Apa itu Gantt chart dan peranannya dalam manajemen waktu proyek?

Apa itu Gantt chart?

Biasanya digunakan dalam sebuah project management, artinya jika kita membuat sebuah projek yang tidak bersifat repetitif (sering), kita dapat menggunakan Gantt Chart untuk membantu kita mengontrol keberlangsungan aktivitas. Biasanya digunakan untuk pembuatan sebuah event atau suatu tugas. Tolak ukurnya pun memiliki dua faktor yaitu aktivitas dengan waktu. 

Apa isi dalam Gantt chart?

1. Apa aktivitas sebelumnya

2. Kapan setiap aktivitas dimulai dan berakhir

3. Berapa lama setiap aktivitas dijadwalkan 

4. Aktivitas apa yang ‘overlap’ aktivitas lainnya, dan seberapa banyak

5. Jadwal mulai dan berakhirnya seluruh rangkaian projek

Agar kalian memiliki bayangan dan gambaran dari Gantt chart, yuk simak sebuah Gantt Chart dalam sebuah proyek pembuatan acara!

Bisa dilihat dari gambar diatas, di dalam Gantt chart kalian dapat membaginya ke dalam beberapa segmen. Contohnya, jika membuat sebuah event, kalian dapat membaginya menjadi pre-event, event, post-event jika di tolak-ukur dari rangkaian waktu secara utuh. Kalian juga dapat menulis siapa PIC dari setiap aktivitas tersebut, agar aktivitas tersebut dapat berjalan tepat waktu dan dapat di konfirmasi dengan mudah kepada penanggung jawab masing-masing aktivitas. 

Gimana Founders? Terlihat rumit, namun sebenarnya Gantt chart ini dapat sangat membantu dan berguna untuk dapat memastikan seluruh rangkaian aktivitas berjalan dengan baik dan sesuai dengan jadwal loh! Selamat mencoba, semoga membantu!

Gantt chart adalah salah satu tool dalam manajemen proyek yang dapat meningkatkan produktivitas individu dan tim. Sebagai manajer, kamu dapat menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas terutama saat membuat jadwal, serta melacak kemajuan proyek yang sedang berlangsung. Agar kamu dapat memahami Gantt chart dan penerapannya dalam meningkatkan produktivitas kerja yang efektif, simak ulasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Gantt chart?

Pada dasarnya Gantt chart adalah diagram batang yang digunakan untuk memberikan visualisasi rencana proyek dari waktu ke waktu. Gantt chart tersebut akan menunjukkan tampilan sederhana yang menggambarkan beberapa hal, seperti:

• Tanggal mulainya proyek
• Tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam proyek
• Siapa yang akan mengerjakan setiap tugas
• Kapan setiap tugas harus dimulai dan selesai
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas?
• Bagaimana tugas dikelompokkan atau terhubung satu sama lain?
• Tanggal selesai proyek

Ide awal Gantt chart sendiri bermula dari harmonogram, sebuah visual diagram alur kerja yang diciptakan oleh seorang engineer Polandia bernama Karol Adamiecki. Baru kemudian sekitar tahun 1910, Henry Gantt, seorang engineer sekaligus konsultan manajemen yang mengembangkan konsep buatan Adamiecki tersebut ke dalam sistem manajemen proyeknya yang lalu diberi nama sebagai Gantt chart.

Henry merancang bagan atau diagram tersebut untuk membantu supervisor di bidang manufaktur untuk melihat apakah pekerjaan mereka sesuai, lebih cepat atau terlambat dari jadwal awal yang ditentukan. Sekarang, Gantt chart telah berkembang dan dikenal sebagai salah satu tools yang sering digunakan untuk mengelola berbagai jenis proyek yang berbeda.

