Dokumen selalu erat dengan semua kegiatan yang dilakukan manusia, tapi masih banyak yang menyamakannya dengan dokumentasi. Padahal pengertian keduanya cukup jauh berbeda. Oleh karena itu, mengenal definisi dari para ahli cukup penting, khususnya bagi Anda yang sering berurusan dengan dokumen setiap harinya.
Lalu, apa sebenarnya perbedaan antara dokumen dan dokumentasi? Bagaimana pula pengertiannya jika dilihat dari penjelasan para pakar di dunia kearsipan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Perbedaan dengan Dokumentasi
Perlu Anda ketahui, secara umum dokumen merupakan suatu informasi yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, dengan isi di dalamnya dapat terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak atau juga sedikit. Kata ‘dokumen’ sendiri berasal dari Bahasa Latin, yaitu ‘docere’ yang berarti mengajar, lalu diserap dalam Bahasa Inggris menjadi ‘document’. Menurut kamus Mirriam-Webster, dokumen diartikan sebagai ‘proof/evidence’, yang berarti ‘bukti’ dalam Bahasa Indonesia.
Sementara itu, secara luas dokumentasi adalah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, dan bukti. Di dalam kamu Mirriam-Webster juga disebutkan bahwa arti dari dokumentasi adalah ‘the act or an instance of furnishing or authenticating with documents’ yang diartikan dalam Bahasa Indonesia sebagai tindakan atau contoh untuk melengkapi atau mengotentikasi suatu hal dengan bantuan dokumen.
Jadi, sudah jelas bahwa dokumen merupakan rekaman atas informasi tertulis, sementara dokumentasi merupakan cara untuk mendapatkan informasi berdasarkan data yang terkandung di dalam dokumen.
Pengertian Menurut Ahli
Setelah mengetahui perbedaan antara dokumentasi dan dokumen, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui pengertian dari berbagai ahli yang terkemuka di dunia. Beberapa di antaranya sebagai berikut:
- Menurut Louis R. Gottschalk
Louis R. Gottschalk adalah seorang sejarawan dan penulis banyak buku yang berasal dari Amerika Serikat. Menurutnya, sebuah dokumen memiliki beberapa arti berbeda jika dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu:
- Kepentingan sejarah: merupakan sebuah sumber tertulis bagi informasi terkait sejarah, yang digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
- Kepentingan negara: digunakan untuk surat negara dan surat resmi, contohnya seperti undang-undang, surat perjanjian, dan juga konsesi.
- Secara umum: disebutkan sebagai sebuah proses pembuktian dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yang memiliki sifat tulisan, lisan, deskripsi, hingga arkeologis.
Berbeda dengan Gottschalk, G.J. Reiner dalam bukunya menyebutkan bahwa dokumen memiliki beberapa dimensi pengertian, meliputi:
- Secara luas: meliputi semua sumber informasi, baik lisan maupun tertulis.
- Secara sempit: merupakan kumpulan informasi yang berasal hanya dari sumber tertulis saja.
- Secara spesifik: adalah surat resmi dan surat yang dibuat oleh negara untuk tujuan kenegaraan, seperti konsesi, hibah, undang-undang, dan lainnya.
- Menurut Kamus Kepegawaian Dokumen
Dalam dunia pengelolaan arsip, kamus kepegawaian dokumen juga memiliki definisi dokumen tersendiri, yang dapat diartikan sebagai:
- Secara umum: meliputi semua catatan tertulis, baik yang dicetak maupun tidak.
- Secara spesifik: disebut sebagai semua benda yang mempunyai keterangan di dalamnya, yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan juga disebarkan.
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai perbedaan antara dokumen dengan dokumentasi, serta pandangan para ahli mengenai definisi dokumen. Dari seluruh penjelasan yang disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa setiap dokumen memiliki beberapa dimensi utama, yaitu pengertian secara umum dan spesifik. Dengan begitu, Anda dapat lebih mengerti tentang mana yang termasuk ke dalam jenis dokumen, mana pula yang tidak.
Baca juga informasi mengenai dunia kearsipan lainnya melalui PrimaDoc, solusi pengelolaan arsip terkini yang telah memiliki sertifikat ISO 9001. Bagikan juga informasi ini kepada rekan dan keluarga Anda yang membutuhkan, agar mereka juga mengetahui tentang pengertian dokumen.(Pradana)
Dalam kegiatan administrasi perkantoran, kita akan sangat akrab dengan berbagai dokumen dan kegiatan dokumentasinya. Dokumen menjadi hal yang penting dan memang sangat sering digunakan di kantor. Sebab, dari dokumen inilah, berbagai kegiatan administrasi perkantoran bisa berjalan dengan lancar.
Lantas, apa pengertian dokumen dalam hal ini? Dan apa pula jenis jenis dokumen yang ada dan perlu dikenali dalam kegiatan kantor ini? Berikut akan ada penjelasan mengenai hal - hal terkait dokumen.
Pengertian Dokumen
Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa “document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen - dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan dokumen tersebut jika sewaktu -waktu diperlukan.
Dokumen juga dapat diartikan sebagai surat – surat atau benda – benda berharga, yang di dalamnya termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan rujukan.
a. Pengertian Dokumen menurut Kamus Kepegawaian
Dokumen menurut Kamus Kepegawaian, diartikan sebagai, semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.
b. Pengertian dokumen menurut kamus bahasa Inggris Webster
Kamus bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
c. Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umum
Menurut ensiklopedi umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.
d. Pengertian dokumen menurut Ensiklopedi administrasi
Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan.
Simak juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
Jenis – jenis Dokumen
Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut keterangannya.
a. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :
- Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
- Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat - surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
- Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
- Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.
b. Jenis dokumen dari segi fungsi
Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis.
- Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
- Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.
c. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat.
- Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku, majalah dan film.
- Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
- Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.
Referensi :
- Endang, Sri. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi Untuk SMK dan MAK. Jakarta : Erlangga.
- Astini, Titin. 2010. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung : Armico.
*Penulis: Hasna Wijayati
Materi lain: