk Anda.
Ini adalah beberapa faktor internal yang biasanya dipertimbangkan:
- Sumber daya keuangan (pendanaan, sumber pendapatan dan peluang investasi)
- Sumber daya fisik (lokasi, fasilitas, dan peralatan)
- Sumber daya manusia (karyawan, sukarelawan dan target audiens)
- Akses ke sumber daya alam, merek dagang, paten, dan hak cipta
- Proses saat ini (program karyawan, hierarki departemen dan sistem perangkat lunak)
Faktor eksternal
Kekuatan eksternal memengaruhi dan memengaruhi setiap perusahaan, organisasi, dan individu. Faktor-faktor ini terhubung secara langsung atau tidak langsung dengan peluang (O) atau ancaman (T), penting untuk dicatat dan didokumentasikan masing-masing.
Faktor eksternal biasanya adalah hal-hal yang Anda atau perusahaan Anda tidak dapat kendalikan, seperti berikut ini:
- Tren pasar (produk baru, kemajuan teknologi, dan pergeseran kebutuhan audiens)
- Tren ekonomi (tren keuangan lokal, nasional, dan internasional)
- Pendanaan (donasi, legislatif dan sumber lainnya)
- Demografi
- Hubungan dengan pemasok dan mitra
- Peraturan politik, lingkungan, dan ekonomi
Setelah Anda membuat kerangka kerja SWOT Anda dan mengisi analisis SWOT Anda, Anda perlu membuat beberapa rekomendasi dan strategi berdasarkan hasil. Linda Pophal, pemilik dan CEO dari perusahaan konsultan Strategic Communications, mengatakan strategi ini harus fokus pada peningkatan kekuatan dan peluang untuk mengatasi kelemahan dan ancaman.
“Ini sebenarnya area pengembangan strategi di mana organisasi memiliki kesempatan untuk menjadi paling kreatif dan di mana ide-ide inovatif dapat muncul, tetapi hanya jika analisis telah disiapkan dengan tepat saat memulai perencanaan perusahaan,” kata Pophal.
Contoh analisis SWOT
Pak Budi, pemilik perusahan konstruksi PT. GAP Konstruksi, terlibat dalam menciptakan analisis SWOT untuk perusahaannya. Dia memberikan contoh yang digunakan dalam keputusan perusahaan untuk memperluas praktiknya termasuk layanan mediasi sengketa. Matriks SWOT-nya meliputi:
KEKUATAN
- Firma hukum konstruksi dengan anggota staf yang terlatih dalam bidang hukum dan teknik profesional / kontraktor umum.
- Pengalaman mereka memberi keuntungan untuk perusahaan dan pelanggan
- Karena masih memiliki sedikit karyawan sehingga dapat berubah dan beradaptasi dengan cepat.
KELEMAHAN
- Belum ada yang menjadi mediator sebelum atau melalui program pelatihan mediasi formal apa pun.
- Satu anggota staf telah menjadi bagian dari mediasi tetapi bukan sebagai pihak yang netral.
PELUANG
- Sebagian besar kontrak konstruksi komersial memerlukan mediasi. Meskipun ada ratusan mediator di pasar, hanya beberapa yang memiliki pengalaman konstruksi yang sebenarnya.
- Untuk perselisihan yang lebih kecil, mediator tidak bekerja sebagai tim, hanya sebagai individu; Staf PT. GAP Konstruksi dapat menawarkan siapa pun dengan keuntungan dari kelompok netral untuk mengevaluasi perselisihan
ANCAMAN
- Siapa pun dapat menjadi mediator, sehingga firma hukum konstruksi lainnya dapat membuka layanan mediasinya sendiri juga.
- Kebanyakan klien potensial memiliki kesan negatif tentang mediasi, karena mereka merasa mediator tidak memahami atau peduli untuk memahami masalah, dan bergegas untuk menyelesaikannya.
Strategi yang dihasilkan : Ambil kursus mediasi untuk menghilangkan kelemahan dan meluncurkan Jasa Mediasi GAP Konstruksi, yang menggunakan pengenalan nama dengan firma hukum, dan menyoroti bahwa pengalaman hukum konstruksi dan konstruksi firma itu membuatnya berbeda.
Analisis SWOT ini akan memaksa PT. GAP Konstruksi untuk secara sistematis dan obyektif melihat apa yang harus mereka kerjakan dan apa yang ditawarkan pasar, kemudian menyusun rencana bisnis mereka untuk menekankan keunggulan fitur terkuat sembari memanfaatkan peluang berdasarkan kelemahan pasar.
Baca juga : Mengenal Bank Syariah dan Perbedaannya dengan Bank Konvensional
Kesimpulan
Menganilisa bisnis secara keseluruhan dan berkelanjutan adalah suatu keharusan jika bisnis Anda ingin berkembang. Dengan metode analisis SWOT ini, Anda bisa dengan mudah memantau dan melakukan improvisasi yang menyeluruh pada proses bisnis.
Jika bisnis Anda memiliki banyak departemen atau cabang, lakukan analisa per-departemen untuk mendapatkan hasil yang lebih detail, contohnya pada bagian pencatatan keuangan atau pembukuan. Akuntan Anda bisa melakukan pembukuan dengan mudah dan optimal jika menggunakan software akuntansi.
Baca juga : Jadikan Pembukuan Bisnis Kosmetik lebih Mudah dengan Accurate Online
Tidak hanya memudahkan akuntan Anda, dengan menggunakan software akuntansi akan membantu Anda untuk mendapatkan laporan keuangan yang cepat dan minim kesalahan dan memantau seluruh bisnis secara ringkas, terlebih jika Anda menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang bisa Anda gunakan dimana saja dan kapan saja.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu. Memilik fitur terlengkap seperti penghitungan gaji, penghitungan aset, penghitungan pajak otomatis, pembuatan 100 jenis laporan keuangan otomatis, dan masih banyak lagi fitur yang akan memudahkan proses pembukuan bisnis Anda.
Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui banner di bawah ini: