Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Surat adalah kertas yang bertuliskan.

 Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.[1] Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

1.      KELEBIHAN SURAT

a.      Aset Berharga

b.      Tanda bukti yang sah

c.      Sebagai perwakilan diri atau perasaan

d.      Lebih romantis

e.      Bisa jadi kenang-kenangan bagi si penerima

f.       Menunjukkan keseriusan

g.      Mampu menembus daerah pelosok

2.      KEKURANGAN SURAT

a.      Memakan waktu lama untuk sampai

b.      Apabila salah harus di ganti (pemborosan kertas/ menjadi limbah pepohonan).

c.      Tidak efesien

d.      Merepotkan karena harus bolak-balik ke pos.

e.      Membutuhkan uang (untuk kertas, amplop, perangko, dll),

f.       Kemungkinan tidak diterima oleh tujuan lebih besar

g.      Keamanan surat kurang terjamin

Lebih dari 20 juta+ gambar dan foto berkualitas yang telah dibagikan oleh komunitas kami yang berbakat.

Login Facebook Login Google

Sudah menjadi anggota? Silahkan login

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?
Ilustrasi email. ©Shutterstock.com/ mtkang

Merdeka.com - Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan email yang menarik untuk Anda ketahui. Email adalah bentuk komunikasi instan yang biasa digunakan dalam dunia kerja, bisnis, akademik, hingga hiburan. Penggunaan email saat ini sangat krusial untuk menopang komunikasi antar individu dalam suatu kelompok.

Electronic Mail (e-mail) adalah salah satu layanan Internet yang paling banyak digunakan. Tentu sulit membayangkan tempat kerja yang tidak bergantung pada email untuk sebagian besar komunikasi internal dan eksternalnya. Pesan dalam email pun tak hanya terbatas pada teks, tetapi juga berisi data gambar, audio, dan video. Pada dasarnya, email merupakan layanan surat pos yang lebih modern dan cepat.

Ada banyak keuntungan dari komunikasi lewat email, tetapi email juga memiliki beberapa kekurangan yang menyertainya. Berikut adalah ulasan selengkapnya mengenai kelebihan dan kekurangan email yang patut Anda ketahui saat hendak menggunakannya.

2 dari 3 halaman

1. Sediakan Akses Komunikasi Cepat

Saat Anda perlu menyampaikan pesan penting kepada klien atau rekan bisnis yang terletak ribuan mil jauhnya, salah satu cara tercepat untuk melakukannya adalah dengan melalui email.

Dilansir dari smallbusiness.chron.com, dalam hal kecepatan komunikasi email dapat mengirim lampiran yang berisi dokumen penting atau bahkan presentasi untuk memperjelas pesan Anda. Hal ini tentu membuat email lebih unggul daripada telepon.

Secara umum, panggilan telepon memakan waktu lebih lama, karena Anda harus menghubungi orang yang tepat dan menghubungi mereka di waktu yang tepat. Email, di sisi lain, dapat dikirim dengan cepat dan responsnya dapat disesuaikan saat penerima siap untuk meninjaunya.

2. Ketersediaan dan Portabilitas

Meningkatnya penggunaan email telah mengakibatkan pelaku bisnis menerima ratusan email setiap hari. Namun, ribuan pesan email tersebut dapat diarsipkan ke dalam folder di komputer atau perangkat komunikasi genggam seperti ponsel untuk dibaca dan direspons menurut prioritasnya.

Kenyamanan penggunaan email mencegah Anda dari keharusan menyimpan folder file dalam bentuk kertas. Hal ini juga membuat korespondensi penting Anda mudah dibawa-bawa tanpa harus menenteng folder file yang berat.

3. Hemat Biaya

Kelebihan email yang lainnya adalah hemat biaya. Selain biaya koneksi internet, email pada dasarnya bisa digunakan secara gratis. Salah satu manfaat komunikasi email adalah Anda dapat mengirim pesan, file, video, dokumen, dan presentasi sebanyak yang diinginkan tanpa harus membayar apa pun.

Hal ini secara signifikan mengurangi biaya pengiriman dan ongkos kirim perusahaan Anda. Email juga menghemat waktu dan tenaga kerja yang mengerjakan dokumen pengemasan untuk pengiriman dan penanganan melalui pos.

3 dari 3 halaman

1. Rentan akan Kehilangan

Dibutuhkan upaya manual dari seseorang untuk mengakses semua dokumen cetak penting dan menghancurkannya. Tetapi, email dan informasi penting Anda dapat hilang hanya dengan kerusakan hard drive yang sederhana.

Jika Anda menyimpan informasi email Anda di server lain, maka Anda bisa kehilangan data jika situs tersebut mati atau gulung tikar. Untuk itu, pastikan menggunakan metode pencadangan untuk email penting yang ingin Anda simpan bahkan untuk waktu yang singkat, seperti menyalinnya secara teratur ke flash drive.

2. Dapat diakses oleh Orang Lain

Salah satu kekurangan email yang lain adalah dapat dengan mudah diakses oleh orang lain. Ketika seseorang memberi Anda surat bisnis, Anda adalah satu-satunya orang yang menerima surat itu.