Baca juga: Mengenal critical path method dalam manajemen proyek

Manfaat Gantt chart dalam manajemen proyek

Pada dasarnya Gantt chart dapat bermanfaat karena akan memudahkan kamu dalam mengelola dan memantau baik proyek yang besar dan kompleks maupun proyek kecil sekalipun. Selain itu, manfaat lain Gantt chart adalah:

• Meningkatkan komunikasi dan keselarasan tim. Gantt chart bisa menjadi tools yang memberikan komunikasi yang jelas bagi tim. Manajer dapat menggunakan bagan tersebut untuk mengetahui siapa saja yang harus menyelesaikan tugas tertentu sehingga kamu pun dapat memberi masukan dan informasi yang relevan pada mereka.
• Menghindari penggunaan sumber daya yang berlebihan. Dengan melihat tugas dan proses yang harus dilalui melalui Gantt chart, sebagai manajer kamu dapat mengelola sumber daya secara efektif. Kamu bisa mendelegasikan tugas dengan menyelaraskan sumber daya yang sesuai. Bila dilakukan dengan benar maka proyek pun bisa diselesaikan sesuai anggaran dan tenggat waktu yang dirancang.
• Mengukur kemajuan proyek. Kamu bisa memeriksa kemajuan proyek yang berlangsung. Bila ternyata proyek selesai terlambat dari jadwal, kamu pun dapat mengukur dan memperkirakan strategi apa yang seharusnya diubah.
• Manajemen waktu lebih baik. Gantt chart dapat membantu kamu memiliki manajemen waktu yang lebih baik karena akan memudahkan kamu dalam membuat jadwal dan menentukan alokasi waktu untuk setiap tugas.
• Menciptakan rasa tanggung jawab. Gantt chart dapat membantu menciptakan rasa tanggung jawab di tempat kerja. Pasalnya, baik manajer dan tim dapat melihat bagaimana tugas dan dan target yang harus dicapai setiap orang. Manajer pun bisa memantau anggota tim mana saja yang memberikan performa kerja melebihi harapan dan berhak mendapat pengakuan.

Elemen dalam Gantt chart

Pada saat membuat Gantt chart ada beberapa elemen yang akan sering kamu temui. Beberapa elemen penting dalam Gantt chart adalah:

• Tasks. Ini adalah deskripsi tugas dalam proyek yang dicantumkan sepanjang sumbu vertikal grafik. 
• Timeline. Garis waktu yang melintasi sumbu horizontal Gantt chart. Bisa berupa hari, minggu, atau bulan.
• Bars. Diagram batang yang mewakili tugas di dalam Gantt chart. Dengan melihatnya kamu bisa mendapat visualisasi tanggal mulai, tanggal berakhir, dan durasi setiap tugas.
• Milestone. Tanda yang menandai tanggal penting dimana tugas tertentu harus diselesaikan.
• Resources. Daftar nama orang-orang dalam tim yang ditugaskan untuk menyelesaikan setiap tugas.
• Dependencies. Garis abu-abu muda yang menghubungkan tugas-tugas yang perlu dilakukan dalam urutan tertentu.
• Progress. Menunjukkan seberapa jauh pekerjaan itu dan dapat ditunjukkan dengan persen selesai dan/atau bayangan batang.
• Datelane. Garis vertikal yang menyoroti tanggal saat ini di Gantt chart.

Baca juga: Mengulik perbedaan Product Manager vs Project Manager

Tips membuat Gantt chart

Gantt chart dapat dibuat dengan menggambarkannya di atas kertas, membuat tabel dan grafik di Excel, maupun dengan software manajemen proyek tertentu seperti monday.com, ProjectManager, Paymo, Smartsheet, TeamGantt, Canva, Backlog, Microsoft Project Online, dan lain-lain.

Cara membuat Gantt chart di berbagai tools tersebut tentu akan berbeda-beda. Misalnya, cara membuat Gantt chart di Excel mengharuskan kamu untuk membuat tabel tugas dan memodifikasi stacked bar chart menjadi bentuk Gantt chart. Lain lagi dengan software manajemen proyek yang memberikan fitur-fitur otomatisasi yang memudahkanmu saat membuat Gantt chart pada proyek yang kamu kelola.

