Apa yang dimaksud dengan gudang

Oleh Muchlisin Riadi April 30, 2016

Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna). Dalam praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory.

Ilustrasi Gudang

Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan (demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox, 1978:293). Penyimpanan dianggap perlu untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan konsumen. Prinsip kegunaan waktu (time utility) dijadikan alas an untuk membenarkan alas an ini. Untuk manufaktur yang memproduksi berbagai produk di banyak lokasi, pergudangan memberikan metode untuk mengurangi biaya penyimpanan bahan mentah, dan suku cadang serta biaya penanganan, di samping memaksimumkan operasi produksi. Persediaan dasar untuk seluruh suku cadang dapat dipertahankan di gudang sehingga dapat menurunkan kebutuhan penumpukan persediaan di masing-masing pabrik. Pengertian lain tentang gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi (Apple, 1990:242). Gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan. Secara umum gudang diperlukan dengan empat tujuan sebagai berikut:

1. Pengurangan biaya transportasi dan produksi. Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi.
2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan. Gudang mempunyai peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.
3. Kebutuhan produksi. Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi. Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Kebutuhan pasar. Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.

Menurut Purnomo (2004:282) secara garis besar manfaat pergudangan antara lain adalah:
Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi kelancaran proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan, transportasi dan material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan diatur sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target yang hendak dicapai.
Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya ke pelanggan.
Gudang merupakan jenis peralatan /tempat dengan sistem pengamanan yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan jaminan keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta problem keamanan lainnya.
Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan beberapa material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran, untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak diijinkan material yang beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi pabrik.
Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat persediaan barang yang mana akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan persediaan.

• Apple. M. James 1990. Tata letak Pabrik Dan Pemindahan Bahan. ITB Bandung.
• Bowersox, Donald J. 1978. Manajemen Logistik: Integrasi Sistem-Sistem Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material (terjemahan Drs. A. Hasymi Ali). Jakarta: Penerbit Bumi Aksara.
• Purnomo, Hari, 2004, Perencanaan dan Perancangan Fasilitas, Edisi Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu.

Dalam kegiatan bisnis, terutama di bidang produksi atau industri, kita akan sering menemui istilah gudang. Gudang menjadi suatu hal yang tidak bisa terlepas dalam dunia bisnis perdagangan barang, terutama pada barang -barang industri dan di bagian produksi. Gudang memang merupakan hal yang sangat penting. 

Gudang dalam dunia indistri atau produksi ini pada dasarnya berbeda dengan gudang individu atau yang ada di rumah -rumah. Meski secara sederhana bisa dipahami dalam arti yang sama, akan tetapi ada hal yang membedakan antara jenis gudang ini. Lalu, apa pengertian gudang dan apa fungsi gudang tersebut? 

Pengertian gudang dapat didefinisikan sebagai suatu tempat yang dibebani dengan tugas untuk menyimpan barang -barang yang hendak dipergunakan untuk produksi, hingga barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksinya. 

Keberadaan gudang ini difungsikan sebagai buffer atau penyeimbang serta untuk menentukan langkah suatu perusahaan selanjutnya. Dalam artian, apakah perusahaan menggunakan gudang tersebut untuk tujuan komersial atau lebih baik hanya digunakan sendiri. 

Di dalam perdagangan, gudang umumnya dipergunakan sebagai tempat untuk melayani beberapa konsumen yang berbeda-beda. Secara umum, gudang juga akan mempunyai tenaga kerja yang cukup yang disertai dengan perlengkapan. 

Sebagai salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan konsumen, maka pengadaan gudang juga bertujuan untuk kepuasaan konsumen atau pengguna. Karenanya, diaturlah jarak penyimpanan yang dilakukan dalam batas waktu tertentu, baik yang lama maupun yang pendek, yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen.

Baca juga: Cara Bertelepon yang Baik di Kantor

Pengadaan komersial gudang dapat menguntungkan bagi industri perdagangan. Sebab, gudang dapat mendorong adanya keluwesan atau flexibility serta manajemen yang profesional. 

Sebagai penyimpanan produk, gudang juga mempunyai beberapa misi atau tugas tertentu dalam jaringan distribusi pemasaran. Misi gudang dalam jaringan distribusi pemasaran melingkupi :

a. Menjaga persediaan barang yang digunakan, sebagai bentuk penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan dari konsumen.

b. Sebagai penyalur di dalam sebuah daerah pesanan, yang memiliki jarak transportasi terpendek sehingga dapat memberikan jawaban cepat akan permintaan pelanggan.

c. Digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk -produk dalam kegiatan produksi serta pendistribusian.

Gudang merupakan tempat penyimpanan produk serta untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat. Dari pengertian ini, maka gudang mempunyai beberapa fungsi di antara penerimaan dan pengiriman produk. 

Fungsi-fungsi pokok gudang, dapat meliputi :

a. Assembling the order (perakitan pesanan)

b. Dispatching ke penyimpanan

c. Dispatching the shipment

d. Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan)

e. Maintaining record (perawatan produk)

f. Packaging (pengepakan)

g. Picking the order (pemilihan pesanan)

h. Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman)

i. Storing (penyimpanan)

Gudang atau tempat penyimpanan ini memang mempunyai fungsi yang amat penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi pada suatu pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang secara umum adalah untuk memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan dengan jalan memperhatikan kendala sumber daya yang ada. 

Terkait hal tersebut, terdapat tiga tujuan utama yang berkaitan dengan pengadaan barang. Tujuan utama pengadaan barnag, yaitu:

1. Pengawasan. Yakni suatu sistem administrasi yang terjaga dengan baik, dilakukan untuk mengontrol keluar masuknya material. Tugas pengawasan ini menyangkut keamanan material, agar tidak terjadi suatu material yang hilang.

2. Pemilihan. Yakni aktivitas pemeliharaan atau perawatan agar material yang disimpan dalam gudang tidak cepat mengalami kerusakan ketika masa penyimpanan.

3. Penimbunan atau penyimpanan. Yakni agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan, maka material yang hendak dipakai akan tetap tersedia, sebelum dan selama proses produksi tersebut berlangsung.

Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang adalah:

1. Penerimaan (receiving). Adalah proses untuk menerima material pesanan perusahaan, dengan menjamin kuantitas material yang dikirim oleh pihak supplier, serta mendistribusikan material tersebut ke lantai produksi.

2. Persediaan. Adalah kegiatan untuk menjamin agar permintaan dapat dipenuhi sesuai dengan tujuan perusahaan yakni memenuhi kepuasan pelanggan.

3. Penyisihan (put away). Adalah untuk menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan.

4. Penyimpanan (storage). Adalah suatu bentuk fisik dari barang-barang yang disimpan sebelum ada permintaan.

5. Pengambilan pesanan (order picking). Adalah suatu proses pengambilan barang dari gudang yang sesuai dengan permintaan.

6. Pengepakan (packaging). Adalah langkah pilihan setelah proses pengambilan (picking).

7. Penyortiran. Adalah suatu proses pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi, yang disebabkan variasi barang ada dalam jumlah besar.

8. Pengepakan dan pengiriman. Adalah suatu pemeriksaan barang dalam kontainer hingga terjadinya pengiriman.

Demikian artikel mengenai Pengertian dan Fungsi Gudang, semoga dapat membantu. Jangan lupa untuk berkunjungi lagi ke porosilmu.com untuk menambah ilmu kalian. Terima kasih :) .