Namun, jangan pernah menganggap email Anda bersifat pribadi. Karena email dikirim melalui jaringan, mungkin saja orang lain dapat mengaksesnya atau menerimanya secara tidak sengaja.

Sebuah email dapat disadap oleh peretas atau masuk ke alamat email yang salah dan berakhir di kotak masuk orang lain. Oleh karena itu, berhati-hatilah dengan informasi apa yang Anda kirimkan dalam email.

Jika itu adalah informasi pribadi yang Anda tidak ingin orang lain melihatnya, email mungkin bukan metode komunikasi terbaik untuk digunakan. Informasi dan pesan sensitif sangat mudah diakses oleh peretas dan bahkan penerima.

3. Sulit untuk Menafsirkan Emosi

Kekurangan lain email yang cukup signifikan adalah orang-orang cenderung memperlakukannya seperti percakapan karena email bisa terjadi begitu cepat. Mereka mulai menggunakan istilah slang dan mencoba melakukan percakapan melalui email.

Namun, karena penerima email tidak dapat melihat satu sama lain, email tidak memiliki nada suara atau emosi yang dapat membantu interpretasi yang tepat. Hal ini dapat menyebabkan salah tafsir tentang emosi di balik email, yang menyebabkan perasaan terluka, marah, dendam, dan banyak lagi emosi lainnya.

Sebaiknya baca ulang email Anda sebelum mengirimnya dan cari kata-kata yang bisa dianggap negatif lalu mengubahnya dengan kata lain yang lebih positif.

[edl]

Kapanlagi Plus - Ada beragam jenis alat komunikasi berbasis teknologi yang bisa digunakan setiap orang. Salah satu yang cukup populer adalah penggunaan E-mail atau dikenal dengan electronic mail. Email menjadi alat komunikasi untuk berkirim pesan ataupun file kepada pengguna lain melalui jaringan internet. Namun ada sejumlah kekurangan dan kelebihan email untuk berkomunikasi yang perlu dipahami pengguna.

Email digunakan untuk berkirim pesan ataupun file dengan memanfaatkan jaringan internet baik melalui perangkat computer ataupun ponsel.  Penggunaan email cukup populer di berbagai kalangan yang digunakan sebagai sarana komunikasi berbasis teknologi. Adanya email memudahkan setiap orang berkirim pesan tanpa terbatas waktu ataupun jangkauan.

Sebab pemanfaatan media internet sebagai jaringan utamanya memungkinkan pengguna mengakses email dengan mudah. Bahkan dengan memiliki email, pengguna bisa terhubung melalui beragam platform media termasuk media sosial. Ya, hampir setiap orang memiliki email untuk dapat mengakses jejaring media internet.

Namun di balik keunggulan email, ada beragam kekurangan yang terdapat di dalamnya. Untuk itu memahami beberapa kekurangan dan kelebihan email seperti terdapat pada beberapa ulasan di bawah ini perlu kalian pahami. Adapun kekurangan dan kelebihan email untuk komunikasi sebagai berikut telah dirangkum kapanlagi.com dari berbagai sumber.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Kelebihan email yang pertama adalah karena sarana komunikasi berbasis teknologi ini tidak terbatas untuk diakses baik batasan waktu ataupun jangkauan. Sebab saat berkirim pesan melalui email, pesan kalian bisa langsung sampai pada pengguna tanpa batasan waktu dan jangkauan. Sehingga pesan kalian cepat diakses bahkan dalam hitungan detik.

Namun perlu dipahami bahwa kecepatan akses pesan juga tergantung dari jaringan internet yang dimiliki. Semakin lancar jaringan internet, maka email juga akan sampai dengan cepat kepada penerima. Selain itu email dapat diakses siapapun serta tanpa terbatas jangkauan. Hal ini berbeda dari media konvensional berkirim pesan yang biasanya membutuhkan waktu agar pesan sampai pada penerima.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Kelebihan email selanjutnya adalah lebih terjangkau bahkan murah. Ya, dari segi biaya email memang cenderung lebih murah dibandingkan dengan pengiriman pesan melalui media konvensional. Sebab hanya bermodalkan jaringan internet, kalian bisa mengirimkan email tanpa batas waktu dan jangkauan. Begitu pesan sampai kepada penerima, hal tersebut hanya membutuhkan biaya yang tak terlalu mahal atau bahkan gratis namun sebanding dengan kecepatan pesan yang sampai pada penerima. Ini berbeda dengan cara mengirim pesan lewat pos yang dikenai biaya dan perlu waktu lebih lama.

Kelebihan email selanjutnya adalah dari sisi kepraktisannya. Di mana email lebih praktis digunakan dibanding dengan media konvensional lainnya. Misalnya saja saat mengirimkan email, kalian bisa menyertakan langsung dengan foto atau file pendukung lainnya tanpa harus mencetak. Bukan hanya itu saja, hanya dari rumah bermodalkan jaringan internet, kalian dengan mudah mengirimkan pesan.