Meski ada perbedaan cara, namun sebetulnya ada beberapa tips dasar yang perlu kamu perhatikan saat membuat Gantt chart, yaitu:

1. Identifikasi tujuan proyek kamu

Tips pertama dalam cara membuat Gantt chart adalah dengan mengidentifikasi apa tujuan proyek kamu secara spesifik. Ini diperlukan agar kamu dapat membuat Gantt Chart yang menggambarkan proses kerja yang lebih baik untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Buat daftar tugas dengan detail

Tips kedua adalah mengidentifikasi dan membuat daftar tugas yang harus diselesaikan dalam sebuah proyek dengan detail dan lengkap. Untuk membuat daftar tugas yang lengkap kamu bisa membuatnya dengan menggunakan struktur rincian kerja. Caranya adalah dengan memecah proyek yang lebih besar tadi ke dalam tugas dan sub tugas atau tahapan demi tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir proyek. Misalnya, jika kamu akan mengelola proyek peluncuran sebuah produk, maka daftar tugas yang kamu buat bisa mencakup:

• Market research
• Planning
• Prototyping
• Customer feedback
• Revisions
• Final Product
• Marketing

Kamu juga bisa menggunakan mind mapping untuk membantumu memecahkan proyek ke dalam struktur rincian kerja yang lengkap.

3. Lihat hubungan antar tugas

Pastikan membuat bagan atau diagram dalam Gantt chart yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar tugas dalam sebuah proyek. Sebab ada beberapa tugas yang mungkin harus diselesaikan sebelum dapat memulai tugas lainnya, atau ada tugas tertentu yang tidak dapat diakhiri hingga benar-benar selesai. Dengan mengidentifikasi hubungan antar tugas kamu juga akan lebih mudah menentukan durasi dan timeline proyek.

4. Tentukan timeline proyek

Putuskan bagaimana membagi durasi untuk setiap tugas dalam proyek. Masing-masing tugas harus memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir atau durasi yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Untuk memperkirakan durasi kamu bisa melihat laporan proyek serupa sebelumnya atau dengan mendiskusikannya langsung terhadap orang-orang yang terkait tugas tersebut.

5. Pantau perkembangan

Setelah membuat Gantt chart pastikan agar kamu memantau perkembangan setiap tugas. Ini diperlukan agar kamu mengetahui apakah ada kendala yang mengharuskan perubahan strategi atau rencana. Misalnya, jika pada tahapan prototyping mengalami kendala dan membutuhkan waktu lebih lama untuk membuatnya, maka kamu harus mengatur kembali tanggal mulai untuk tahapan customer feedback dalam proyek kamu.

Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan Gantt chart?

Untuk memberi gambaran singkat tentang manfaat utama Gantt chart, kamu dapat menggunakan alat ini untuk dengan mudah mengubah proyek kompleks menjadi tugas yang dapat dikelola dan membuat jadwal yang menggambarkan dengan jelas apa yang perlu dilakukan, kapan, dan apa pencapaian berikutnya.

Berikut ini waktu yang tepat untuk menggunakan Gantt chart:

1. Ketika harus melakukan presentasi kepada stakeholders

Bukan rahasia lagi bahwa klien dan eksekutif menghargai visual proyek yang terlihat profesional yang memberi mereka gambaran besar dari keseluruhan proyek dilengkapi dengan bagan proyek yang membantu mereka menghindari kebosanan. Jadi, salah satu waktu yang tepat untuk menggunakan Gantt chart adalah ketika kamu harus melakukan presentasi kepada stakeholders. Selain menyederhanakan data proyek yang kompleks, Gantt chart memungkinkanmu mengatur informasi tersebut secara efisien menggunakan beberapa rentang waktu, bilah tugas berkode warna, swimlanes, dan milestone.

2. Saat membuat laporan untuk tim eksekutif

Pada titik-titik tertentu dalam siklus hidup sebuah proyek, akan ada pertemuan untuk meninjau kemajuan proyek seperti mengungkap potensi masalah dan hambatan. Untuk mempersiapkan pertemuan semacam itu, kamu harus memberikan laporan kepada tim eksekutif dan pemangku kepentingan lainnya yang meninjau kinerja proyekmu hingga saat itu.

