Oleh Anugerah Dino 17.11
Keberadaan mesin kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan kantor. Dengan adanya mesin kantor banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil yang memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin-mesin kantor justru mengakibatkan timbulnya kerugian bagi kantor.
Agar keberadaan mesin-mesin kantor tidak menimbulkan dampak yang tidak baik atau merugikan maka dalam memilih mesin-mesin kantor harus mempethatikan berbagai faktor.
Drs Moekijat dalam buku tata laksana kantor menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan mesin-mesin dan perlengkapan kantor antar lain:
- Mesin benar-benar diperlukan.
- Jenis mesin hendaknya praktis.
- Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
- Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan
- Mutu mesin harus benar-benar baik
- Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja
- Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan
- Pemeliharaan mesin mudah dilakukan
- Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah
- Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan
- Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.
Mesin-mesin kantor memiliki keuntungan dan kerugian, keuntungan mesin-mesin kantor antara lain:
a) Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain. b) Menghemat waktu kerja. c) Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja. d) Mengurangi rasa bosan dan stress. e) Pekerjaan tampak menjadi lebih baik. f) Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek. g) Mengurangi kelelahan pegawai. h) Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.
Adapun kekurangan/kerugian mesin-mesin kantor adalah :
a) Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi. b) Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi. c) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator. d) Fleksibillitas beberpa mesin kurang. e) Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin. Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan. Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain. Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.
Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan. Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan. Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja. Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan. Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting. Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan. Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama. Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan memperhatikan hal tersebut diatas hendaklah pegawai kantor jeli pada saat akan membeli mesin-mesin dan perlengkapan kantor. Hendaknya membeli peralatan kantor yang benar-benar dibutuhkan saja.
Demikianlah Cara Memilih Mesin-Mesin dan Perlengkapan Kantor.
Memilih peralatan dan perlengkapan kantor yang tepat sama pentingnya dengan memilih kantor yang tepat untuk bisnis. Hal ini dikarenakan tidak hanya akan berpengaruh terhadap produktivitas. Akan tetapi, pemilihan peralatan dan perlengkapan kantor yang tepat akan menarik banyak pekerja yang berprospek baik.
Tidak hanya itu, membeli peralatan dan perlengkapan kantor yang salah akan berdampak pada kurang efisiennya pemakaian yang berpengaruh pada produktivitas kerja, serta biaya pengeluaran. Maka dari itu, sebelum membeli peralatan dan perlengkapan kantor berikut ini.
1. Perhatikan Harga
Dengan menjalankan bisnis baru, masalah keuangan adalah masalah yang sensiti. Anda harus bisa mengaturnya sedemikian rupa agar pemasukan dan pengeluaran anggaran bisa efektif. Begitu pula dengan membeli peralatan kantor. Dengan membeli peralatan, artinya Kamu berinvestasi pada kemajuan perusahaan.
Pastikan Kamu membeli barang yang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Selain itu, pertimbangkan pula apakah barang yang dibeli bisa bermanfaat bagi para pekerja sehingga bisa meningkatkan produktifitas mereka.
2. Kebutuhan Kantor
Perhatikan apa kebutuhan kantor yang paling penting. Setelah itu, barulah Kamu bisa menentukan peralatan apa yang harus dibeli. Meja dan kursi nyaman bagi karyawanmu sangatlah penting dibeli. Karena nantinya, mereka akan menghabiskan banyak waktu di tempat tersebut. Kamu tidak akan mau membeli meja dan kursi yang tidak nyaman karena hal tersebut akan mengganggu konsentrasi dan kualitas kerja karyawan.
Di samping itu, tentukan juga konsep apa yang diinginkan. Apabila ingin membuat suasana santai, belilah meja besar dengan banyak kursi. Apabila ingin membuat kantor dengan suasana formal, Kmau bisa membeli meja dengan kubikel. Yang terpenting dari keduanya adalah menciptakan kantor yang kondusif dan mendukung bisnismu.
Baca Juga: 4 Teknologi Printer yang Harus Dimiliki Perkantoran
3. Efektiitas Peralatan
Fungsi setiap peralatan dan perlengkapan kantor yang Kamu beli memiliki tingkat efektifitas dan frekuensi penggunaan yang berbeda. Maka dari itu, prioritaskan peralatan dan perlengkapan kantor apa yang harus Kamu beli terlebih dahulu berdasarkan tingkat efektifitas dan juga frekuensi penggunaan.
4. Multifungsi dan Fleksibel
Hal lain yang perlu Kamu pertimbangkan adalah soal fungsi dan peralatan yang dibeli. Apakah meja yang Kamu beli juga memiliki lemari utnuk menyimpan barang? Apakah bisa meluruskan kaki di bawah meja dengan nyaman? Apakah meja cukup luas untuk menyimpan segala perlengkapan yang dibutuhkan? Jika iya, artinya Kamu sudah berinvestasi dengan baik dengan membeli meja tersebut. Tidak hanya itu, peralatan yang baik harus fleksibel dalam artian mudah dipindahkan dan juga disimpan.
5. Ukuran yang Sesuai
Ukuran peralatan dan perlengkapan kantor yang dibeli harus sesuai dengan luas kantor yang dimiliki. Dengan membeli peralatan yan berukuran besar di kantor kecil, Kamu akan membuat karyawan tidak nyaman dalam bekerja. Dengan membeli peralatan kecil di kantor besar, maka kantormu akan terlihat kosong. Maka ketahuilah ukuran kantormu dengan pasti, dan mulai membeli peralatan yang ukurannya sesuai. Kuncinya adalah keadaan peralatan tidak boleh menghambat mobilitas para pekerja di kantor.
6. Mengedepankan Identitas Perusahaan dan Keindahan
Kantor yang nyaman adalah kantor yang cantik. Hal ini tergambar dari interior, desain, warna, dan perlengkapan peralatan kantor lainnya. Dengan memilih peralatan kantor yang tepat, maka ambience kantor juga akan lebih menarik dan membuat nyaman para karyawan saat bekerja dan juga tamu yang berkunjung.
Selain faktor-faktor yang sudah disebutkan, pastikan juga bahwa peralatan dan perlengkapan yang Kamu beli bisa menunjukan identitas perusahaan. Jadi, jangan asal pilih yag cantik saja ya, tapi juga mengedepankan nilai dan budaya perusahaan.
Baca Juga: Rekomendasi Barang Elektronik untuk Kantor
7. Kebersihan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Kebersihan peralatan dan perlengkapan yang Kamu beli adalah salah satu hal yang harus diperhatikan. Di manapun Kamu membeli peralatan kantor, pastikan bahwa hal tersebut tiba dengan kondisi baik dan bersih. Selain itu, belilah peralatan yang mudah dibersihkan. Factor ini tidak hanya berpengaruh terhadap keindahan kantor. Tetapi juga pada aktifitas karyawan. Peralatan kantor yang kotor bisa menjadi sarang penyakit bagi karyawan yang menyebabkan mudah sakit.
Membeli peralatan dan perlengkapan kantor mungkin terdengar sebagai pekerjaan yang mudah. Kamu mungkin saja akan kelelahan mencari kebutuhan yang tepat dan memenuhi ketujuh factor yang telah disebutkan di atas. Namun, hal tersebut adalah bentuk dari usaha yang harus dilakukan untuk kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, untuk memudahkan pencarian kebutuhan kantormu, Kamu bisa membeli peralatan dan perlengkapan di AXIQoe.com. AXIQoe.com merupakan e-commerce terdepan dalam layanan B2B dan B2G dalam pengadaan barang kebutuhan kantor.