Hal ini berbeda dengan pengiriman pesan melalui media konvensional yang mengharuskan kalian antre terlebih dahulu. Selain itu riwayat pesan kalian dapat tersimpan pada email dan bisa digunakan kembali sewaktu-waktu.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Kelebihan email selanjutnya ada pada kepraktisannya untuk menyimpan data. Ini dapat memudahkan kalian untuk mengakses kembali data-data penting tanpa membutuhkan ruang penyimpanan yang banyak. Misalnya saja pada cara konvensional, seringkali untuk menyimpan data membutuhkan arsip ataupun rak penyimpanan.

Namun dengan email seperti yang disediakan oleh google, kalian bisa memanfaatkan fasilitas google drive. Pemanfaatan google drive dapat membantu kalian menyimpan ataupun mengirimkan file pesan dengan kapasitas yang besar.

Kelebihan email selanjutnya adalah dari segi keamanan pesan. Sebab dalam penggunaan email biasanya memerlukan kata sandi yang dibuat pengguna. Ini dapat mencegah kemungkinan pesan kalian dicuri ataupun diambil alih orang lain. Selain itu email hanya akan terbaca oleh tujuan alamat yang kalian kirimi.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Selain tak terbatas waktu, jangkauan, ruang kelebihan email juga dapat dirasakan pengguna karena bisa berkirim pesan ke banyak orang. Sebab email memiliki fasilitas kirim ke banyak orang dengan cara mudah dan praktis dipakai. Selain itu meski berkirim pesan ke banyak pengguna lain, biaya yang dikeluarkan juga lebih murah. Namun untuk berkirim ke banyak orang kalian perlu tahu alamat email tujuan. Sehingga pesan dapat sampai dengan aman dan cepat oleh penerima.

Kepraktisan penggunaan email seperti tidak diperlukannya kertas ataupun jasa pengiriman dengan transportasi, membuat cara berkirim pesan melalui pesan elektronik ini cenderung ramah lingkungan. Tentunya hal ini bisa menjadi pilihan kalian berkirim pesan dengan orang lain bahkan tanpa terbatas ruang dan waktu namun tetap ramah lingkungan. Tentunya dapat menjadi cara mencegah pemakaian kertas yang terbuat dari serat kayu pohon.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Jika kalian sudah terbiasa memakai email, cara berkirim pesan lewat media elektronik ini juga sangat mudah digunakan. Bagi pemula pun penggunaan email cukup mudah dipelajari. Terlebih jika kalian sudah memiliki akun email, maka cara berkirim pesan atau menerima pesan sangat mudah. Begitu pula dengan akses kontak ataupun menyimpan data penting lainnya. Kemudahan inilah yang menjadi salah satu kelebihan email sebagai sarana komunikasi.

Apa kekurangan komunikasi menggunakan surat?

Setelah memahami beragam kelebihan email, ada beberapa kekurangan email yang perlu diketahui pengguna. Adapun kekurangan email dapat kalian simak melalui ulasan di bawah ini:

- Bergantung koneksi internet: Kekurangan email yang pertama adalah bergantung pada koneksi internet. Seperti diketahui ketika koneksi internet tidak stabil, maka email mungkin juga tidak dapat digunakan dengan lancar. Sehingga diperlukan koneksi yang baik untuk berkirim pesan melalui email.

- Berpengaruh pada emosional: Kekurangan email selanjutnya adalah berpengaruh pada emosional seseorang. Sebab sejumlah email yang dikirim mungkin dapat memicu rasa kesal ataupun kemarahan. Terlebih saat kondisi penting, namun pesan tidak segera dibalas atau bahkan ditarik kembali, ini akan berpengaruh pada kondisi emosional seseorang.

- Memicu kesalahpahaman: Kekurangan email juga dapat memicu kesalahpahaman. Sebab penggunaan email menyebabkan setiap penggunanya mungkin mengalami salah kirim ataupun salah ketik yang akhirnya menyebabkan kesalahan dalam interpretasi pesan. Akhirnya kondisi tersebut bisa memicu kesalahpahaman.

- Rentan terkena virus: Penggunaan internet tentunya berisiko rentan terkena virus. Apabila virus terdapat pada perangkat kalian, ini juga bisa menyebabkan gangguan pada email. Dampak buruknya virus mungkin bisa memindai email kalian.

- Penipuan: Kekurangan email selanjutnya adalah rentan terhadap penipuan. Sebab sejumlah email mungkin mengatasnamakan sebuah perusahaan sah untuk menipu pengguna. Misalnya saja jika kalian memberikan informasi pribadi pada mereka, ini dapat menyebabkan kebocoran data pribadi yang rentan disalah gunakan. Sehingga kalian benar-benar perlu berhati-hati dalam menggunakannya.

Nah itulah 8 kekurangan dan kelebihan email untuk komunikasi. Beberapa kekurangan dan kelebihan email di atas bisa menjadi bahan referensi agar kalian bisa menggunakan email secara bijak.

Yuk Baca Artikel Lainnya

Editor:

Nurul Wahida