Inilah saat yang tepat menggunakan Gantt chart untuk membuat garis dasar untuk proyek, yang akan berfungsi sebagai titik awal untuk perbandingan saat melaporkan kemajuan. Selain itu, sifat visual Gantt chart akan membantu tim proyek lebih memahami jika semuanya sesuai jadwal atau jika ada penyimpangan dari rencana proyek awal yang perlu ditangani.

3. Saat pitching kepada klien baru

Bayangkan kamu ingin meyakinkan klien baru tentang kemampuanmu untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka dan memberikan produk berkualitas tinggi. Jika kamu ingin membuat kesan yang baik, kamu perlu membangun pitch deck yang dirancang dengan indah yang memberi mereka gambaran umum tentang bisnis dan layananmu dan menyoroti proyek sukses sebelumnya.

Salah satu cara terbaik untuk mengesankan klien dan meyakinkan mereka bahwa kamu dapat mewujudkan ide mereka adalah dengan memasukkan visual yang mudah diingat, seperti Gantt chart saat menampilkan roadmap perusahaan. Selain itu, Gantt chart dapat membantu kamu memadatkan informasi dan mengubahnya menjadi slide yang mudah dipahami.

Industri apa saja yang memerlukan Gantt chart?

Gantt chart berguna hampir di semua industri. Berikut adalah beberapa jenis tim dan perusahaan yang menggunakan Gantt chart untuk merencanakan, menjadwalkan, dan melaksanakan proyek mereka.

1. Konstruksi

Dalam konstruksi, Gantt chart adalah pendekatan yang mudah untuk manajemen proyek. Gantt chart bisa menjadi alat yang berguna untuk kontraktor, pemilik rumah, perusahaan bangunan, atau lembaga pemerintah. Banyak insinyur menganggap Gantt chart sebagai alat manajemen proyek yang sederhana dan mudah digunakan. Mereka dapat dengan mudah mengelompokkan semua tahapan konstruksi dalam kolom, mengedit tugas, dan menyesuaikannya dengan kebutuhan mereka.

2. Marketing

Dengan menggunakan Gantt chart, tim marketing dapat merencanakan acara pemasaran apa pun. Gantt chart memungkinkanmu untuk menerapkan skala waktu yang berbeda untuk fase yang berbeda dari acara pemasaran, misalnya dalam hitungan hari atau bahkan menit. Sehingga kamu lebih mudah untuk melakukan pelacakan saat dibutuhkan. Acara pemasaran dapat berisi banyak perubahan menit terakhir dan dengan menggunakan Gantt chart, tidak ada masalah untuk membuat perubahan jadwal.

3. Desain dan kreatif

Baik seorang Project Manager yang mengawasi proyek-proyek kreatif atau seorang kreatif yang bertugas mengelola proyek, menjadwalkan pekerjaan proyek hanyalah sebagian dari apa yang dilakukan. Dengan menggunakan Gantt chart, kamu mampu menyederhanakan perencanaan sehingga dapat langsung mengerjakan pekerjaan yang penting lebih cepat, tanpa melupakan tenggat waktu.

Itulah ulasan singkat mengenai Gantt chart dan beberapa tips yang harus kamu perhatikan saat membuatnya. Untuk mencobanya, kamu mungkin bisa mempelajari cara membuat Gantt Chart sederhana di Excel atau melihat template Gantt chart yang bisa dengan mudah kamu temui di internet. 

Selain dari artikel EKRUT Media ini, kamu masih bisa memperoleh informasi dan berbagai tips bermanfaat lainnya melalui YouTube EKRUT Official. Nah, kalau kamu ingin mengembangkan karier dan mencari pekerjaan baru, yuk, sign up di EKRUT sekarang juga karena banyak peluang kerja dari perusahaan dan startup ternama menantimu!

Apa itu Gantt chart dalam manajemen proyek?

Apa yang dimaksud dengan Gantt chart dan berikan contohnya?

Apa fungsi dari Gantt chart dalam representasi kinerja pada suatu sistem?

6 Apakah fungsi Gantt chart berikan contoh sederhana?